Como estruturar um programa de inovação eficiente para a sua empresa

Um programa de inovação é um caminho eficiente para empresas que buscam desenvolver projetos diferenciados, que estejam à frente do mercado. Mais do que garantir produtos e serviços que superem as expectativas dos clientes, empresas com perfil inovador precisam otimizar processos internos, reduzir custos, melhorar resultados, além de gerar oportunidades de negócios.

Para que esses objetivos se tornem alcançáveis, a inovação precisa ser colocada em prática, passando a fazer parte da cultura organizacional da empresa. Dessa forma, é essencial criar um processo bem definido para desenvolver um programa de inovação adequado à realidade da empresa.

Neste conteúdo, trouxemos um guia com as principais informações que são importantes ter em mente para iniciar um programa de inovação. Para saber mais, é só continuar a leitura. Confira!

O que é e como criar um comitê de inovação

Envolver a empresa em um programa de inovação requer que uma cultura inovadora seja estimulada nos colaboradores. Para isso, é fundamental contar com um comitê de inovação.

Os profissionais selecionados para esse comitê serão os responsáveis por tomar as principais decisões sobre como incentivar os colaboradores a terem uma participação inovadora, além de atuarem no gerenciamento das ideias que surgirem e na transformação dessas ideias em resultados para a empresa.

Na prática é essa equipe que vai conduzir as ações que levarão à implantação de projetos de inovação. Ou seja, os profissionais devem definir como e quando serão colhidas as ideias dos colaboradores, além de estabelecer estratégias, metodologias e recursos para que a inovação saia do papel.

Por ter essas atribuições, é importante que o comitê tenha autonomia não apenas para orientar novas soluções, mas também para conduzir a execução dos projetos. Sendo assim, o comitê de inovação deve ser formado por profissionais criativos, motivados e que realmente acreditem no potencial inovador da empresa.

Também é relevante realizar um benchmarking para entender como foi montado o comitê de inovação em outras empresas, de que forma selecionaram os profissionais para participar desse processo. Assim, a sua empresa tem um leque amplo de inspirações para engajar a equipe e dar início ao seu programa de inovação.

A importância do backlog de projetos

O backlog de projetos é uma etapa indispensável para o sucesso do programa de inovação. É ele que vai garantir que a equipe analise as ideias e organize a execução das tarefas.

Nessa etapa, todas as ideias que forem registradas têm chance de serem avaliadas a partir da compreensão de seu valor e sua complexidade para, se aprovadas, serem direcionadas para o desdobramento em várias tarefas específicas.

Isso quer dizer que geralmente os itens do backlog de projetos iniciam como tarefas grandes, complexas e pouco detalhadas. Em seguida, essas tarefas são trabalhadas para que os itens sejam desdobrados, tenham mais detalhes descritos e sejam definidas as prioridades.

A partir desses ciclos de trabalho, é possível levar as inovações para serem testadas pelos clientes e pelos usuários finais do produto ou serviço. Então, os feedbacks se transformam em novas demandas e retornam ao backlog para serem implementados.

Esse formato, que faz parte das metodologias ágeis, quando é bem construído e gerenciado, é muito eficiente para o desenvolvimento de produtos e serviços inovadores. A eficiência está, principalmente, em possibilitar menos custos desnecessários, desenvolvimento em menos tempo e menos retrabalho. 

Como definir critérios de decisão para priorização de projetos

Algumas ferramentas podem ajudar a definir a priorização de projetos de forma segura e organizada, considerando diferentes níveis de complexidade.

Preparamos uma lista com as principais ferramentas que têm esse objetivo para que você identifique qual delas se aplica à realidade da sua empresa.

Matriz GUT

A matriz GUT é uma ferramenta que considera os critérios de gravidade (G), urgência (U) e tendência (T) para definir a priorização dos projetos.

• Gravidade: a relação com o impacto que o projeto vai causar na empresa.
• Urgência: o prazo que a empresa tem para desenvolver a solução.
• Tendência: a possibilidade do problema (que poderá ser resolvido pelo projeto) piorar ao longo do tempo. 

Para calcular a matriz GUT, é preciso atribuir uma nota de 1 a 5 para cada um dos critérios dos projetos a serem avaliados. Depois, multiplique essas notas para obter um score, que será utilizado para fazer um ranking dos projetos.

Por exemplo, um projeto ao qual foram atribuídas nota 3 para gravidade, nota 2 para urgência e nota 4 para tendência terá um score de 24 pontos.

Matriz BASICO

A matriz BASICO considera seis critérios para a priorização de projetos:

• Benefício para a organização: as vantagens de realizar o projeto.
• Abrangência dos resultados: as pessoas e as áreas que serão afetadas com a realização do projeto.
• Satisfação do cliente interno: se o projeto impactará positivamente a experiência dos colaboradores.
• Investimento requerido: o orçamento necessário para realizar o projeto.
• Cliente externo satisfeito: se o projeto impactará positivamente a experiência do consumidor final.
• Operacionalidade simples: se o projeto será fácil de ser executado. 

Para o cálculo da matriz BASICO, é preciso atribuir uma nota de 1 a 5 para cada um desses seis critérios e somá-las. O resultado da soma determina o score do projeto, que será usado para definir a posição no ranking dos projetos.

Por exemplo, em um projeto ao qual foram atribuídas nota 4 para benefício para a operação, nota 3 para abrangência dos resultados, nota 5 para satisfação do cliente interno, nota 3 para investimento requerido, nota 2 para cliente externo satisfeito e nota 1 para operacionalidade simples, o score será de 18 pontos.

Matriz RICE

A matriz RICE leva em consideração quatro critérios para a priorização de projetos:

• Reach: o número de pessoas que serão atingidas pelo projeto;
• Impact: o grau de impacto do projeto na vida das pessoas, sendo dividido em: massivo (3x), grande (2x), médio (1x), baixo (0,5x) e mínimo (0,25x).
• Confidence: o nível de confiança no resultado, sendo dividido em: alto (100%), médio (80%), baixo (50%) e mínimo (20%).
• Effort: o tempo necessário para realizar o projeto. 

Para calcular a matriz RICE, aplicamos a seguinte fórmula:

RICE = (Reach x Impact x Confidence) / Effort

Então, por exemplo, se um projeto for impactar 300 pessoas, possuir um grau de impacto médio, um nível de confiança baixo e um tempo de execução de 4 meses, o cálculo do RICE será esse:

RICE = (300 x 1 x 50) / 100 x 4

RICE = 300 x 0,5 x 4

RICE = 600

Após fazer esse cálculo para todos os projetos, é só montar o ranking para saber a ordem de prioridades.

A importância de uma metodologia para mudança de processos

Além de identificar as prioridades dos projetos do seu programa de inovação, para que sejam desenvolvidas com eficiência, é preciso considerar uma metodologia para mudança de processos.

Muitas empresas até realizam um bom planejamento de inovação, mas falham quando chega o momento de colocar em prática porque não estudaram a melhor maneira de migrar processos.

Por exemplo, imagine uma empresa que está iniciando sua digitalização de processos. É praticamente impossível fazer uma mudança tão complexa sem uma metodologia adequada e o apoio de uma empresa especializada para orientá-la.

O mesmo vale para empresas que, por exemplo, já possuem infraestrutura de TI na nuvem, mas buscam mudar de provedor. Se quiserem manter a disponibilidade do ambiente e migrar com segurança, é indispensável um programa de gestão da mudança organizacional.

O objetivo é preparar os profissionais envolvidos para as mudanças que serão realizadas e evitar que exista algum impacto negativo para a empresa, como uma resistência por parte da equipe. Afinal, ela já está acostumada com determinadas ferramentas e a mudança significa reaprender processos.

Dessa forma, um programa dedicado à mudança é essencial para envolver os colaboradores, ajudando-os a entender as razões das alterações e deixando-os mais seguros e confortáveis com as novidades.

Como mensurar os resultados do programa de inovação

Após todo o projeto de inovação em andamento, é preciso mensurar seus resultados. Afinal, é o respaldo que a empresa quer ter de que está valendo a pena o esforço.

Para isso, é importante criar indicadores que sejam estruturados especificamente para medir a inovação. Não adianta monitorar indicadores que apenas mostrem que a equipe está aberta para contribuir com o processo de inovação, por exemplo.

Sendo assim, a empresa pode acompanhar indicadores como o número de ideias implementadas para saber o percentual em relação ao número de ideias geradas. Pode ainda levantar a quantidade de produtos e serviços lançados com base no programa de inovação e se eles têm a qualidade e apresentam os resultados esperados.

O importante é analisar tanto métricas de atividade quanto métricas de impacto. Ou seja, indicadores que mensuram as atividades que têm o potencial de alcançar um resultado, mas não o garantem; e indicadores que medem o impacto direto no resultado.

Bom, agora que você já tem mais conhecimento no assunto, aproveite para ler também sobre maturidade digital: Maturidade digital: processos e ferramentas fundamentais para inovação.