Descoberta eletrônica: como fazê-la no G Suite

Você já ouviu falar na descoberta eletrônica, ou e-discovery, como é chamada em inglês? Trata-se de um processo que consiste em identificar e fornecer informações eletrônicas que poderão ser usadas como provas.

Saiba mais sobre esse recurso e como ele pode ser usado no G Suite!

A descoberta eletrônica

Podemos defini-la como um cuidadoso processo de buscar e localizar informações no formato digital (ou eletrônico).

O processo é realizado como uma resposta para casos e investigações legais. Trata-se, portanto, de um recurso que pode ajudar empresas tanto no âmbito administrativo quanto na área judicial.

Mas como ela pode ser efetuada no G Suite? Veja a seguir.

O Google Vault

O Google Vault é uma ferramenta do G Suite que possibilita ao gestor reter, guardar, pesquisar e exportar dados para preencher as necessidades de arquivamento e de descoberta eletrônica da empresa.

Trata-se de uma ferramenta que é compatível com:

– Mensagens de e-mail;

– Bate-papos do Hangouts, com histórico ativado;

– Grupos do Google;

– Arquivos no Google Drive e drives de equipe.

O Google Vault está incluído tanto no G Suite Enterprise, no G Suite Business ou no G Suite Education. Caso o usuário esteja inscrito no G Suite Basic, ele poderá adquirir licenças individuais para as contas que necessitam de preservação dos dados.

As funcionalidades do Google Vault

O Google Vault envolve funcionalidades diferentes. O arquivamento define regras de retenção para controle do tempo, em que os dados ficarão retidos antes de sua remoção da conta de um determinado usuário. Transcorrido esse período, o sistema exclui esses dados.

Outra funcionalidade da ferramenta é a guarda de documentos. Com o Google Vault, é possível colocar guardas nos documentos de forma indefinida. Assim, são cumpridas obrigações jurídicas e outras necessidades de retenção.

O usuário pode pesquisar os dados de seu domínio através de sua conta, unidade de organização, palavra-chave ou data. Essa ferramenta se compatibiliza com operadores booleanos (palavras que informam ao buscador como fazer a combinação dos termos que serão pesquisados) e com operadores curinga (por meio dos quais é possível pesquisar frases inteiras, variando palavras dentro dela).

O Google Vault também permite exportar dados para processamento e análises adicionais, além de elaborar relatórios de auditoria.

A descoberta eletrônica e os relatórios de auditoria

O Google Vault permite que o gestor fique preparado para auditorias e litígios, usando a descoberta eletrônica. Existem avançados recursos de pesquisa que auxiliam a localizar e recuperar e-mails, mensagens importantes e quaisquer outros tipos de informações significativas.

A solução produz relatórios sobre atividades e ações do usuário no arquivo. Ela exibe pesquisas, permite visualizar mensagens, exportações e muitas outras coisas. As exportações são feitas com praticidade e permitem processamentos adicionais e revisões de dados. Além disso, referem-se aos arquivos, mensagens de bate-papo e e-mails no formato tradicional.

Essa ferramenta permite até recuperar informações importantes de contas que já foram encerradas. Assim, é uma maneira inteligente e eficaz de recolher informações necessárias ao departamento jurídico, evitando a perda de dados em função da contínua entrada/saída de funcionários.

A segurança do Google Vault

Caso o gestor decida excluir as contas de outros usuários, para maior segurança, todos os dados associados a essas contas serão imediatamente removidos do Google Vault. O Google, por esse motivo, orienta a suspensão das contas, e não a sua exclusão.

Essa ferramenta foi projetada para proporcionar uma maior confiança e segurança ao usuário, valendo-se de recursos com conexões criptografadas para os servidores do próprio Google. As mensagens passam por armazenamento replicado e simultâneo. Existe ainda a possibilidade de recuperação integrada de desastres, bem como o compartilhamento controlado (favorecendo aos usuários uma colaboração segura).

O que você achou da descoberta eletrônica proporcionada pelo Google Vault do G Suite? Para mais detalhes sobre proteção e segurança no G Suite, acesse esse post da Qi Network!