Gestão de equipes de TI: 4 maneiras de controlar projetos com ferramentas digitais

A gestão de equipes de TI exige tanto conhecimentos técnicos quanto habilidades interpessoais como comunicação, colaboração e liderança. Ao chegar na posição de gestão ou direção, os especialistas de TI por vezes têm um conhecimento técnico avançado, mas têm dificuldades para gerenciar e controlar todos os processos realizados, e ainda promover a cooperação entre os times.

Para isso, é essencial contar com ferramentas digitais que tornam a gestão mais eficiente e auxiliam na execução de tarefas de modo colaborativo. Neste material, vamos mostrar quais são os recursos que podem te ajudar com a gestão de equipes de TI da sua empresa. Confira!

Os desafios da gestão de TI dentro das empresas

As tarefas operacionais são as que demandam mais tempo dos profissionais, mesmo em posições mais estratégicas como na direção e gestão de equipes. Se forem realizadas de forma repetitiva, além de tomar tempo, podem ter sua eficiência impactada. Os erros também são mais frequentes nesses casos. 

O processo se torna tão habitual que o profissional tem mais dificuldade para identificar uma falha ou pode, simplesmente, esquecer a tarefa. É o que pode acontecer com a realização de backups, por exemplo. Na prática, a falta de um sistema ou ferramenta que integre todas as informações das equipes e processos, impede que as atividades sejam realizadas com agilidade e prejudicam a confiabilidade dos dados.

Algumas ferramentas antigas e tradicionais do mercado, por sua vez, podem gerar ainda mais falhas de informação e retrabalho aos gestores de equipes de TI. Um exemplo é a co-criação de documentos e apresentações. Sem uma ferramenta na nuvem, por exemplo, o gestor não tem como saber quem fez as últimas alterações ou se o arquivo está realmente na última versão. Com a troca de emails, podem ocorrer vários erros e o desencontro de informações.

Outros desafios

Além do uso de sistemas locais antiquados e com poucos recursos para colaboração, outros fatores prejudicam a gestão de equipes de TI como a falta de mobilidade, padronização, monitoramento e acessibilidade. Investir em ferramentas automatizadas, sincronizadas e seguras é fundamental para empresas que querem ter eficiência e qualidade na execução de suas tarefas. 

Diversas ferramentas do G Suite auxiliam os gestores de TI, solucionando esses problemas, aperfeiçoando a comunicação entre os profissionais, eliminando ruídos, garantindo o envio da informação e tornando os processos mais seguros. 

Pelo Hangouts, por exemplo, a comunicação é unificada e a empresa tem controle sobre todos os dados que são compartilhados na ferramenta. Por meio do Google Drive, é possível compartilhar documentos de forma segura com quem está dentro ou fora da empresa. O Docs e Planilhas permitem que as informações sejam atualizadas em tempo real, criando históricos de alterações para conferências. 

Mas além de todos os recursos e funcionalidades da plataforma, com o G Suite é possível otimizar processos específicos da TI, personalizando as ferramentas com extensões e o desenvolvimento de scripts avançados.

A seguir, vamos apresentar algumas possibilidades para apoiar gestão de equipes e processos de TI. Confira! 

Otimização de tarefas para equipes de TI

As atividades em uma empresa exigem o uso de uma série de ferramentas para atender as necessidades e particularidades de cada setor. Com isso, um único profissional precisa lidar com diferentes recursos em sua rotina de trabalho, tendo que acessar diversos sistemas, inserindo login, senha e outras informações de validação. 

Esse tipo de procedimento demanda tempo, gera retrabalho, pois exige a repetição da ação, e pode até causar desperdício de recursos para a empresa. A automatização dos processos elimina esses e outros problemas, melhora o fluxo de trabalho e agiliza as atividades. Todos esses – e outros – benefícios são possíveis a partir das ferramentas que mostraremos a seguir.

Gerencie o histórico de consultas da TI

O departamento de TI recebe muitos pedidos e dúvidas sobre os sistemas, ferramentas, aplicativos e equipamentos da empresa. Gerenciar esse volume de informação é um desafio que pode ser enfrentado com a centralização dos dados. 

Com o Gmail, é possível criar um endereço “suporteTI@seu-dominio.com” para que os usuários enviem todas as demandas. As informações ficam centralizadas nesse contato, em uma caixa de entrada colaborativa do Google, por onde os técnicos podem acessar e resolver as pendências. 

Esse recurso ajuda a empresa a gerenciar todas as suas solicitações, encaminhando-as para um único local. A equipe de TI trabalha de forma colaborativa e integrada, acessando as informações e destinando a solução mais adequada para cada pedido. 

Acompanhe o plano de desenvolvimento de aplicativo em tempo real

Todo processo realizado em uma planilha de servidor local, para gerenciar o plano de desenvolvimento de um aplicativo, pode ser feito no Planilhas do Google, mas em tempo real. Ou seja, todos os envolvidos no projeto poderão acessar as informações ao mesmo tempo e de forma atualizada. 

O recurso permite configurar os dados como um diagrama de Gantt, validar os dados, proteger os intervalos para que outras pessoas não editem o conteúdo, entre outros recursos. Depois de pronta, os profissionais devem atualizar os status de suas tarefas, conforme forem realizadas. 

A planilha também pode ser compartilhada com clientes externos ou outras equipes que precisam acompanhar o andamento do projeto. O responsável pela planilha, determina quem pode editá-la, quais são as células que podem ser alteradas e o sistema mantém um histórico de revisões detalhados, assim é possível saber quem editou e quando. 

Monitorar tempo de desenvolvimento por tarefa

Em projetos de desenvolvimento, o cumprimento de prazos deve ser respeitado. Caso aconteça um imprevisto, que prejudique a entrega, o gestor de TI deve intervir para encontrar uma forma de minimizar o impacto do problema ou até evitá-lo.

O Formulários do Google auxilia no monitoramento das horas gastas para execução das tarefas. O recurso pode ser usado para fazer a comparação das horas planejadas, com as que foram gastas no desenvolvimento. 

Basta criar um formulário, com perguntas sobre a data ou período e as horas gastas na execução do projeto. Depois, o gestor consegue acompanhar, por meio da planilha de respostas, o total de horas por entrega de cada membro da equipe de desenvolvimento. Se houver algum projeto apresentando em atraso, o gestor pode buscar uma solução para o problema. 

Personalização de ferramentas para gestão de equipes com o Qi Cloud Sprints 

Esses e outros recursos podem ser personalizados, automatizados e sincronizados com as ferramentas da empresa sua empresa por meio do Qi Cloud Sprints. O serviço da Qi Network tem como objetivo automatizar os processos e melhorar o fluxo de trabalho de seus colaboradores. O Qi Cloud Sprints usa metodologias ágeis focadas na idealização e implementação de serviços de automação nas empresas. 

Entre os benefícios do Qi Cloud Sprints, estão:

• automatização de processos e integração de recursos com outras linguagens e plataformas;
• desenvolvimento de extensões para o G Suite;
• otimização dos fluxos de trabalho com a implementação de formulários;
• integração de sistemas externos ao G Suite, como sistema financeiro, ERP etc;
• criação de módulos específicos para uma intranet corporativa;
• importação e dados de outras fontes, como o Excel ou CSV.

 

A solução também ajuda as empresas a realizarem outros processos específicos para impulsionar a transformação digital. A Qi Network utiliza o Assessment Tecnológico para analisar o modelo de negócios dos clientes e seu grau de maturidade digital. Dessa forma, pode identificar oportunidades para impulsionar a mudança da cultura organizacional por meio da automação de processos.

Conheça todas as possibilidades e vantagens do Qi Cloud Sprints para promover a automação de processos.

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