Saiba como escolher o serviço de e-mail ideal para a empresa

Já imaginou tentar fazer negócios no mundo de hoje sem um serviço de e-mail? É muito difícil visualizar nossas rotinas sem essa ferramenta tão importante para a comunicação interna quanto externa.

Relacionar-se com parceiros, clientes e público é apenas uma das funções do e-mail corporativo, que também acaba funcionando como ferramenta de produtividade. É por meio dele que compartilhamos arquivos, marcamos reuniões e realizamos boa parte dos atendimentos.

Entenda de uma vez por todas como escolher serviço de e-mail ideal para a sua empresa.

1. Defina expectativas antes de escolher um serviço de e-mail

Faça uma checklist para orientar a decisão. Verifique quantos e-mails sua empresa precisa e considere o tamanho das caixas e da armazenagem obtida na contratação. Quem envia ou recebe muitos anexos, por exemplo, pode ver sua caixa de mensagens cheia em poucos dias, o que afeta o desempenho do negócio.

Para escolher o fornecedor perfeito, considere estratégia, liste o que não pode faltar na sua caixa de e-mails empresarial e planeje quanto pretende gastar, antes de conhecer as opções disponíveis no mercado.

2. Busque flexibilidade optando por alternativas na nuvem

Ainda que sua empresa use softwares de correio eletrônico como o Mozilla Thunderbird, é importante ter outras formas de acessar sua caixa de entrada. Um serviço de e-mail na nuvem traz mobilidade para os colaboradores, que podem ver seu conteúdo de qualquer lugar, sem comprometer a segurança das informações.

Além disso, com os aplicativos para iOS e Android, soluções como o Gmail Corporativo embarcam a possibilidade de se trabalhar offline. Assim que uma conexão estiver disponível, toda a informação é transmitida aos servidores.

3. Não deixe de considerar backups

Por se tratar de um canal de comunicação crítico, backups são fundamentais para preservar os dados da empresa e clientes trafegando pelos seus e-mails. Imagine que seu provedor faz download de todas as mensagens localmente, sem entretanto manter uma cópia armazenada nos servidores.

Qualquer problema técnico neste cenário é a receita para o desastre. Busque uma solução que oferece redundância e tanto espaço em disco quanto necessário para proteger informações cruciais.

4. Terceirize a segurança e proteja sua comunicação

A maioria dos ataques virtuais exploram vulnerabilidades na comunicação. Links maliciosos, spam e tentativas de invasão de sistemas em geral se originam ali, o que evidencia a importância de investir em um serviço de e-mail capaz de enfraquecer essas ameaças.

Controle de acessos, conexões seguras via protocolo HTTPS e alertas de novos logins são estratégicos para garantir a integridade da sua caixa de mensagens. Com Gmail Corporativo, elas são responsabilidade da Google e não de sua equipe de TI.

5. Saiba que um bom serviço de e-mail conta com ferramentas de controle para spam

Spam são aqueles e-mails indesejados que lotam sua caixa de entrada com promoções, links maliciosos e malware. Ferramentas de controle para spam são um dos maiores desafios para soluções locais, que não contam com tantos recursos para escanear o conteúdo dessas mensagens.

Identificar golpes de phishing, filtrar remetentes desconhecidos e sinalizar mensagens indesejadas são algumas das principais funcionalidades necessárias a um bom serviço de e-mail.

6. Priorize usabilidade na escolha de um serviço de e-mail

Além dos aspectos técnicos que tornam um provedor de e-mails mais ou menos eficiente, precisamos considerar que essa é provavelmente a ferramenta com que seus funcionários mais interagem no dia a dia. Portanto, um bom serviço de e-mail não precisa ser apenas estável e seguro, mas também fácil de usar.

A usabilidade do sistema, da criação de novas mensagens ao compartilhamento de arquivos pode fazer maravilhas pela produtividade do seu time. Uma boa ferramenta de busca e acesso universal (por meio de qualquer dispositivo que tenha conexão com a internet) serão fundamentais para que seu e-mail corporativo seja uma solução.

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