Devo sincronizar o Gmail com o Outlook?

Desde que surgiram os e-mails, a facilidade em enviar e receber mensagens eletrônicas simplesmente transformou o mundo. Mais que isso, se tornou tão essencial nas nossas vidas que mal paramos para notar sua existência.

Hoje em dia, praticamente todo mundo possui pelo menos uma conta de email. Com o avanço da tecnologia, as caixas de mensagens passaram de uma simples forma de se comunicar com o outro, para acumular outras funções, como delegar tarefas, fazer cobranças e se manter informado.

Atualmente, é muito comum que as pessoas tenham mais de uma conta de e-mail: uma para uso pessoal, outra para fins profissionais e ainda uma outra, de baixa prioridade, para receber mensagens de promoções e eventos. Se por um lado isso segmenta o conteúdo que você recebe, por outro pode ficar chato ter de abrir diversas caixas de entrada diariamente para checar as mensagens. Entretanto, existem casos em que manter mais de uma conta não é apenas opção. Para muitos profissionais, o e-mail corporativo é de uso obrigatório, e nesses casos, é comum que se opte pelo Outlook como programa padrão.

Se este for o seu caso, você pode sincronizar o Gmail com o Outlook, para que as mensagens de um sejam recebidas pelo o outro. O Outlook permite essa sincronização de forma bastante simples, e você ainda pode responder às mensagens pelo mesmo remetente que as recebeu.

Em todo caso, utilizar o cliente padrão do Gmail confere algumas vantagens que você precisa conhecer:

Caixas de entrada inteligentes

Sem dúvida essa é uma das maiores vantagens do Gmail. A sua caixa de entrada agora é inteligente, ou seja, ela permite que o usuário – de acordo com suas necessidades – priorize suas mensagens com o apoio dos algoritmos avançados da Google. Por isso, as abas a seguir já vêm pré-configuradas:

• Principal – onde estão suas mensagens pessoais ou profissionais;
• Social – onde você recebe atualizações de suas redes sociais;
• Promoções – onde estão listadas as mensagens de sites de compra coletiva, propagandas, cupons de desconto etc.
• Atualizações – notificações de interação em diversos sites. Avisos de novos comentários, ou mudança de status em compras, por exemplo, caem aqui.
• Fóruns – grupos de discussão e fóruns têm seus emails categorizados nesta caixa.

Há também a caixa de entrada prioritária, que busca entender qual a importância de cada mensagem para você e as mostra de acordo! Aprenda mais sobre as caixas do Gmail clicando aqui!

Acesse de qualquer lugar

Basta ter acesso à internet para que você possa acessar seu e-mail. Isso pode ser feito de qualquer máquina, em qualquer lugar ou sistema operacional, sempre com a mesma interface. O Outlook (ou qualquer outro pograma gerenciador de email) precisa ser previamente instalado e configurado na máquina. Assim, na eventualidade de uma viagem ou problemas técnicos com o computador, perde-se o acesso aos emails até que o processo possa ser refeito.

Suporte a temas

Em um mundo onde cada vez mais coisas são feitas iguais e em série, personalizar sua caixa de entrada pode ser uma mudança refrescante em uma ferramenta que se usa tão intensamente. O Gmail oferece diversos temas pré-definidos para deixar seu correio eletrônico mais atraente, ou até mais fácil de ler, com maior contraste e cores mais neutras. Se preferir algo ainda mais pessoal, pode escolher suas próprias cores e imagem de fundo. Que tal usar algo que traga boas memórias e sirva como incentivo para os momentos mais complicados?

Personalização de atalhos e integração

Outros dois fatores positivos são a personalização de atalhos, ou seja, você pode configurar seus próprios atalhos para agilizar a forma como navega. Muitas vezes já temos alguns hábitos, adquiridos em outros programas ou treinamentos e revertê-los é complicado. Assim, basta substituir os seus comandos preferidos através do Google Labs do Gmail.

A integração com o Google Drive é uma atração à parte. É possível utilizar o armazenamento da sua conta Google para hospedar arquivos anexos e distribuí-los a múltiplos endereços fazendo apenas um upload. No caso do Outlook, cada mensagem precisa fazer o upload de seu anexo separadamente. Um processo demorado (e dispendioso, no caso de acesso através de redes pagas).

Se a sua empresa faz absoluta questão do uso do Outlook, o Gmail é totalmente compatível com os protocolos SMTP e POP3. Entretanto, muitos dos seus fantásticos recursos não poderão ser usados. Que tal conversar com o seu setor de TI e sugerir o uso da interface web do Gmail? Sua empresa só tem a ganhar!