--- title: GRUPO GR otimiza seu Workflow de Pagamentos em apenas 51 dias description: Confira como o Grupo GR otimizou seu Workflow de Pagamentos em apenas 51 dias! image: https://blog.qinetwork.com.br/hubfs/Imported_Blog_Media/031c6795f5025b9d536cdde403c7601f-1-1.jpg --- [![QI Network](https://blog.qinetwork.com.br/hs-fs/hubfs/raw_assets/public/Atlas-qi-network/images/qinetwork.png?width=159&height=50&name=qinetwork.png)](https://blog.qinetwork.com.br/) [![QI Network](https://blog.qinetwork.com.br/hs-fs/hubfs/raw_assets/public/Atlas-qi-network/images/qinetwork.png?width=159&height=50&name=qinetwork.png)](https://blog.qinetwork.com.br/) - [Home](https://www.qinetwork.com.br/) - [Cloud em Foco](https://blog.qinetwork.com.br/tag/cloud-em-foco) - [Produtividade & Colaboração](https://blog.qinetwork.com.br/tag/produtividade-e-colaboração) - [Casos de Sucesso](https://www.qinetwork.com.br/cases) - [Tendências & Eventos](https://blog.qinetwork.com.br/tag/tendências-e-eventos) - [SOBRE A Qi](https://www.qinetwork.com.br/sobre) - [Contato](https://www.qinetwork.com.br/contato) [Início](https://blog.qinetwork.com.br/) » Case de Sucesso # GRUPO GR otimiza seu Workflow de Pagamentos em apenas 51 dias Para atender as demandas do GRUPO GR, a Qi Network desenvolveu uma solução de permitiu a otimização de Workflow de Pagamentos baseada no Google Workspace, o que permitiu a superação dos desafios impostos pela antiga ferramenta. Confira! ![](https://blog.qinetwork.com.br/hs-fs/hubfs/Imported_Blog_Media/AdobeStock_247320461-scaled-2-1024x683-1.jpeg?width=688&height=459&name=AdobeStock_247320461-scaled-2-1024x683-1.jpeg) ## Introdução Com mais de 1.100 clientes em todo o Brasil, o GRUPO GR é uma empresa consolidada no mercado de Segurança Patrimonial e Serviços Terceirizados, reconhecida pela excelência na implantação e operação de soluções de segurança privada e servicos de portaria, controle de acesso, bombeiro civil, recepção, limpeza e segurança eletrônica para diversos segmentos. Fundada em 1992, a organização dispõe de uma frota com 300 viaturas e conta com cerca de 11 mil colaboradores espalhados pelo país. Devido à sua ampla atuação nacional, a empresa lida diariamente com um grande volume de dados e processos, que precisam ser bem controlados para garantir a satisfação de seus clientes e sua própria saúde financeira. Para otimizar o controle sobre os processos financeiros — desde análise do orçamento até o pagamento das contas — e torná-los mais ágeis, o GRUPO GR decidiu investir em soluções na nuvem, motivado também pela defasagem da sua antiga ferramenta. Para isso, a companhia buscou a parceria da Qi Network para auxiliá-la no desenvolvimento de uma nova aplicação, tendo como base as ferramentas colaborativas do Google Workspace — antigo G Suite. Neste *longpost*, apresentamos como o GRUPO GR conseguiu aumentar o controle sobre seus pagamentos e ainda otimizar os processos envolvidos — em apenas 51 dias — com uma solução de Workflow de Pagamentos hospedada na nuvem. Confira como era a situação antes da implantação da nova aplicação, os desafios e principais resultados obtidos. **Boa leitura!** ![](https://blog.qinetwork.com.br/hs-fs/hubfs/Imported_Blog_Media/GettyImages-1186614184-1024x682-1.jpeg?width=684&height=455&name=GettyImages-1186614184-1024x682-1.jpeg) ## Situação antes da implantação da solução de Workflow de Pagamentos Antes da implantação do Workflow de Pagamentos, o GRUPO GR enfrentava dificuldades na visualização de todo o fluxo de pagamentos. Os gestores e colaboradores da empresa não conseguiam, por exemplo, acompanhar em tempo real o andamento de cada solicitação de orçamento, nem seu status, tampouco encontrar solicitações já finalizadas, tivessem sido aprovadas ou não. ### Veja quais eram os principais desafios e demandas do GRUPO GR: - Visualização de todo o fluxo de pagamentos — Análise de Orçamento, Análise Fiscal e Contas a pagar; - Ter acesso ao histórico dos fluxos; - Inexistência de alertas no sistema; - Alta demanda de suporte para a equipe de TI manter o sistema funcionando corretamente. Ciente da importância de superar todos esses desafios, a companhia identificou que não seria possível investir na plataforma que até então estava em uso, pois esta não era robusta e exigia um elevado custo para sua manutenção — R$ 100 mil anuais. Qualquer melhoria na plataforma exigiria, portanto, ainda mais **investimento**. Neste contexto, o GRUPO GR firmou uma parceria com a Qi Network para desenvolver uma solução que lhe permitisse a otimização do workflow de pagamentos e atingisse seu principal objetivo: **controlar as contas a pagar através de um sistema que possibilite ter a visão e controle do fluxo de pagamentos.** ![](https://blog.qinetwork.com.br/hs-fs/hubfs/Imported_Blog_Media/3-things-that-people-who-achieve-their-biggest-dreams-do-differently-1186256067933736960-1024x538-2.webp?width=684&height=359&name=3-things-that-people-who-achieve-their-biggest-dreams-do-differently-1186256067933736960-1024x538-2.webp) ## Solução desenvolvida e principais resultados com o novo Workflow de Pagamentos A plataforma utilizada pelo GRUPO GR possuía dois módulos — Gestão Eletrônica de Documentos e BPM (Business Process Management) e ambos foram substituídos pelo Google Workspace e pelo Qi-BPM, o que não só permitiu a superação dos desafios pela empresa, como também a redução de custos. A Qi Network desenvolveu uma aplicação web focada em automação de processos e controle dos fluxos de pagamentos, com funções para aprovação e gestão de tarefas, tudo integrado à plataforma Google Workspace. **Dessa forma, colaboradores de qualquer área da empresa podem solicitar a aprovação de um orçamento numa ferramenta única, acessada também pelos responsáveis por cada uma das etapas do fluxo de pagamento.** Confira os principais resultados gerados: - Unificação do sistema de todos os pagamentos na mesma ferramenta; - Integração com o Google Workspace; - Sistema de aprovação usando um fluxo de pagamentos; - Autenticação segura por meio do Google; - Redução de custos com manutenção. O projeto precisou de apenas **dois sprints** — um para design do projeto e outro para sua implementação —, totalizando **51 dias** para começar a ser utilizado por todos da organização. ### Solução desenvolvida O Workflow de Pagamentos do GRUPO GR foi desenvolvidos com três níveis de aprovação: - Análise orçamentária; - Aprovação fiscal; - Aprovação de contas a pagar. Todo esse fluxo é gerenciado através de tarefas que são geradas e alocadas a cada usuário responsável por cada etapa ou fase dos níveis de aprovação: Módulo: Aprovação, Reprovação e Cancelamento da Solicitação; Módulo: Automatização do Fluxo de aprovação; Módulo: Alertas e Emails; Módulo: Autenticação e nível de permissão de Usuários e configurações de perfil de usuários; Módulo: Tarefas; Módulo: Grupos de Aprovadores; Módulo: Relatórios **O sistema é baseado no Google Formulários** — uma das ferramentas colaborativas do Google Workspace —, **onde cada formulário criado é ligado a outro, sendo que eles realizam ações entre si**. Assim, quando um formulário é enviado no sistema, uma ação é realizada, como o envio de um e-mail ou a criação de uma nova tarefa. Ao logar no Workflow de Pagamentos, o usuário visualiza um painel com todas suas tarefas pendentes, identificadas por um número ID, número de Fluxo, Título, Solicitante, Data de Entrega e Status. **Se for um usuário administrador, as tarefas de todos os colaboradores aparecem na tela, facilitando o controle, sendo permitido visualizar também quem criou a tarefa, o responsável e registros da última edição**. É possível, ainda, editá-las, anexar documentos e observações, aprová-las, reprová-las ou excluí-las. A visualização de todo o fluxo de pagamento se torna ainda mais completa com a **criação do menu Relatórios. Nele, o gestor pode acessar um histórico com todas as tarefas já realizadas, algo que não é possível com a plataforma anteriormente utilizada.** O Workflow de Pagamentos se torna importante, portanto, para verificar **quantas notas estão aguardando aprovação fiscal,** **quantas esperam ainda pela aprovação orçamentária e quantas estão no último nível de aprovação, de contas a pagar.** O usuário pode não apenas navegar em páginas com a listagem de tarefas, como também aplicar filtros, como Data de Emissão, Valor, Tipo de lançamento, Número da Solicitação e Número da Nota Fiscal. ![](https://blog.qinetwork.com.br/hs-fs/hubfs/Imported_Blog_Media/metricas-essenciais-no-atendimento-1024x683-1.jpg?width=697&height=465&name=metricas-essenciais-no-atendimento-1024x683-1.jpg) ## Conclusão Contar com um Workflow de Pagamentos eficiente é fundamental para qualquer empresa. As organizações podem administrar melhor seus orçamentos, reduzir erros nas compras e, principalmente, evitar gastos superiores ao que é planejado. Mas isso não acontece somente porque os gestores conseguem visualizar todas as tarefas realizadas por seus colaboradores. À medida que interagem com a solução, estes se tornam mais produtivos, pois a organização das tarefas contribui para que entendam melhor suas responsabilidades e possam solicitar e compartilhar rapidamente dados importantes para o processo. Este case do GRUPO GR é um exemplo dos benefícios da nuvem. O Google Workspace oferece diversas ferramentas que podem ser utilizadas para melhorar processos, engajar colaboradores em atividades estratégicas de forma contínua, [controlar e otimizar recursos com toda a segurança](https://blog.qinetwork.com.br/como-organizar-documentos-por-meio-da-nuvem/), num ambiente flexível e altamente escalonável. Se você deseja automatizar algum processo na sua empresa, [entre em contato conosco!](https://www.qinetwork.com.br/contato/) Atuamos no design e na implementação de projetos de Workflow na nuvem e personalizados para atender a sua demanda! --- Por Victor Sebastian 20 de setembro, 2021 --- [Facebook](https://www.facebook.com/v5.0/dialog/share?app_id=537304913081377&href=https://blog.qinetwork.com.br/case-grupo-gr-workflow-de-pagamentos) [WhatsApp](https://api.whatsapp.com/send?text=https://blog.qinetwork.com.br/case-grupo-gr-workflow-de-pagamentos) [WhatsApp](https://web.whatsapp.com/send?text=https://blog.qinetwork.com.br/case-grupo-gr-workflow-de-pagamentos) [Twitter](https://twitter.com/intent/tweet?text=https://blog.qinetwork.com.br/case-grupo-gr-workflow-de-pagamentos) [Linkedin](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https://blog.qinetwork.com.br/case-grupo-gr-workflow-de-pagamentos) [![](https://blog.qinetwork.com.br/hs-fs/hubfs/raw_assets/public/Atlas-qi-network/images/Newsletter.png?width=293&height=302&name=Newsletter.png)](https://sucesso.qinetwork.com.br/form-newsletter) ### Você também pode gostar de... 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