Gestão da mudança: como preparar a minha empresa para o G Suite?

Um dos grandes desafios das empresas que desejam inovar e alcançar a maturidade digital é a adaptação das equipes aos novos processos e tecnologias adotadas. A resistência e a dificuldade para engajar os funcionários, principalmente em empreendimentos de grande porte, limitam o potencial das ferramentas e desencadeiam problemas de segurança. Para preparar as equipes e promover uma transição eficiente, é essencial definir um programa de gestão da mudança adequado e buscar especialistas que possam dar o suporte necessário aos colaboradores. 

Mais do que enviar um e-mail comunicando o uso de novas ferramentas para o trabalho, os líderes das empresas devem preparar e apoiar os colaboradores em todo o processo de mudança de sistemas. Mesmo que elas possam facilitar as tarefas realizadas, reduzindo atividades burocráticas e que não geram resultados, é fundamental estabelecer ações estratégicas para capacitar as equipes e principalmente conscientizar sobre a importância dos novos sistemas e processos.

Sem um programa de gestão da mudança estruturado, planejado e muito bem comunicado, as empresas podem passar por grandes dificuldades, levando um tempo excessivo para adaptação. Saiba no artigo de hoje, os aspectos essenciais para promover a migração para o G Suite de modo ágil e com o menor impacto possível, e ainda a importância de buscar especialistas em gestão da mudança.

Quais as etapas essenciais de um programa de gestão da mudança para o G Suite?

A resistência das equipes e o tempo necessário para capacitar e engajar um grande número de  funcionários no processo de mudança de ferramentas são alguns dos fatores que fazem com que diversos empreendimentos adiem a migração para o G Suite. Mas, com uma metodologia adequada e com o apoio de profissionais especializados, as dúvidas e temores das equipes podem ser quebrados com maior facilidade, acelerando o processo de migração e o retorno financeiro dos investimentos realizados.  

Nesse sentido, os líderes das empresas devem buscar especialistas tanto para dar o suporte necessário em questões técnicas quanto para promover a aceitação das novas ferramentas, com o apoio de instrumentos adequados. Leia a seguir algumas etapas essenciais na execução de um programa de gestão da mudança.

Definição de um propósito compartilhado para a mudança

Para motivar e engajar as equipes é essencial definir um objetivo comum para realizar a migração de ferramentas. Mais do que redução de custos ou aumento da produtividade, é importante que os colaboradores tenham um propósito compartilhado, que atenda aos objetivos e necessidades das equipes, como melhorar a comunicação interna. Essa ação também deve levar em consideração o planejamento estratégico e a cultura da empresa.

Criação e capacitação de uma rede de líderes de apoio à mudança

Muitos colaboradores e líderes de grandes organizações já usam as ferramentas do G Suite, tanto na vida privada quanto nos processos de trabalho, dado os inúmeros benefícios para comunicação e armazenamento de arquivos. Com o apoio desses profissionais e outros colaboradores com perfil de liderança, é possível criar uma rede de apoio e incentivo às equipes, para impulsionar a adesão aos novos processos.  Dentro do programa de gestão da mudança, esses líderes são capacitados para conduzir as atividades pré-definidas.

 

Definição de ferramentas de engajamento

Essa é uma das etapas mais importantes de um programa de gestão da mudança. As ferramentas de engajamento, como um sistema de gamification, um centro de ensino online ou campanhas específicas de marketing interno, são essenciais para impulsionar a adesão e aceitação dos novos processos de trabalho. Com o planejamento correto, os funcionários podem ser conduzidos pelo processo de mudança de modo simples e rápido.

Vantagens de buscar especialistas para realizar a gestão da mudança

Como indicado anteriormente, para promover uma mudança com o menor impacto possível nas equipes e com máximo de eficiência, é importante contar com o apoio de profissionais especializados e com experiência em gestão da mudança. Além de conhecer os principais pontos de dúvidas e dificuldades de aceitação pelos funcionários, esses profissionais trabalham com metodologias específicas e estratégicas que geram resultados e aceleram o processo de aceitação da mudança. Com isso é possível potencializar o uso das ferramentas, garantindo a plena utilização dos recursos disponíveis no G Suite para reduzir custos, ampliar a produtividade, aperfeiçoar a comunicação e ainda, humanizar as relações de trabalho. Todos esses aspectos promovem ainda, o desenvolvimento de equipes digitais.

Assim, as principais vantagens de contar com especialistas na migração para o G Suite, são:

• gerar o menor impacto possível nas equipes;
• utilizar estratégias adequadas para cada empreendimento;
• usar metodologias e ferramentas específicas para engajar os times;

ampliar a velocidade para adaptação e capacitação dos funcionários.

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