Saiba como fazer o gerenciamento de projetos PMBOK na TI

A gestão de uma equipe de TI envolve diversos desafios, como os problemas enfrentados na empresa, a multiplicidade de atividades que precisam ser realizadas, a diversidade dos perfis profissionais entre outras questões. Com isso, acaba sendo necessário ter, além de metodologias e processos, guias para saber como conduzir os projetos. O PMBOK é um guia muito utilizado em processos de gestão da área de administração, mas pouco conhecido na área de TI. Apesar disso, seu conceito pode ser aplicado em diferentes áreas. Neste artigo, vamos abordar o gerenciamento de projetos PMBOK e como você pode utilizar com a sua equipe. Confira!

O que é PMBOK?

Project Management Body of Knowledge (PMBOK) é um guia que orienta boas práticas para gerenciamento de projetos. Como cada projeto é único e conta com suas particularidades, o PMBOK não é um modelo que deve ser reproduzido. O objetivo é que possa orientar a condução dos projetos. 

Por meio deste guia, as empresas podem padronizar e conceituar seus processos, suas áreas de conhecimento, o uso de ferramentas, as técnicas de gestão, etc. Dessa forma, o gerenciamento de projetos PMBOK serve como uma referência, que pode ser adaptada para ambientes diferentes. 

Gerenciamentos de Projetos PMBOK na TI: por onde começar?

O PMBOK deve ser uma referência para que os projetos sejam conduzidos. Para isso, é preciso criar documentos de controle e registros que serão usados como guia para os colaboradores desenvolverem suas tarefas. Ou seja, são procedimentos e normas que as equipes deverão seguir para estarem sempre alinhadas às estratégias e ao modelo de atuação da empresa. Veja a seguir como aplicar em sua empresa!

Controle de atividade e execução de tarefas

Cada empresa pode usar um gerenciador de tarefas de sua preferência para delegar e acompanhar as atividades dos profissionais. Entretanto, de acordo com o guia PMBOK, é preciso determinar os procedimentos que serão realizados para que o gerenciamento seja feito corretamente. 

Como orientação e padrão da empresa, os colaboradores podem usar o Google Agenda como um sistema para gestão de compromissos e atividades. Assim, todas as ações podem ser inseridas na plataforma e depois transferidas para um gerenciador específicos de tarefas da empresa.

A vantagem de usar o Google Agenda é que a ferramenta unifica todas as informações, incluindo os e-mails dos colaboradores e envia alertas sobre os eventos que estão agendados. Assim, nenhuma tarefa é esquecida. 

Padrão de comunicação interna

O uso de programas e aplicativos de conversação é bastante comum dentro das empresas para facilitar a troca de informações entre os colaboradores. Apesar de permitirem que as conversas sejam registradas e mantidas sobre domínio da empresa, a falta de padronização pode causar confusão e ruídos de informação. 

O ideal é criar um padrão para a comunicação dos colaboradores. A empresa pode definir que toda comunicação oficial seja enviada por e-mail, com cópia para os gestores, por exemplo. E utilizar uma ferramenta centralizada para comunicação rápida entre os times (evitando grupos em redes sociais ou aplicativos de uso pessoal). 

Caso seja comum fazer videoconferência entre profissionais de outras unidades, as reuniões mais importantes podem ser gravadas.

Atas de reuniões compartilhadas

Para as outras reuniões, que não serão feitas por videoconferência, é fundamental criar uma ata com o registro do que foi discutido. Esse documento deve ser enviado a todos os participantes da reunião, para compartilhar as informações e saídas de tudo que foi conversado.

Trabalhar de forma colaborativa vai permitir que não falte nenhuma informação no documento. Nesse caso, a empresa pode contar com o Google Documentos. A solução pode ser usada durante a reunião, para adicionar as informações e, ao final, o responsável envia o documento para o e-mail de todos os participantes. Além disso, a ata ficará disponível na plataforma do G Suite da empresa.

Colaboração como padrão organizacional

A colaboração em outras áreas do projeto também é importante para o seu andamento. A formação de um orçamento, por exemplo, pode exigir a participação de mais de um profissional. Assim como o cronograma do projeto deve estar disponível para que todos possam acompanhar. 

Isso só será possível se a empresa determinar que a colaboração é um padrão do processo de gerenciamento de projetos e investir em recursos que proporcionam esse benefício. Além dos recursos que citamos anteriormente, o G Suite também permite a criação e o compartilhamento de planilhas, apresentações e outros recursos que são acessíveis a todos os profissionais da equipe. Conheça outras ferramentas que ajudam a aumentar a colaboração na empresa.

Quer saber mais sobre gestão de projetos de TI com o G Suite? Então, acompanhe nossas publicações e saiba como o G Suite pode ser aplicado na sua empresa para facilitar o controle de atividades e aumentar a performance das equipes.