Como potencializar a comunicação interna com o G Suite

O cenário para o setor de recursos humanos se revela cada vez mais desafiador, com a chegada da geração millennial no mercado de trabalho e a demanda crescente pela formação de equipes digitais. Mais do que nunca, os gestores devem investir em projetos e ferramentas para aprimorar a comunicação interna, visando reduzir as taxas de turnover (índice de rotatividade das empresas), aumentar o engajamento e a produtividade dos colaboradores. Muito além de informativos, campanhas institucionais ou grupos no WhatsApp, novos processos e instrumentos de comunicação interna têm se destacado em instituições com maior maturidade digital. Confira no artigo!

Comunicação interna nas organizações digitais

O estudo “Transitioning to the Future of Work and the Workplace” publicado pela Deloitte em 2016, aborda as expectativas de líderes executivos sobre as tendências para a gestão de equipes e o uso de novas tecnologias nas organizações para os próximos anos. Um dos aspectos evidenciados na publicação é a comunicação interna entre os colaboradores, que deverá ser transformada com a adoção de ferramentas digitais.

A publicação destaca o que muitos gestores já sentem na prática: os instrumentos tradicionais de comunicação interna, como os murais de recados, informativos impressos e vídeos institucionais, se tornaram antiquados e devem ser substituídos por ações que se adequem aos novos perfis dos funcionários. De acordo com o estudo da Deloitte, para 76% dos entrevistados mesmo o uso de e-mails deve ser substituído por ferramentas digitais mais avançadas a médio prazo.

Essas mudanças refletem as necessidades dos funcionários que atuam hoje no mercado — sejam eles millennials ou de outras gerações. O fato é que os processos de comunicação estão em constante evolução, dentro e fora das empresas, principalmente com o uso de dispositivos móveis e outras tecnologias de apoio. Além de ampliar o diálogo e a colaboração entre os funcionários, as novas ações para comunicação interna aumentam a produtividade, otimizam processos e proporcionam o desenvolvimento de um mindset digital.

Ferramentas de comunicação interna do G Suite

A definição de estratégias inovadoras para comunicação interna demanda a adoção de ferramentas tecnológicas que ampliam o diálogo, a transparência e a cooperação entre as equipes. Dessa forma, é imprescindível que os gestores busquem novos canais e instrumentos de apoio que fortaleçam tanto a comunicação interna como a cultura organizacional, visando alcançar níveis de maturidade digital mais elevados. Outro estudo publicado pela Deloitte em 2017 indicou que 56% das empresas globais têm investido no redesenho dos projetos de RH, com a adoção de ferramentas digitais e móveis.

A mobilidade, por sinal, é um dos aspectos mais importantes para a potencialização da comunicação interna entre os colaboradores que trabalham à distância ou realizam viagens constantes à negócios. Com o uso de ferramentas como do G Suite, que já vem instalado em dispositivos móveis, os funcionários podem permanecer conectados com o time, realizar treinamentos, participar de reuniões, editar e elaborar arquivos.

Além da mobilidade, outro fator determinante para comunicação interna é o diálogo entre os funcionários e gestores que pode ser otimizado com o Hangouts para empresas, que funciona como um chat integrado ao e-mail profissional. A principal vantagem desse recurso é a unificação dos canais para troca de mensagens, reduzindo o ruído e desencontro de informações causado pelo uso de aplicativos como o WhatsApp ou redes sociais. O Hangouts viabiliza também os feedbacks instantâneos no processo de avaliação de desempenho dos colaboradores, o alinhamento rápido entre os funcionários e a resolução de questões pontuais.

Outra vantagem das ferramentas do G Suite, como o Docs e Planilhas, é que os colaboradores podem se comunicar dentro do próprio arquivo, com a criação de comentários ou o uso da aba de mensagens. Esse sistema otimiza a troca de informações e desenvolvimento de projetos de forma colaborativa. Ao invés de utilizar e-mails para aprovar ou sugerir alterações, o G Suite permite que os usuários se comuniquem com agilidade pelos arquivos.    

Ademais, com o uso do G Suite as equipes podem integrar outras ferramentas de organização e desenvolvimento de projetos ao Gmail, como o Asana e o Trello, que ampliam a comunicação e otimizam o tempo dos colaboradores. A integração permite que o usuário gerencie e atualize as atividades registradas nessas plataformas a partir do próprio e-mail, podendo fazer comentários nos projetos e criar boards de trabalho sem trocar de tela.

Certamente, ferramentas como do G Suite deverão integrar as ações para comunicação interna dos empreendimentos digitais. Entre em contato agora mesmo com os especialistas da Qi Network e saiba todos os benefícios e recursos do Google para gestão de equipes.