Integrando setores: Como documentos compartilhados vão transformar sua operação

Quanto mais uma empresa cresce, mais seus departamentos inevitavelmente se especializam, não é verdade? E com a divisão dos setores vem uma consequente perda na comunicação e no trabalho em conjunto entre as equipes. Os resultados são basicamente os mesmos em todas as empresas: oportunidades perdidas, prazos que não são cumpridos, baixa produtividade e equipes trabalhando com objetivos diferentes. Mas como evitar essa desordem generalizada? Pois saiba que a simples adoção de uma cultura de compartilhamento de documentos pode melhorar — e muito! — os resultados da sua empresa. Quer saber como? Então acompanhe:

Ganhe tempo com menos e-mails

Um dos comportamentos mais improdutivos ainda vigentes na maioria das empresas é a troca constante de e-mails com versões atualizadas de arquivos. Funciona assim: um funcionário manda um e-mail onde se lê: “segue o arquivo anexo”. O colega responsável por um outro setor responde: “segue com as nossas modificações”. E recebe um terceiro e-mail: “eis a versão quase final”. E assim por diante, em um ciclo quase interminável e extremamente confuso.

Além de encher a caixa de e-mails desnecessariamente, essa troca constante de e-mails gera outros problemas. Na confusão, fica até difícil saber qual é realmente a última versão. Isso sem contar que algumas pessoas copiadas na lista podem simplesmente não precisar receber aquela correspondência naquele momento.

Com documentos compartilhados, todos esses problemas se resolvem, já que os funcionários com acesso ao documento sempre veem, necessariamente, a versão mais recente, podendo, se for o caso, editá-lo a qualquer momento. Facilita bastante, não concorda?

Facilite o acesso remoto a arquivos

Existem empresas com equipamentos modernos e profissionais qualificados, mas que ainda adotam certas práticas da década passada na hora de trabalhar com documentos, é ou não é? Uma prática ainda comum é, por exemplo, salvar arquivos no computador da empresa, de forma que ele só pode ser acessado naquela máquina, usando-se certo login e senha. Dessa forma, se o funcionário estiver em reunião ou de férias, o arquivo fica simplesmente inacessível, mesmo em uma emergência. E  isso leva à necessidade de retrabalho ou a uma oportunidade perdida.

Imagine que o rascunho de um contrato com um potencial cliente, esquecido em um hard drive, torna-se subitamente necessário, por exemplo. Se estiver apenas em certo computador, protegido por um determinado login, fica bastante difícil, certo? Mas quando os documentos são compartilhados e os arquivos estão na nuvem, tudo fica bem mais fácil, já que os arquivos passam a poder ser acessados de qualquer computador, smartphone ou tablet, não importando em que computador o arquivo original foi produzido.

Integre equipes multidisciplinares

As ferramentas do G Suite tornam mais fácil não apenas o compartilhamento e o acesso aos arquivos, mas também a integração das equipes em tarefas multidisciplinares. Os arquivos são compatíveis com formatos tradicionais — .doc, .xls, .ppt e assim por diante — e várias equipes podem trabalhar neles ao mesmo tempo, vendo as mudanças feitas ao vivo. O Google Sites permite criar páginas acessíveis ao pessoal da empresa — inclusive uma intranet corporativa — e exibir documentos, planilhas e apresentações, tudo em um só lugar.

Trabalhe com mais segurança

Em mídias físicas — computadores, HDs externos, pendrives e CDs — arquivos podem se perder, ser corrompidos ou até furtados. Nesses casos, o vazamento ou a perda de documentos com informações pessoais de clientes, estratégias da empresa ou listas de contatos pode causar grandes prejuízos. É bom nem imaginar o prejuízo, não é mesmo?

Aí entram, mais uma vez, os documentos compartilhados, que se constituem em uma forma de, ao mesmo tempo, fazer backup e proteger as informações de acesso não autorizado. Além disso, fica fácil identificar o responsável por cada uma das modificações, bem como restaurar o documento para uma versão anterior, por exemplo.

Documentos compartilhados ajudam a integrar suas equipes, uma vez que todo mundo pode ver a versão mais recente do documento e trabalhar nela ao mesmo tempo. E isso obviamente ajuda os diferentes departamentos a caminharem na mesma direção.

Viu só como uma solução tão simples pode resolver tantos problemas ao mesmo tempo? Qual das vantagens proporcionadas por esse recurso chamou mais sua atenção? Comente aqui e compartilhe suas impressões e experiências conosco!