Como o Google Drive ajuda na gestão de equipes?

Recentemente, a Google anunciou uma atualização no aplicativo Google Drive que traz novidades interessantes para melhorar a gestão de equipes. Com essa nova versão, usuários e empresas alcançarão um novo patamar no quesito otimização das operações em grupos.

O update chamado de Shared Drives traz tantas coisas novas que decidimos preparar um post exclusivo para apresentar a você as principais ferramentas e recursos disponibilizados. Confira!

Permite a criação de grupos separados

A nova atualização do Drive, o Shared Drives, torna possível a criação de grupos de profissionais divididos por departamentos, especializações, projetos ou outra forma que desejar, tornando o armazenamento, a busca e o compartilhamento de documentos entre eles mais rápidos e objetivos. Antes isso não era possível, mas agora a gestão de equipes, projetos e setores da empresa podem ser otimizados.

Por exemplo: se sua empresa já possui conta no G Suite Business ou Enterprise, agora você pode clicar na aba “Drives de Equipe” abaixo de “Meu Drive” e criar quantas divisões quiser. Pode criar uma pasta para cada departamento da empresa como “Financeiro”, “Vendas”, “Compras”, “Marketing”, “Recursos Humanos”, etc.

Cada uma pode ser nomeada e personalizada com uma imagem que facilite o reconhecimento do setor. Depois, é só entrar em cada pasta e convidar os profissionais específicos que deseja adicionar em cada departamento a partir da pasta correspondente.

Agiliza o compartilhamento de arquivos

Enquanto muitos profissionais ainda gastam tempo enviando anexos em cima de anexos por e-mail, o Google Drive traz soluções em que os documentos podem ser compartilhados e editados dentro de cada divisão, sem interferir em outra.

Isso ocorre porque os arquivos e documentos ficam hospedados na nuvem, podendo ser acessados a qualquer hora pelos usuários convidados e elimina o desperdício de tempo enviando e procurando o e-mail certo com a atualização mais recente.

Promove colaboração em tempo real

O Drives de Equipe permite que os colaboradores trabalhem em tempo real a partir de qualquer lugar e horário, desde que estejam na lista de convidados a participarem de um grupo específico.

Com um notebook, tablet ou smartphone em mãos, basta ter um ponto de conexão com a internet que o acesso será garantido e o trabalho não precisa mais ser interrompido quando tiver que sair da empresa.

Todos os integrantes da equipe podem trabalhar nas edições dos documentos ao mesmo tempo sem se perderem com relação a última atualização. Afinal, o documento disponível será sempre o mais atualizado.

Toda essa mobilidade e colaboração em locais específicos dentro do Drive facilita o monitoramento das atividades e de desempenho por grupo e individual, possibilitando uma gestão de equipes muito mais eficiente.

Entrega um histórico de edições

Mesmo que não se sinta seguro e tenha dúvidas sobre a última atualização dos documentos e arquivos, o Drives de Equipe permite que você visualize todas as atualizações realizadas em um documento específico.

O histórico de atualizações pode se analisado por ordem cronológica e ajuda você a descobrir quem fez a atualização e o que foi alterado, excluído ou adicionado ao documento.

Propicia níveis de acessos restritos

Outro fator que elevará o potencial de gestão de equipes na sua empresa é a possibilidade de configurar os níveis de acessos para cada integrante dos grupos. Conheça-os a seguir:

• Acesso total: o integrante com essa classificação ganha o poder de fazer qualquer coisa. Pode convidar e retirar membros, fazer uploads, editar e excluir os documentos e arquivos;

• Acesso para editar: com essa classificação, o integrante fica restrito a uploads e edição de arquivos e documentos, mas não poderá excluí-los ou convidar e retirar membros da equipe;
• Acesso para comentar: nessa classificação, o usuário pode apenas comentar nos arquivos e documentos. Ou seja, pode incluir informações, mas não pode editar ou excluir nada.
• Acesso para visualizar: o integrante tem permissão apenas para visualizar as pastas e documentos, nada mais.

Aproveite essa oportunidade para promover melhorias na gestão de equipes da sua empresa e torná-la mais produtiva.

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