Saiba como fazer um controle de caixa eficiente em 5 simples passos

O fluxo de caixa de uma empresa é uma das ferramentas mais importantes de sua gestão financeira. Controlar as entradas e saídas consolidadas de dinheiro e projetar as movimentações é fundamental para manter a saúde das finanças e prever como estarão em curto e longo prazos.

Além disso, serve de apoio a profissionais decisores em seus cargos na tomada de decisões — como de alocação de recursos e corte de gastos.

Mas, você sabe como fazer um controle de caixa efetivo? Aprenda agora em cinco etapas!

1. Controle seu estoque de produtos

O estoque tem ligação direta com o fluxo de caixa, pois a mercadoria tem valor. Então, um estoque com quantidade suficiente de produtos para o curto prazo, por exemplo, sinaliza que durante esse período não haverá custo com tais aquisições a serem previstas — resultando em sobra de dinheiro nas disponibilidades.

Já um estoque com excesso de itens parados, gerando custo e não somando receita, pode indicar o motivo de as expectativas de faturamento não terem sido atendidas. Além disso, é um apoio ao gestor para uma decisão com finalidade de desafogar essa mercadoria e gerar receita.

2. Registre todas as movimentações financeiras

Não há como fazer um controle de caixa eficiente sem registrar exatamente todas as entradas e saídas de dinheiro. Simplesmente porque, se isso não for feito, perde-se o controle. Quer ver como?

Imagine que você desprezou algumas pequenas despesas, que realmente não afetam a saúde financeira da empresa individualmente. Então, quando for consultar as disponibilidades — esperando encontrar o que seu fluxo mostrou —, verá menos dinheiro disponível em seu caixa. E na projeção de resultados, a influência dessa prática ao descontrole é ainda maior.

3. Determine um período para o fluxo de caixa

É claro que o correto é seguir mantendo o fluxo controlado e abastecido de todas as informações pertinentes de maneira contínua. Porém, é necessário estabelecer períodos, pelo menos um próximo e outro mais distante, para ter as projeções prontas enquanto os dados consolidados vão sendo preenchidos.

Por exemplo: uma situação que pode ocorrer sem previsões é de repente você perceber, atualizando o controle com os dados do dia, que amanhã não haverá capital de giro ou uma conta não poderá ser paga. Mas se a projeção existisse, poderia ter agido antecipadamente para adiantar recebíveis ou equipar o caixa de outra forma — nem que fosse reservando disponibilidades e repassando menos dinheiro às aplicações financeiras da empresa.

Então, onde está o dinheiro? Ou melhor, onde foi gasto e como poderia ter sido economizado? Neste exemplo, seriam respostas perdidas.

4. Determine as origens das despesas

A hipótese anterior também serve ao passo de número 4: tão importante quanto não deixar passar nenhum gasto ou ganho é sempre ter registro das origens. Além disso, categorizá-los também é importante.

Assim, é simples e rápido diagnosticar despesas que estão consumindo muitos recursos e avaliar se elas são realmente necessárias ou se é possível reduzir parte dos valores que elas tomam.

5. Avalie os resultados no final do mês

No término de cada mês, analise seu caixa — veja as entradas e saídas, os itens que mais geraram receita e gastos, os que menos tiveram influência, as épocas do mês com mais movimentação e outros indicadores fornecidos pela ferramenta. E também compare-a, no geral e individualmente entre fatores, com a projeção para concluir se as metas estabelecidas foram atingidas.

A análise do fluxo pode ser até prática semanal. Mas o período mensal é um bom tempo para avaliação. E recomendamos que ela não seja feita por períodos maiores.

Agora você já sabe como fazer um controle de caixa útil e poderoso! Elabore-o e tire proveito dos resultados e respostas que ele pode oferecer à sua empresa.

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