GRUPO GR otimiza seu Workflow de Pagamentos em apenas 51 dias

Para atender as demandas do GRUPO GR, a Qi Network desenvolveu uma solução de permitiu a otimização de Workflow de Pagamentos baseada no Google Workspace, o que permitiu a superação dos desafios impostos pela antiga ferramenta. Confira!

Introdução

Com mais de 1.100 clientes em todo o Brasil, o GRUPO GR é uma empresa consolidada no mercado de Segurança Patrimonial e Serviços Terceirizados, reconhecida pela excelência na implantação e operação de soluções de segurança privada e servicos de portaria, controle de acesso, bombeiro civil, recepção, limpeza e segurança eletrônica para diversos segmentos.

Fundada em 1992, a organização dispõe de uma frota com 300 viaturas e conta com cerca de 11 mil colaboradores espalhados pelo país. Devido à sua ampla atuação nacional, a empresa lida diariamente com um grande volume de dados e processos, que precisam ser bem controlados para garantir a satisfação de seus clientes e sua própria saúde financeira.

Para otimizar o controle sobre os processos financeiros — desde análise do orçamento até o pagamento das contas — e torná-los mais ágeis, o GRUPO GR decidiu investir em soluções na nuvem, motivado também pela defasagem da sua antiga ferramenta. Para isso, a companhia buscou a parceria da Qi Network para auxiliá-la no desenvolvimento de uma nova aplicação, tendo como base as ferramentas colaborativas do Google Workspace — antigo G Suite.

Neste longpost, apresentamos como o GRUPO GR conseguiu aumentar o controle sobre seus pagamentos e ainda otimizar os processos envolvidos — em apenas 51 dias — com uma solução de Workflow de Pagamentos hospedada na nuvem. Confira como era a situação antes da implantação da nova aplicação, os desafios e principais resultados obtidos.

Boa leitura!

Situação antes da implantação da solução de Workflow de Pagamentos

Antes da implantação do Workflow de Pagamentos, o GRUPO GR enfrentava dificuldades na visualização de todo o fluxo de pagamentos. Os gestores e colaboradores da empresa não conseguiam, por exemplo, acompanhar em tempo real o andamento de cada solicitação de orçamento, nem seu status, tampouco encontrar solicitações já finalizadas, tivessem sido aprovadas ou não.

Veja quais eram os principais desafios e demandas do GRUPO GR:

• Visualização de todo o fluxo de pagamentos — Análise de Orçamento, Análise Fiscal e Contas a pagar;
• Ter acesso ao histórico dos fluxos;
• Inexistência de alertas no sistema;
• Alta demanda de suporte para a equipe de TI manter o sistema funcionando corretamente.

Ciente da importância de superar todos esses desafios, a companhia identificou que não seria possível investir na plataforma que até então estava em uso, pois esta não era robusta e exigia um elevado custo para sua manutenção — R$ 100 mil anuais. Qualquer melhoria na plataforma exigiria, portanto, ainda mais investimento.

Neste contexto, o GRUPO GR firmou uma parceria com a Qi Network para desenvolver uma solução que lhe permitisse a otimização do workflow de pagamentos e atingisse seu principal objetivo: controlar as contas a pagar através de um sistema que possibilite ter a visão e controle do fluxo de pagamentos.

Solução desenvolvida e principais resultados com o novo Workflow de Pagamentos

A plataforma utilizada pelo GRUPO GR possuía dois módulos — Gestão Eletrônica de Documentos e BPM (Business Process Management) e ambos foram substituídos pelo Google Workspace e pelo Qi-BPM, o que não só permitiu a superação dos desafios pela empresa, como também a redução de custos.

A Qi Network desenvolveu uma aplicação web focada em automação de processos e controle dos fluxos de pagamentos, com funções para aprovação e gestão de tarefas, tudo integrado à plataforma Google Workspace. Dessa forma, colaboradores de qualquer área da empresa podem solicitar a aprovação de um orçamento numa ferramenta única, acessada também pelos responsáveis por cada uma das etapas do fluxo de pagamento.

Confira os principais resultados gerados:

• Unificação do sistema de todos os pagamentos na mesma ferramenta;
• Integração com o Google Workspace;
• Sistema de aprovação usando um fluxo de pagamentos;
• Autenticação segura por meio do Google;
• Redução de custos com manutenção.

O projeto precisou de apenas dois sprints — um para design do projeto e outro para sua implementação —, totalizando 51 dias para começar a ser utilizado por todos da organização.

Solução desenvolvida

O Workflow de Pagamentos do GRUPO GR foi desenvolvidos com três níveis de aprovação:

• Análise orçamentária;
• Aprovação fiscal;
• Aprovação de contas a pagar.

Todo esse fluxo é gerenciado através de tarefas que são geradas e alocadas a cada usuário responsável por cada etapa ou fase dos níveis de aprovação:

Módulo: Aprovação, Reprovação e Cancelamento da Solicitação;

Módulo: Automatização do Fluxo de aprovação;

Módulo: Alertas e Emails;

Módulo: Autenticação e nível de permissão de Usuários e configurações de perfil de usuários;

Módulo: Tarefas;

Módulo: Grupos de Aprovadores;

Módulo: Relatórios

O sistema é baseado no Google Formulários — uma das ferramentas colaborativas do Google Workspace —, onde cada formulário criado é ligado a outro, sendo que eles realizam ações entre si. Assim, quando um formulário é enviado no sistema, uma ação é realizada, como o envio de um e-mail ou a criação de uma nova tarefa.

Ao logar no Workflow de Pagamentos, o usuário visualiza um painel com todas suas tarefas pendentes, identificadas por um número ID, número de Fluxo, Título, Solicitante, Data de Entrega e Status. Se for um usuário administrador, as tarefas de todos os colaboradores aparecem na tela, facilitando o controle, sendo permitido visualizar também quem criou a tarefa, o responsável e registros da última edição. É possível, ainda, editá-las, anexar documentos e observações, aprová-las, reprová-las ou excluí-las.

A visualização de todo o fluxo de pagamento se torna ainda mais completa com a criação do menu Relatórios. Nele, o gestor pode acessar um histórico com todas as tarefas já realizadas, algo que não é possível com a plataforma anteriormente utilizada.

O Workflow de Pagamentos se torna importante, portanto, para verificar quantas notas estão aguardando aprovação fiscal, quantas esperam ainda pela aprovação orçamentária e quantas estão no último nível de aprovação, de contas a pagar. O usuário pode não apenas navegar em páginas com a listagem de tarefas, como também aplicar filtros, como Data de Emissão, Valor, Tipo de lançamento, Número da Solicitação e Número da Nota Fiscal.

Conclusão

Contar com um Workflow de Pagamentos eficiente é fundamental para qualquer empresa. As organizações podem administrar melhor seus orçamentos, reduzir erros nas compras e, principalmente, evitar gastos superiores ao que é planejado.

Mas isso não acontece somente porque os gestores conseguem visualizar todas as tarefas realizadas por seus colaboradores. À medida que interagem com a solução, estes se tornam mais produtivos, pois a organização das tarefas contribui para que entendam melhor suas responsabilidades e possam solicitar e compartilhar rapidamente dados importantes para o processo.

Este case do GRUPO GR é um exemplo dos benefícios da nuvem. O Google Workspace oferece diversas ferramentas que podem ser utilizadas para melhorar processos, engajar colaboradores em atividades estratégicas de forma contínua, controlar e otimizar recursos com toda a segurança, num ambiente flexível e altamente escalonável.

Se você deseja automatizar algum processo na sua empresa, entre em contato conosco! Atuamos no design e na implementação de projetos de Workflow na nuvem e personalizados para atender a sua demanda!