Compliance Soluções: Como gerenciar e-mails com segurança e aproveitar os benefícios do Google Workspace

Além de todos os benefícios do Google Workspace, a Compliance Soluções iniciou uma parceria de sucesso com a Qi Network, através do serviço Programa de Inovação na Nuvem, que oferece parâmetros para otimizar esforços operacionais e maximizar resultados das empresas com soluções em cloud.

A corporação atua desde 2008 no mercado e conta atualmente com mais de 100 funcionários. É especializada no cumprimento de obrigações fiscais, mensageria, gestão do capital humano e conciliação de cartões de crédito.

Com sistemas em SaaS (Software as a Service) ou On Premises, a garantia de integração e homologação aos principais sistemas de gestão de mercado oferece credibilidade aos serviços. A rede de canais de comercialização e implementação de produtos e serviços tem disponibilidade para atender todo o Brasil, com o objetivo de reduzir:

• riscos de não conformidade;
• custos administrativos com obrigações tributárias;
• carga tributária sem mecanismos de sonegação.

Para dar sequência ao processamento de informações 100% em Cloud — como é ofertada a solução da Compliance —, uma das principais dores da empresa foi resolvida pela Qi Network: a padronização e gerenciamento dos fluxos de e-mails de todos os colaboradores via Google Workspace. Além disso, também foram eliminados problemas com o alto volume de SPAM recebidos pelos colaboradores e com a baixa entregabilidade da comunicação por e-mail para clientes e mercado. 

Adequar a administração dos acessos com a agilidade e a assistência técnica da Qi Network proporcionou à Compliance Soluções tranquilidade e melhor adaptabilidade da equipe com a mudança. 

Conheça aqui o case que desenvolvemos em conjunto e inspire-se em mais um exemplo de eficiência! Tenha uma excelente leitura e conte com nossos especialistas para esclarecer quaisquer dúvidas ou obter mais informações!

Compliance Soluções: inteligência fiscal, capital humano e conciliação de cartão de crédito

Com dois escritórios no estado de São Paulo (matriz com sede própria em Ribeirão Preto e outro escritório na capital), a empresa aposta em diferenciais que levam conformidade e facilidade aos usuários. Para cumprir essa premissa, a plataforma multi-empresa baseia-se em uma arquitetura simples de sistemas e em inovação. 

A aplicação de Inteligência Nativa em suas soluções proporciona conformidade e aumenta a produtividade nos processos de geração das obrigações, e arquivos eletrônicos a serem entregues ao governo, com a validação de campos, regras e cálculos, e automatização de rotinas. 

Conheça melhor a abrangência de cada uma das frentes de tecnologia da marca:

Solução Fiscal 

Obrigações de escrituração, declaração, apuração, cálculos, compensação e recolhimento, além de captura, recebimento e confronto de pedidos (mensageria), são realizadas por um produto 100% web. Tudo é concentrado em uma única área de trabalho, e compõem a Solução Fiscal da Compliance.

Solução Capital Humano 

De forma completa ou modular, o software pode ser integrado a qualquer sistema origem. Sob orientação do eSocial, os módulos operantes são: Folha de Pagamento, Ponto Eletrônico (App), SST e mensageria de eSocial 

Solução Conciliação de Cartão de Crédito 

Com verificação de pagamentos, taxas e valores, a solução para conciliação de cartão de crédito gerencia transações e faz a conciliação de cartão diretamente nas operadoras e adquirentes. É conectada aos principais sistemas de ERP, bancos e TEFs, e identifica ocasionais inconformidades.

Benefícios do Google Workspace implementado pela Qi Network

Depois de se deparar com a probabilidade de falhas de segurança e de enfrentar dificuldades com o antigo provedor de e-mails, gestores da Compliance Soluções acionaram a Qi Network. O projeto — que se sobressaiu frente a outras empresas — considerou os benefícios do Google Workspace, e contou com 51 dias de realização, desde o início da migração até o fechamento de todos os repasses à equipe.

Com a implantação do projeto, todas as exigências da empresa para a ativação de uma ferramenta de e-mail eficiente foram atendidas. 

Opções e benefícios do Google Workspace

A plataforma — sucessora do G Suite — possui um pacote completo de aplicações, reunindo o Gmail, Agenda, Meet, Chat, Drive, Documentos, Planilhas e Formulários como as de maior uso. O foco do trabalho desenvolvido pela Qi Network foi configurar o serviço de e-mails.

A Compliance Soluções também utiliza outros softwares para gerenciar agendamentos e reuniões remotas, mas acabou aderindo aos serviços das demais aplicações do Google Workspace. 

Dentre os benefícios do Google Workspace, podemos listar: 

• mais colaboração e produtividade;
• controle e recuperação de arquivos;
• histórico de interações;
• acesso a relatórios;
• recursos avançados de segurança;
• auditoria de dados;
• grande capacidade de armazenamento. 

Saiba, a seguir, como tudo isso foi transformado em ganhos proporcionados pela nova ferramenta após a conclusão do projeto pela Qi Network. 

Adequação à LGPD

A proteção de dados do Google Workspace atende a rígidos padrões de privacidade. É possível prevenir, detectar e remediar ameaças com controles de alertas e análises avançadas de segurança.

Para os gestores, esse é um ponto de destaque. A empresa atende clientes de grande porte e precisa manter critérios rigorosos de proteção das informações.

“Nossa dor não era somente phishing e o tempo que a gente perdia tendo que filtrar e-mails, além de todo o risco de 100 colaboradores clicando em lugar errado e também perdendo tempo para excluir SPAM. A gente também tem um projeto forte de LGPD, então é importante você ter um provedor com outro nível.” – Antonio D’Andréa, Diretor da Compliance Soluções

Agora, diferente do cenário anterior, a Compliance Soluções passou a ter uma preocupação a menos com as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e com incidentes de phishings, por exemplo. Afinal, com mais de 100 colaboradores, o índice de ocorrências desse tipo era alto. 

Redução de SPAMs

A substituição do provedor de e-mails melhorou, e muito, a presença de SPAMs nas caixas de entrada dos funcionários. Antes, as mensagens indesejadas eram numerosas. Com o Gmail, administrar as opções de recebimento refletiu em ganho de tempo e dispensou esforços com a exclusão desse tipo de conteúdo. 

Falta de espaço para armazenamento

A Compliance Soluções colocava em prática uma política de backup dos e-mails para evitar perda de mensagens relevantes no histórico de recebimentos. Isso levou, ainda, a vários investimentos na aquisição de espaço junto ao provedor anterior. 

A solução Workspace, por ser 100% na nuvem e possuir backup automático e funções muito fáceis de usar para recuperação de dados, erradicou esse problema.

Você também pode se interessar:
[E-book] Como implementar um programa de inovação na nuvem na sua empresa

Controle de documentos internos

O fato de ter eliminado downloads de e-mail para as pastas das máquinas da organização favoreceu o monitoramento dos arquivos internos. A empresa não está mais sujeita a invasões e roubos de informação, uma vez que todos os emails permanecem na nuvem. 

As notificações avisam sobre o compartilhamento de arquivos com o público externo, o que tornou o controle sobre conteúdos e documentos mais eficientes. 

Gestor de assinaturas de e-mails

Este foi um dos fatores decisivos para a escolha da Qi Network como responsável pela implementação do Google Workspace. Rapidamente, a equipe conseguiu estruturar uma assinatura própria e padronizada para os emails de mais de 100 funcionários, unindo a expertise técnica da empresa aos recursos oferecidos pela ferramenta.   

Isso permitiu que a empresa trabalhasse a comunicação de campanhas internas, com a fácil personalização em massa para todos os colaboradores com poucos cliques.

“Na hora que nós fechamos, a Qi teve um fator significativo para a escolha. Não só pelo ponto ferramental da Google e pelo atendimento que nos foi proporcionado, como também pela relação a algumas outras ferramentas. O serviço do gestor de assinaturas foi um peso decisivo, porque ele ajudou bastante a gente. Já no processo de implantação, nós tínhamos nosso processo de assinatura básica, lembrando que nós temos hoje mais de 100 colaboradores. Então, fazer uma assinatura para cada um seria algo um pouco trabalhoso. Rapidamente, a gente conseguiu suprir essa necessidade.” – Carlos Frattini, Coordenador de Produto da Compliance Soluções

Recursos do Google Workspace

O acesso a outras ferramentas — como editor de texto, planilhas e apresentações — dispensou a demanda por licenças de outros softwares para as mesmas funções. Guardar documentos na nuvem e ter controle sobre o compartilhamento de arquivos internos também ficou mais fácil com a mudança. 

Agilidade na migração como um diferencial Qi Network

A relação de parceria teve início já na negociação. A equipe da Compliance evidenciou a disponibilidade da Qi Network para esclarecimento de dúvidas e a atenção com resoluções rápidas, compreendendo o senso de urgência do projeto.

O atendimento positivo e propositivo satisfez as expectativas e surpreendeu os gestores durante todo o trabalho desenvolvido. Deu tudo tão certo que a entrega do projeto foi antecipada em uma semana. 

“A equipe teve uma gestão do processo de pré-venda e de venda muito legal, com paciência para ouvir todas as perguntas e também entender a nossa temperatura. No momento certo, intermediaram contato entre a nossa empresa e uma executiva da Google. Isso também influencia no processo.” Antonio D’Andréa, Diretor da Compliance Soluções 

Inove na nuvem com a Qi Network 

Optar pelo uso de serviços em nuvem é uma decisão estratégica para empresas de todos os segmentos. O grande número de informações e os parâmetros de proteção de dados  disponibilizados por soluções como o Google Workspace facilitam o compliance com a LGPD. 

O apoio de uma empresa como a Qi Network no mapeamento dos desafios e oportunidades de cada situação potencializa o máximo aproveitamento e os resultados de um projeto nesse âmbito. 

Para que você compreenda melhor, descrevemos abaixo as etapas que formam a Jornada de Produtividade e Segurança para agregar consistência e organização ao processo de implementação:

Fase 1 – Qi Cloud Discovery

A equipe de especialistas da Qi Network realiza uma avaliação técnica para levantar aspectos de produtividade, segurança e treinamentos técnicos a serem programados. O preparo com um planejamento aprofundado é essencial para o êxito do trabalho.   

Fase 2 – Qi Cloud Design

Nesta etapa, o time da Qi compreende os obstáculos enfrentados pela empresa para propor soluções e validar junto ao cliente o planejamento idealizado. 

Fase 3 – Qi Cloud Solution

Na fase três, é chegado o momento da implementação. Com as soluções traçadas e verificadas pelo cliente, o foco é realizar a migração em si, além de treinar e capacitar colaboradores para que as novas práticas possam ser adotadas de forma substancial.  

Fase 4 – Qi Cloud Care

Não são apenas as fases de pré-venda e de venda que importam para a Qi Network. Acompanhar o sucesso das ações e disponibilizar o time para oferecer suporte técnico e assistência contínua em segurança e serviços também faz parte do escopo de atuação da empresa. 

Mais de mil clientes já aperfeiçoaram as rotinas de suas empresas com serviços em nuvem. O time de especialistas da Qi Network está pronto para ajudar o seu negócio a alavancar resultados com essa inovação! 

Entrar em contato