Ferramentas colaborativas: como elas podem auxiliar a sua empresa?

Para formar uma equipe eficiente, hoje em dia, não é preciso que estejam todos sob o mesmo teto, encontrando-se diariamente no mesmo local. Em um mundo conectado, com pessoas contribuindo para o mesmo objetivo — mesmo que a milhares de quilômetros de distância —, o uso de ferramentas de comunicação é muito eficaz. Com elas é possível conversar  e compartilhar documentos, ou seja, um colaborador pode estar trabalhando em conjunto com alguém situado do outro lado do planeta sem nenhum impedimento.

No artigo de hoje vamos discutir sobre ferramentas colaborativas e como elas podem auxiliar a sua empresa.

Redução de custos

De forma convencional, se for preciso que um colaborador fale com alguém em outro estado ou país, pode ser complicado e caro. Imagine os valores pagos pelos interurbanos (adicione também caros planos de telefonia celular), sem falar na necessidade de fazer a cópia de arquivos e o envio de vários e vários e-mails.

Com as ferramentas colaborativas, tudo isso pode ser feito de maneira rápida e eficiente. Ligações podem ser feitas via VoIP, videoconferência ou até mesmo telefonemas gratuitos, sem contar que essas ferramentas contêm uma área para a troca de arquivos, tornando a reunião de negócios uma experiência muito mais rica e objetiva.

Mobilidade

Ferramentas como o Google Hangouts (leia mais aqui) são instrumentos de trabalho, mas por estarem localizadas na nuvem podem ser utilizadas em dispositivos móveis, como smartphones e tablets. Isso contribui de forma incrível para a execução do trabalho. Os colaboradores poderão estar totalmente disponíveis, mesmo em campo, para participar de conferências e trocas de informações.

Comunicação interna

Diferentemente de uma atividade fragmentada como o e-mail, utilizando ferramentas colaborativas é possível ter um espaço onde uma mensagem pode ser lançada e, lá, todos contribuírem e dar a sua opinião.

A vantagem das ferramentas de comunicação precisa ser lembrada, já que é possível convidar um usuário para uma reunião com poucos cliques. Imagine os funcionários de campo com acesso constante ao seu coordenador, ou melhor, toda a equipe trocando informações sobre determinado assunto. Incrível, não?

Geração de conhecimento

Não apenas trabalho, mas muito conhecimento é gerado dentro de uma empresa. É possível que funcionários de diferentes localidades troquem experiências sobre como resolver determinado problema e que funcionários mais experientes divulguem material relacionado ao trabalho.

Aumento da produtividade

Pesquisas mostram que as ferramentas sociais que proporcionam troca de informação são capazes de aumentar a produtividade de um funcionário em 25%, já que, com toda a troca de conhecimento, as dúvidas com relação à execução de um trabalho são drasticamente reduzidas.

Ferramentas colaborativas: o futuro

Quando se pensa em uma ferramenta que une os funcionários no diálogo e na troca de conhecimento, as ferramentas colaborativas são o futuro, definitivamente. Não é saudável ignorar vantagens econômicas e produtivas com a adoção de apenas uma ferramenta totalmente integrada em si. Então, caso o seu diretor seja contra ferramentas como essas, é hora de fazer cada homem ou mulher mudar de ideia.

E você? A sua empresa faz uso de ferramentas colaborativas no dia a dia? Sentiu mudanças? Conte para a gente nos comentários!