Como armazenar, proteger e organizar documentos na nuvem?

Imagine a seguinte situação: você começa a organizar documentos importantes para uma reunião com um potencial cliente no exterior. Os dados estão todos armazenados no computador e este de repente trava. O disco rígido foi danificado e todos os seus dados perdidos. Os documentos compartilhados por e-mails estão desatualizados. Sem apresentação, sem documentos e relatórios, você precisa adiar a reunião e perde uma grande oportunidade de negócios. Bom, infelizmente, essa situação está longe de ser incomum, mas pode ser evitada.

A solução para minimizar problemas de proteção, segurança e disponibilidade de informações, está na nuvem. Se você perder o acesso aos dados devido a falhas no hardware ou ataques cibernéticos, é possível recuperá-lo rapidamente. Mas para isso, é necessário ter um provedor de armazenamento de nuvem eficiente.

Neste post, saiba onde e como armazenar, proteger e organizar seus dados na nuvem. Acompanhe!

Por que organizar documentos na nuvem?

A nuvem — ou cloud computing — possibilita armazenar arquivos sem ocupar espaço da memória do seu computador, servidor local ou smartphone. Seus dados serão guardados no data center do provedor, que irá prover a segurança, proteção e disponibilidade das informações, estas acessíveis de qualquer dispositivo com acesso à internet.

Adotar a nuvem é, portanto, a maneira mais eficiente e econômica de armazenar e organizar documentos, otimizar processos e recursos.

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A cloud é uma tendência 

Devido às vantagens, muitas empresas têm escolhido a nuvem. Com isso, o uso de data centers locais deve continuar diminuindo em 2021, o que também é motivado pela flexibilidade da cloud, que pode ser acessada de qualquer lugar do mundo.

Para você ter uma ideia, mesmo durante a pandemia do novo coronavírus em 2020, o Google Cloud manteve um crescimento de receita muito forte: 43%. Em certa medida, a COVID-19 acelerou as migrações para a nuvem, pois novas demandas do consumidor foram geradas devido à  doença. 

A nuvem é, afinal, uma tendência. O mercado global de infraestrutura de nuvem pública deve crescer 35% em 2021, alcançando US $ 120 bilhões. 

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Como organizar documentos na nuvem

Organizar documentos na nuvem não é muito diferente de organizá-los no seu computador. Mas agora suas informações e documentos estarão na cloud, o que exige de você atenção na hora de escolher um provedor. Aliás, isso é o que você precisa fazer primeiro.

1. Escolha sua ferramenta de armazenamento

Existem hoje diversas ferramentas para organizar documentos na nuvem. Mas, sem dúvidas, o Google Drive tem se tornado o campeão de escolha quando o assunto é armazenamento de arquivos. 

O Drive é uma das ferramentas colaborativas do Google Workspace, e permite armazenar, acessar e compartilhar arquivos com segurança a qualquer hora e em qualquer lugar, em computadores e dispositivos móveis.

Confira as principais vantagens do Google Drive:

• Armazenamento flexível: sua empresa sempre terá espaço para todos os seus arquivos. A ferramenta dispõe de soluções de prevenção contra perda de dados e retenção, facilitando seu controle, gerenciamento de usuários e compartilhamento de arquivos.
• Inteligência Artificial: a Inteligência Artificial do Google é capaz de prever e mostrar o que é importante para você naquele momento. Conteúdos, colaboradores e eventos importantes são reconhecidos pelo Drive. Assim, o usuário sabe quais arquivos precisam de atenção.
• Arquivos compartilháveis: o Drive permite que você armazene trabalhos de uma equipe num mesmo espaço compartilhado. Dessa forma, todos os membros podem se manter atualizados e ter acesso aos documentos, de qualquer lugar ou dispositivo móvel.
• Criação de documentos: você pode criar documentos nos principais formatos direto no armazenamento do Drive, como textos, planilhas e apresentações. É possível exportar arquivos para formatos compatíveis com LibreOffice ou até editar arquivos do MS Office, como o Word, por exemplo.

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Mas o Drive não é a única solução que auxilia a organização de documentos. O BigQuery, produto da Google Cloud Platform, é outra opção para armazenamento em várias nuvens sem servidor, altamente escalonável e desenvolvido para agilizar seus negócios.

Principais vantagens do BigQuery

• Insights com análises em tempo real: informações sobre os processos da sua organização e dados de streaming podem ser consultados em tempo real. Graças ao machine learning, você consegue prever os resultados da sua empresa sem precisar mover dados.
• Acesso e compartilhamento facilitado: você pode acessar e compartilhar insights de maneira segura e fácil. Com o uso de ferramentas de Business Intelligence integradas, crie relatórios e dashboards para visualizar melhor suas informações e tomar melhores decisões.
• Segurança: o BigQuery conta com sólidos controles de segurança, governança e confiabilidade, que oferecem alta disponibilidade. Os dados são protegidos com criptografia padrão e você também pode gerenciar as chaves de criptografia.

2. Crie um sistema de organização

Depois de escolher sua ferramenta de armazenamento, é hora de criar um sistema claro de organização para ter sucesso na tarefa. Assim como as antigas pastas e arquivos possuem sua lógica de armazenamento e classificação, o mesmo deve acontecer na nuvem.

Definir critérios claros para nomear os arquivos, enumerar e classificar pastas, pode evitar dores de cabeça no futuro. Um recurso muito importante é o uso de palavras-chave. Se cada um dos arquivos criados tiver esse elemento, fica mais fácil de localizá-los quando precisar. Por exemplo, uma ficha de cadastro de um colaborador poderia conter no início do documento as seguintes keywords: nome, sobrenome, setor e função.

3. Digitalize os arquivos físicos

Um erro muito comum na hora de organizar documentos na nuvem é esquecer de digitalizar os arquivos antigos. O que parece perda de tempo, na verdade representa ganho de eficiência e otimização de processos. Imagine, depois que toda sua organização estiver adaptada à nuvem, ser preciso visitar as velhas salas de arquivo para achar um documento, isso se alguém ainda souber sua localização. 

Digitalizar e armazenar documentos na nuvem proporciona não só mais agilidade no trabalho, mas também segurança. Você vai saber que não importa o que aconteça com os originais, uma cópia da nuvem está disponível.

4. Elabore um manual e ofereça treinamentos

De nada adianta ter digitalizado todos os arquivos e criado um sistema de organização perfeito se seus colaboradores não souberem como usar. É preciso que todos sejam treinados e saibam exatamente o que fazer para que organizar documentos na nuvem se torne uma rotina fácil e simples de ser seguida. Na verdade, esse é um dos objetivos da migração para a nuvem: simplificar atividades operacionais para ter mais tempo para os assuntos estratégicos do seu negócio.

Leve seus arquivos para a nuvem com a Qi Network

A computação em nuvem é uma tendência que faz parte dos planos de empresas de diversos setores da economia global. Em comum elas têm a busca pela inovação, pois esta é a melhor estratégia a ser adotada por organizações que desejam se manter com sucesso num mercado cada vez mais competitivo.

Ebook gratuito: ““O Futuro da Computação em Nuvem”. Acesse o material e veja como sua empresa pode aproveitar a cloud computing.

A inovação em nuvem proporciona muitos benefícios, como:

• Otimização dos resultados;
• Vantagem competitiva;
• Mudança da cultura organizacional;
• Visão sistêmica da empresa;
• Melhoria contínua.

A migração para a nuvem é, portanto, parte essencial para a expansão das empresas e geração de novas oportunidades de negócios. No entanto, é preciso contar com um parceiro para que essa transformação alcance os melhores resultados. A Qi Network pode auxiliá-lo nisso.

Parceira Google Cloud Partner, a Qi Network é especialista na inovação com soluções em nuvem: produtividade, inteligência de dados e modernização da infraestrutura.

Com foco em contribuir na Jornada de Inovação na nuvem, oferecemos um Programa de Inovação em Nuvem, com completo suporte para todo o processo. Em conjunto com nossos clientes, auxiliamos na estruturação estratégica, tática e operacional de um programa exclusivo, de acordo com suas reais  demandas e possibilidades.

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Publicado originalmente em 28 março de 2017. Atualizado em 15 de março de 2021.