Se você tem dificuldade de gerenciar projetos e dados da organização e acha muito complexos alguns sistemas de TI disponíveis para isso, vai gostar da ferramenta Google Cloud Search.
Com ela o usuário pode localizar arquivos, pessoas, organizar agenda e trabalhar de forma colaborativa com outros funcionários.
Neste post explicamos o que é o Google Cloud Search, seus benefícios e dicas de como pode ser usado. Boa leitura!
O Google Cloud Search é como se fosse a pesquisa comum do Google, porém, ela é realizada no conteúdo da organização no G Suite. Dessa forma, a ferramenta ajuda com informações úteis e recomendações para o dia a dia de trabalho.
Quando o usuário acessar a ferramenta em seu dispositivo, verá as informações relevantes da organização em cards de assistência (assist cards), que o ajudarão a encontrar os dados certos quando precisar. Para isso, o Google Cloud Search faz uso da tecnologia de inteligência artificial para que os cartões ajudem o usuário a se preparar para uma reunião ou ainda sugerir arquivos úteis e que precisam da atenção dele.
Além da busca de informações, o recurso também permite buscar por pessoas listadas no diretório da organização. Dessa forma, é possível visualizar detalhes de contatos e até mesmo eventos agendados.
O Google Cloud Search considera a privacidade e segurança dos dados muito importante. A ferramenta respeita os arquivos de permissão do G Suite para que os usuários só pesquisem aquilo a quem têm acesso. Isso possibilita que informações como política de férias possam ser vistas por todos, mas os projetos de cada time só serão visíveis para os seus integrantes.
A utilização do G Suite em combinação com o Google Cloud Search proporciona muitos benefícios para a organização. Veja quais são:
O usuário pode acessar a ferramenta do seu celular ou notebook a qualquer momento, podendo responder a uma convocação de reunião urgente de qualquer lugar. Se o usuário precisou sair mais cedo do trabalho ou mesmo não conseguiu terminar de redigir algum documento, com o Cloud Search ele pode voltar a trabalhar nesses arquivos inacabados em casa.
Utilizando o compartilhamento de documentos, contatos e e-mail, há a possibilidade de a organização montar um esquema de abertura de chamados internos sem a necessidade de adquirir ou desenvolver um sistema específico para isso.
O uso da ferramenta proporciona agilidade na realização das tarefas diárias por vários motivos. Um deles é que o usuário pode encontrar as informações que precisa em um único lugar, além de buscar com palavras-chave sem precisar acessar cada diretório de arquivos da organização separadamente.
Outro fator que torna a realização das tarefas diárias eficiente é o compartilhamento de arquivos e a possibilidade de trabalho em conjunto simultaneamente.
Se o usuário tem uma reunião agendada em breve, ele pode usar o Cloud Search para atualizar detalhes das reuniões, que serão sincronizados com o Google Agenda. Além disso, pode participar da reunião por vídeochamada ou, se precisar cancelar a presença, é possível avisar o restante dos participantes diretamente do card de assistência.
No caso de o usuário precisar pesquisar no G Suite tudo que é relacionado a uma determinada pessoa, com o Cloud Search ele pode encontrar um card de perfil com as informações de contato e até mesmo os trabalhos, projetos e times em que o usuário está colaborando com a pessoa pesquisada.
Deu para notar que o Google Cloud Search é uma ferramenta pensada nas organizações para facilitar o dia a dia de trabalho de seus funcionários. Qualquer empresa que possui licenças G Suite Business pode usar o Google Cloud Search e melhorar a produtividade de toda a equipe.
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