6 dicas para escrever um e-mail de recrutamento e seleção para candidatos
O e-mail é uma excelente ferramenta de comunicação, tanto pessoal quanto profissional. No mundo corporativo, agiliza comunicados em massa que diversas áreas precisam encaminhar. Um desses setores é o de recrutamento e seleção.
Muitas vezes, por ser o primeiro contato de uma pessoa com a empresa, o e-mail corporativo é um verdadeiro cartão de visitas. Por isso, o texto deve ser claro, bem escrito e transmitir o perfil da companhia (formal, informal, jovem, clássico etc.).
Antes de redigir o e-mail, é preciso escolher um bom título, afinal mensagens com assunto em branco são, muitas vezes, identificadas como lixo ou spam. Atente-se também para os termos que podem classificar o seu texto como vírus e evite-os: ‘clique aqui’, ‘consulte-nos’, ‘de graça’, entre outros.
Estudos demonstram que as mensagens com maior taxa de abertura são as que possuem assuntos que despertam a curiosidade e a atenção. Busque utilizar as palavras-chave do seu segmento, no caso de recrutamento: vaga, currículo, entrevista. Não engane o seu leitor, colocando um título que não condiga com o conteúdo do texto. Seja criativo e verdadeiro!
2. Capriche na saudação inicial e no encerramento
Algumas ferramentas permitem personalizar a saudação inicial e alguns trechos do texto, mencionando o nome do receptor, inclusive no envio em massa. Se o encaminhamento for individual, é ainda mais fácil encaminhar uma mensagem customizada.
Utilize o mesmo tom que já costuma usar em seus e-mails corporativos diários e siga o mesmo grau de formalidade (ou informalidade), tanto no início — “Sr. Fulano de Tal”; “Caro Fulano de Tal”; Olá, Fulano de Tal”; “Bom dia (ou Boa Tarde), Fulano de Tal” — quanto no encerramento — “Atenciosamente”; “Grato pela atenção”; “Abraços”.
3. Estruture a mensagem
Na linguagem da web, digitar tudo em letras maiúsculas significa gritar, por isso, jamais digite com o Caps Lock ativo em um e-mail corporativo. Estruture a sua mensagem espaçando a saudação inicial, o desenvolvimento (meio), o desfecho e a assinatura (pessoal, com nome e telefone, ou em nome da empresa, também com um número para contato).
Utilize os marcadores para organizar listas, use o negrito ou sublinhado para destacar os termos mais importantes (dia e horário, por exemplo). Formate seu texto, escolhendo uma mesma fonte, tamanho e cor.
4. Atente-se para o objetivo principal
A mensagem precisa ser direta, no entanto, nem sempre é possível transmitir todas as informações necessárias em um texto breve. Nesse caso, utilize períodos mais curtos, organize o que for possível em tópicos e atente-se para não fugir do foco. Evite abreviações, mesmo as mais conhecidas. E, por mais informal que a sua empresa esteja acostumada a fazer abordagens, utilize gírias com moderação.
Lembre-se de que o público de recrutamento e seleção possivelmente está desempregado há algum tempo, não crie falsas expectativas, mas também não seja áspero ou rude.
5. Destaque as informações para o candidato
É importante que o e-mail contenha todas as informações que o candidato precisa saber sobre a vaga — e que, muitas vezes, não estavam no anúncio. A descrição precisa refletir a cultura da empresa, sem deixar de ser humana, simples e concisa:
Descrição do cargo (atividades realizadas, responsabilidades e funções essenciais);
Experiência exigida;
Grau de escolaridade e conhecimentos técnicos requeridos;
Competências solicitadas;
Carga horária, forma de contratação, tempo da vaga (efetivo ou temporário) e localização;
E se permitido, o salário (remuneração e benefícios).
6. Revise seu texto
Por mais pressa que você tenha, sempre revise a sua mensagem atentando-se para a pontuação, erros de concordância ou falhas de digitação.
O e-mail corporativo é um documento e como tal, deve ter um texto impecável, transmitir o cuidado e respeito que a empresa possui por seus candidatos, devendo apenas conter informações verdadeiras (pois é passível de ser utilizado contra ou favor da companhia).
Enfim, não há uma fórmula pronta ou um modelo que funcione para toda e qualquer organização, mas algumas orientações colaboram para a elaboração de um e-mail eficiente.
