Uma das maiores vantagens do Google Drive é que ele permite a edição simultânea de um documento por várias pessoas. Assim, é possível colaborar com membros do seu time, equipes externas ou mesmo receber o feedback de um amigo diretamente no seu trabalho. Quer saber mais sobre como utilizar este recurso? Confira o artigo!
Permissões de acesso
O primeiro aspecto a se considerar em um documento que será trabalhado por várias pessoas é que tipo de permissão cada colaborador terá. O Google Drive considera quatro categorias:
Espectador (viewer)
A pessoa consegue visualizar o documento, mas não pode fazer nenhum tipo de modificação. O espectador consegue, entretando, fazer uma cópia ou baixar uma versão off-line do arquivo, então cuidado ao compartilhar dados confidenciais!
Comentarista (commenter)
Consegue visualizar e fazer cópia ou download do arquivo, além de adicionar comentários em textos, planilhas e apresentaçãoes. Não pode editar o conteúdo ou modificar o acesso de outros usuários. Útil para receber opiniões sem correr o risco que as pessoas interfiram diretamente no trabalho.
Editor
O editor pode fazer modificações nos documentos, assim como subir versões mais novas, alterar o seu nome e conteúdo. Ele pode também resolver ou acrescentar comentários e, se autorizado, convidar outros colaboradores e remover usuários indesejados. Entretanto, não pode apagar permanentemente arquivos ou pastas, mas pode enviá-los para a lixeira.
Dono (owner)
É o nível atribuído à pessoa que criou, ou fez o upload do documento. Ela tem direitos plenos sobre ele, inclusive o de deletar o arquivo permanentemente. A posse (ownership) de um arquivo pode ser transferida a outra pessoa, se necessário.
Modos de visibilidade
Agora que você já conhece as permissões possíveis de cada colaborador, precisa saber como dar o acesso às pessoas. Existem 4 modos de visibilidade no Google Drive para empresas:
Público na web
Qualquer pessoa pode acessar o documento, e ele poderá ser indexado em buscas. Não use para dados sigilosos!
Qualquer pessoa com o link
Permite que o colaborador acesse o documento através de um link privado, mas não pede login ou senha. É cômodo, mas é pouco seguro, já que o link pode ser compartilhado indevidamente.
Qualquer pessoa da organização
Excelente para equipes de uma mesma empresa ou grupo. Permite que qualquer pessoa que esteja logada no Google Drive da companhia acesse o arquivo. Não serve para colaboradores externos, entretanto.
Pessoas Específicas
Gera um convite único, enviado para o email do colaborador. Apenas logado naquele email, será possível acessar o documento. É o mais seguro dos quatro, mas é necessário que todos os envolvidos possuam contas nos serviços da Google.
Pode-se atribuir qualquer nível de permissão à qualquer modo de visibilidade. Ou seja: É possível elaborar um documento que todos podem ver, mas só o seu time pode editar, por exemplo. Ou ainda uma apresentação onde determinadas pessoas podem apenas deixar comentários, enquanto outras podem fazer modificações livremente e ainda responder os comentários.
Não importa qual seja a necessidade do seu time, com o Google Drive realizar um trabalho colaborativo é muito mais rápido e produtivo!