Case Grupo 3778: migração para Google Workspace em 90 dias

O Grupo 3778 decidiu investir na migração para o Google Workspace (GWS) e contou com o apoio da Qi Network.

No mercado desde março de 2021, a empresa já é um dos players mais importantes do mercado de saúde corporativa do Brasil, com mais de 1.700 clientes ativos. Suas empresas desenvolvem soluções inovadoras de ciência de dados e Inteligência Artificial (IA) que ajudam gestores e médicos a tomarem melhores decisões e aperfeiçoam a jornada do paciente.

O Grupo surgiu da fusão da 3778 Tecnologia, Imtep, TEG Saúde e Implus Care. Para que o processo fosse concretizado com sucesso, os gestores do Grupo perceberam a necessidade de investir em soluções em nuvem para aumentar a produtividade das equipes, elevar o nível de segurança de dados, ampliar a capacidade de armazenamento e melhorar a comunicação.  

Boa leitura!

Grupo 3778: soluções inovadoras para revolucionar a jornada da saúde

“Simplificar o acesso à saúde de qualidade, levando para muitos o que é privilégio de poucos” é o propósito do Grupo 3778, uma healthtech de gestão integrada em saúde corporativa baseada em dados. 

Sua criação é fruto de um movimento comprometido com a oferta de soluções inovadoras para a saúde e que reúne quatro grandes empresas: 3778 Tecnologia, TEG Saúde, Imtep e Implus Care.

Por ser o resultado da fusão de organizações consolidadas no mercado — que juntas realizaram mais de 180 mil atendimentos por telemedicina e com apoio de IA —, o Grupo 3778 já ocupa uma posição de destaque no segmento de gestão de saúde corporativa.

Suas soluções — baseadas em modelos preditivos e protocolos médicos para indicar os melhores tratamentos, reduzir custos e melhorar a experiência de pacientes, gestores e colaboradores — já contemplam 1,13 milhão de vidas e têm potencial para atender mais 29 milhões. São 1.700 clientes ativos em 700 municípios e 200 ambulatórios corporativos geridos.

Mas, para expandir sua participação no mercado, o Grupo precisava também facilitar a tomada de decisões, aumentar a produtividade, otimizar a gestão e a comunicação entre suas empresas. 

Essa necessidade foi percebida durante o processo de fusão e os gestores começaram a busca por uma solução em nuvem para resolver essas necessidades. A decisão final foi pela plataforma Google Workspace (GWS), o que os levou à parceria com a Qi Network. 

Por que migrar para o Google Workspace: os desafios do Grupo 3778

A fusão de quatro empresas exigiu dos gestores e investidores envolvidos na operação uma atenção especial para a comunicação e integração das organizações. Era necessário garantir o acesso simplificado às informações de todo o Grupo, para então aumentar a produtividade, otimizar processos e reduzir custos. Mas como fazer isso?

Duas empresas do Grupo, a TEG Saúde e 3778 Tecnologia, já utilizavam o Google Workspace e os bons resultados dessa experiência motivaram a implantação da plataforma Workspace também na Imtep e Implus Care. Mas, além dos casos de sucesso, existiam outras razões que impulsionaram a migração para a nuvem do Google.

Desafios antes da implantação do Google Workspace:

• Dificuldade de gestão da plataforma
  O software para troca de mensagens e colaboração até então utilizado não permitia a visualização administrativa do ambiente. Portanto, a equipe de TI só tomava conhecimento de problemas da plataforma quando um usuário relatava. 

• Limite de espaço
  A cota de armazenamento de cada conta de e-mail corporativo era limitada, por isso a TI estava frequentemente lembrando os usuários sobre a necessidade de esvaziar a caixa de entrada, o que exigia uma quantidade de tempo considerável de cada colaborador. 

Além desses dois importantes problemas — que acabavam gerando outros, como redução da produtividade e perda de informações —, outras questões internas influenciaram diretamente na escolha pela solução do Google. 

A importância do Google Workspace para o sucesso do Grupo 3778

Continuar investindo no que já está dando certo é uma das estratégias mais inteligentes para otimizar recursos. O Grupo 3778 decidiu migrar completamente para o Google Workspace porque a solução também já estava incorporada em seus processos e, inclusive, nas soluções ofertadas.

• Social login: algumas soluções do Grupo 3778 podem ser acessadas com uso do Gmail, mas se o usuário não tiver um e-mail corporativo do Google, não é possível utilizar essa modalidade de autenticação.

• Google Drive em uso: o Drive estava sendo amplamente utilizado por outras empresas do Grupo e, com a fusão, as informações precisavam ser compartilhadas com as outras organizações. Assim, era mais fácil todos os usuários acessarem a mesma plataforma na nuvem.

Plano de Migração em 100 dias: o grande desafio para implementação 

Não faltavam motivos para justificar a escolha pelo Google Workspace, mas ainda havia uma última questão a ser encarada, ao mesmo tempo, como um desafio e uma razão para a adoção da solução do Google: o plano de migração em 100 dias. 

Para garantir os aportes para a concretização da fusão, os investidores demandaram a migração das empresas do Grupo para o Google Workspace num prazo máximo de 100 dias. Para cumprir isso, os gestores procuraram a parceria da Qi Network, que já tinha participado de um projeto na TEG Saúde.

“A gente teve a primeira experiência com a Qi Network dentro da TEG Saúde. Quando fizemos a migração para o Google Workspace, foram cerca de 100 contas. Então, já conhecíamos a metodologia da empresa e todo o processo de migração, que consideramos um case de sucesso, e então decidimos seguir pelo mesmo caminho”

 Victor Hugo Leite – Head de Infraestrutura de TI do Grupo 3778

Migração para o Google Workspace em 90 dias: etapas e principais resultados

O Grupo 3778 então aderiu à Jornada de Produtividade e Segurança, uma das etapas do Programa de Inovação em Nuvem da Qi Network. O objetivo desse serviço é facilitar a implementação das soluções do Google Workspace e orientar os colaboradores a otimizarem seus processos.

Toda empresa parceira recebe o apoio dos nossos especialistas no processo de migração e também acesso a Qi Academy, uma plataforma de conteúdos educativos para ensinar, de maneira rápida e produtiva, como utilizar as aplicações de colaboração e comunicação do Google. 

Em sua jornada, os usuários chaves — chamados “Google Guides” — do Grupo 3778 também receberam treinamento e foram migrados em uma etapa inicial do processo. E, devido à uma solicitação da healthtech, o processo de migração teve uma fase a mais do que em outros projetos.

Confira todas as três fases da migração para o Google Workspace do Grupo 3778:

1. Migração dos key users do Grupo 3778.
2. Migração de todos os usuários que tinham e-mail 3778.com.br.
3. Migração de todos os usuários do ambiente: 500 contas de e-mail.

“Pela necessidade de cumprirmos o plano de 100 dias, migramos todos os usuários que tinham e-mail 3778.com.br antes de todos os demais — nas as fases 1 e 2 —, pois precisávamos que eles tivessem login no Google para acessar as ferramentas de colaboração em outros domínios da plataforma. Fizemos esse pedido a equipe da Qi Network, que prontamente nos atendeu e pudemos então disponibilizar as ferramentas para esses colaboradores” 

– Victor Hugo Leite, Head de Infraestrutura de TI do Grupo 3778

Migração em três meses, 3,5 TB em apenas 4 semanas

Veja os principais resultados e destaques da migração do Grupo 3778 para a GSW com apoio da Qi Network:

Migração dentro do prazo definido

Em apenas quatro semanas, 3,5 TB foram migrados para o Google Workspace e todas as 500 contas de e-mail em apenas três meses, isto é, dentro do prazo estabelecido pelos investidores do Grupo 3778. Com isso, foi possível aumentar a produtividade, a segurança das informações e a rastreabilidade das ações executadas no ambiente.

“No momento da migração, muitos dos nossos colaboradores estavam de férias, ou seja, não estávamos com um time completo. O apoio da Qi Network foi fundamental, como nas reuniões diárias para saber o andamento do projeto. Essa metodologia, aliás, foi muito importante, pois se tivéssemos apenas reuniões semanais certamente teríamos perdido o prazo” 

• Victor Hugo Leite, Head de Infraestrutura de TI do Grupo 3778

Migração robusta de dados

A migração superou as expectativas quanto ao volume das contas migradas. Inicialmente, a projeção era de migrar 60 dias de histórico da caixa de e-mail, mas, ao fim do projeto, o histórico completo de todas as 500 contas de e-mail foi transferido para a nuvem do Google. Dessa forma, nenhum usuário precisou manter acesso à plataforma utilizada anteriormente. 

Segundo Victor Hugo Leite, Head de Infraestrutura de TI do Grupo 3778, o sucesso da migração também foi resultados das ferramentas utilizadas na migração:

“A ferramenta para migração de dados para o Google Workspace, o Cloud Migrator,  nos atendeu muito bem, assim como todo o suporte da Qi Network. Tínhamos um receio de não conseguir migrar tudo por conta do volume da demanda, mas a ferramenta conseguiu fazer isso de forma muito satisfatória”.

A inovação na nuvem continua: os projetos em andamento do Grupo 3778

As empresas de sucesso no mercado atual são aquelas que veem a inovação como um processo contínuo, isto é, sempre há possibilidade para tornar uma atividade, produto ou serviço ainda melhor. O Grupo 3778 se encaixa nesse perfil e já está colocando em prática outros planos inovadores.

A healthtech — que já possui uma infraestrutura no Google Cloud Platform — possui os seguintes projetos em andamento:

• Aumentar a compliance com a LGPD: alguns recursos do Google Workspace, como o Vault, permitem aperfeiçoar a segurança das informações e a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

• Centralizar as contas de todo o Grupo: atualmente os gestores do Grupo 3778 visualizam três painéis de gestão das contas do Google Workspace, pois são três licenças diferentes para 4 empresas. O objetivo agora é centralizar as contas num único painel por meio da mudança para um único plano: o Workspace Enterprise Standard.

Inove na nuvem com a Qi Network e impulsione a sua empresa

Em nossa Jornada de Produtividade e Segurança, oferecemos consultoria em todas as etapas de implantação do Google Workspace. Ajudamos a implementar, treinar e capacitar colaboradores, atuando também no processo de pós-venda para que nossos clientes possam aumentar o nível de segurança e sustentabilidade do negócio. 

Confira as 4 fases da jornada:

Qi Cloud Discovery

• Análise e Orientação de Produtividade e Segurança.
• Mapeamento técnico.
• Treinamentos Técnicos das Soluções de Produtividade e Segurança.

Qi Cloud Design

• Entendimento do desafio.
• Idealização da solução.
• Validação e Planejamento da Solução.

Qi Cloud Solution

• Desenvolvimento da Solução.
• Implementação de Soluções.
• Adoção de Soluções.

Qi Cloud Care

• Suporte Técnico de Produtividade e Segurança.

Entre em contato e inove na nuvem com especialistas que já atuaram na implantação de projetos Google Cloud para mais de mil clientes!

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