Mudanças de sistemas e plataformas se fazem necessárias para tornar os processos mais ágeis, gerar economia, ganhar produtividade, escalar o negócio etc. Apesar dos benefícios proporcionados, a substituição de ferramentas pode ser um processo desafiador e até mesmo doloroso. Isso por conta da resistência dos colaboradores e das dificuldades em lidar com os novos recursos. Nesse sentido, a gestão da mudança organizacional é uma estratégia essencial para reduzir os impactos negativos no processo e torná-lo mais natural e aceito entre as equipes.
Neste artigo, você vai conhecer algumas formas de preparar os profissionais para as mudanças que estão por vir. Confira!
A gestão da mudança é uma estratégia adotada pelas empresas para preparar os profissionais para diferentes tipos de mudanças, sejam elas sistêmicas, estruturais, de processos etc. É um procedimento que tem o objetivo de envolver os colaboradores e evitar que as alterações sejam frustrantes ou prejudiciais de alguma forma.
No caso da troca de plataformas, é comum haver resistência por parte dos colaboradores que já utilizam as mesmas ferramentas há muito tempo. Isso acontece porque eles já estão acostumados com os processos e terão que se adaptar a um novo método. É um tipo de comportamento natural do ser humano, de encontrar obstáculos em relação ao que é novo.
Mesmo quando há uma promessa de melhorias, o primeiro contato e os primeiros dias de uso das novas ferramentas podem causar um certo estresse, desconforto e até medo. São sensações que nem sempre podem ser evitadas, mas devem ser trabalhadas para não se tornarem um problema maior, como prejudicar a produtividade ou a entrega de resultados das equipes.
Assim, mais do que impor a mudança de ferramentas, é essencial desenvolver um programa de Gestão da Mudança Organizacional. Esse processo evita que os colaboradores se sintam desconfortáveis ou inseguros com o novo sistema, ajudando-os a entender a importância da troca e que haverá todo suporte necessário para ajudá-los no processo de mudança.
Veja como a Gestão da Mudança Organizacional pode te ajudar.
A implantação de um novo sistema tem o objetivo de melhorar os processos. Seja para atender mais clientes, entregar seus serviços ou produtos com mais qualidade, ou aperfeiçoar a performance e segurança da empresa.
Assim, antes mesmo de contratar novos sistemas, os recursos devem ser avaliados de forma que cumpram os requisitos necessários para que a instituição continue operando com base em seu propósito.
Parte da resistência apresentada pelos colaboradores está relacionada com a falta de entendimento do porquê ela está acontecendo. Profissionais que apresentam esse tipo de comportamento acreditam que os sistemas em uso estão cumprindo bem com a sua função, por isso não precisam ser trocados.
Faça uma apresentação, mostrando dados atuais e a expectativa de melhoria com o novo sistema. Aproveite para incluir os recursos que o sistema oferece, seus diferenciais e os principais pontos de destaque que valorizam a ferramenta.
“Vender” internamente o novo sistema para os profissionais pode fazer com que eles se sintam mais interessados em utilizá-lo.
Os colaboradores precisam se familiarizar com os novos sistemas. Afinal, muito tempo utilizando a mesma ferramenta faz com que as pessoas se acostumem com aquele layout, com o design, disposição dos elementos etc.
A troca de sistemas pode causar uma ruptura em relação ao que o colaborador entende como familiar. Para minimizar esse problema, uma solução é a personalização das ferramentas. Algumas ferramentas, como o G Suite, permitem que a empresa personalize o ambiente e crie recursos específicos para automatizar processos. Isso ajuda o colaborador a se acostumar com o novo sistema.
Os colaboradores devem passar por um treinamento aprofundado sobre o novo sistema, com demonstração dos recursos, comparativo de como as tarefas eram realizadas e como passarão a ser feitas etc.
O treinamento deve ser completo e personalizado para garantir que os colaboradores entendam e se adaptem rapidamente às mudanças. Usar metodologias e ferramentas específicas como a gamefication, que estimula o aprendizado dos colaboradores a partir recompensas e o reconhecimento do esforço para mudança e desenvolvimento de novas habilidades.
Outra solução são os treinamentos online, que facilitam a mudança de ferramentas em grandes empresas e companhias – principalmente nos casos em que há várias filiais, como na Rede Carrefour. Por meio dos treinamentos, a empresa consegue evitar que os colaboradores apresentem dificuldades em se adaptar a nova solução. Além disso, diminui o tempo de adaptação das equipes ao novo sistema.
Gostou do artigo? Quer saber mais sobre metodologias e recursos para promover a mudança de plataforma nas empresas? Então, acompanhe as nossas publicações e conheça alguns processos e cases de sucesso da Qi Network.