Como o Google Drive ajuda sua empresa a ser mais eficiente

O Google Drive não é uma ferramenta interessante apenas para se usar em casa e guardar documentos pessoais. Uma de suas maiores qualidades está justamente em ajudar no trabalho de escritório e permitir uma maior eficiência no trabalho da equipe. Veja a seguir por quê:

Compartilhamento

Sem dúvida, a primeira caracteristica interessante do Google Drive para a sua empresa é a possibilidade de várias pessoas editarem um mesmo documento simultaneamente. Imagine que uma equipe acabou de fazer um trabalho e precisa enviar um relatório para o supervisor. Normalmente, tudo ficaria a cargo de apenas um funcionário, que teria que coletar informações com os seus colegas, ou cada pessoa faria um trecho, com o trabalho de ter que juntar tudo depois. Com os documentos do Google Drive, o relatório pode ser construído simultaneamente por todas as pessoas, sendo que cada um pode trabalhar numa parte específica do documento.

Além disso, é possível trocar mensagens durante a edição e permitir que determinadas pessoas apenas visualizem o documento, sem permissão para alterá-lo. As mudanças são destacadas por cores diferentes para cada usuário, de forma que é possível saber quem fez o quê e quando.

Mobilidade

Imagine agora que um funcionário precisa fazer uma viagem para uma sede da empresa em outra cidade. Ele pode levar o notebook da companhia com ele, com o cuidado de carregar todos os arquivos. Ou também pode simplesmente usar o computador do escritório local para continuar suas tarefas do ponto em que parou. Isso é possível com o Google Drive. Mesmo que o programa não esteja instalado no segundo computador, é possível ter acesso a todos os documentos a partir da internet, de forma rápida e segura.

Se o funcionário tiver que ir a campo coletar algum tipo de dado, o Google Drive também pode ajudar, já que possui versões para tablets e smartphones. E isso sem a necessidade de enviar tudo para a matriz depois, uma vez que os documentos são atualizados em uma base de dados comum a todos usuários que compartilham o texto, planilha ou apresentação.

Segurança

Com certeza, um dos maiores pesadelos das empresas é perder todos os seus documentos. É comum as companhias investirem em caixas e mais caixas de arquivos, guardados em salas destinadas para isso. Ou ainda guardar tudo naquele computador, que ninguém sabe exatamente qual é. Com o Google Drive não existe o risco de seus documentos se perderem ou serem apagados em caso de pane. Na verdade, mesmo que uma calamidade leve a empresa a perder tudo que tem no escritório, o que foi guardado no Google Drive ainda está preservado. Esta é uma das facilidades da computação nas nuvens, com a vantagem de ter um gigante da internet por trás de toda a tecnologia.

Unidade

Diga adeus ao pacote Office. Ao invés de comprar o conjunto de programas e instalar em cada computador, é possível usar o editor de textos, as planilhas e as apresentações do Google Drive para redigir documentos. Se for preciso enviar material por e-mail para alguém de fora da empresa, não há problema. Basta fazer um download com as extensões .doc (texto), .pdf (usado em livros), .txt (arquivos do tipo bloco de notas) .xls (planilhas), .ppt (apresentações de Power Point) ou até .jpg (imagens).

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