Gestão da Mudança Organizacional: como trocar de plataforma?

Mudanças de sistemas e plataformas se fazem necessárias para tornar os processos mais ágeis, gerar economia, ganhar produtividade, escalar o negócio etc. Apesar dos  benefícios proporcionados, a substituição de ferramentas pode ser um processo desafiador e até mesmo doloroso. Isso por conta da resistência dos colaboradores e das dificuldades em lidar com os novos recursos.  Nesse sentido, a gestão da mudança organizacional é uma estratégia essencial para reduzir os impactos negativos no processo e torná-lo mais natural e aceito entre as equipes. 

Neste artigo, você vai conhecer algumas formas de preparar os profissionais para as mudanças que estão por vir. Confira!

Por que investir na Gestão da Mudança Organizacional?

A gestão da mudança é uma estratégia adotada pelas empresas para preparar os profissionais para diferentes tipos de mudanças, sejam elas sistêmicas, estruturais, de processos etc. É um procedimento que tem o objetivo de envolver os colaboradores e evitar que as alterações sejam frustrantes ou prejudiciais de alguma forma. 

No caso da troca de plataformas, é comum haver resistência por parte dos colaboradores que já utilizam as mesmas ferramentas há muito tempo. Isso acontece porque eles já estão acostumados com os processos e terão que se adaptar a um novo método. É um tipo de comportamento natural do ser humano, de encontrar obstáculos em relação ao que é novo.

Mesmo quando há uma promessa de melhorias, o primeiro contato e os primeiros dias de uso das novas ferramentas podem causar um certo estresse, desconforto e até medo. São sensações que nem sempre podem ser evitadas, mas devem ser trabalhadas para não se tornarem um problema maior, como prejudicar a produtividade ou a entrega de resultados das equipes. 

Assim, mais do que impor a mudança de ferramentas, é essencial desenvolver um programa de Gestão da Mudança Organizacional. Esse processo evita que os colaboradores se sintam desconfortáveis ou inseguros com o novo sistema, ajudando-os a entender a importância da troca e que haverá todo suporte necessário para ajudá-los no processo de mudança. 

Veja como a Gestão da Mudança Organizacional pode te ajudar.

4 maneiras de preparar os colaboradores para a mudança de plataforma

Reforce a cultura e valores da empresa 

A implantação de um novo sistema tem o objetivo de melhorar os processos. Seja para atender mais clientes, entregar seus serviços ou produtos com mais qualidade, ou aperfeiçoar a performance e segurança da empresa. 

Assim, antes mesmo de contratar novos sistemas, os recursos devem ser avaliados de forma que cumpram os requisitos necessários para que a instituição continue operando com base em seu propósito. 

Apresente os motivos e benefícios da mudança

Parte da resistência apresentada pelos colaboradores está relacionada com a falta de entendimento do porquê ela está acontecendo. Profissionais que apresentam esse tipo de comportamento acreditam que os sistemas em uso estão cumprindo bem com a sua função, por isso não precisam ser trocados.

Faça uma apresentação, mostrando dados atuais e a expectativa de melhoria com o novo sistema. Aproveite para incluir os recursos que o sistema oferece, seus diferenciais e os principais pontos de destaque que valorizam a ferramenta. 

“Vender” internamente o novo sistema para os profissionais pode fazer com que eles se sintam mais interessados em utilizá-lo. 

Invista na personalização dos recursos e plataformas

Os colaboradores precisam se familiarizar com os novos sistemas. Afinal, muito tempo utilizando a mesma ferramenta faz com que as pessoas se acostumem com aquele layout, com o design, disposição dos elementos etc. 

A troca de sistemas pode causar uma ruptura em relação ao que o colaborador entende como familiar. Para minimizar esse problema, uma solução é a personalização das ferramentas. Algumas ferramentas, como o G Suite, permitem que a empresa personalize o ambiente e crie recursos específicos para automatizar processos. Isso ajuda o colaborador a se acostumar com o novo sistema.

Ofereça treinamentos com metodologias específicas

Os colaboradores devem passar por um treinamento aprofundado sobre o novo sistema, com demonstração dos recursos, comparativo de como as tarefas eram realizadas e como passarão a ser feitas etc. 

O treinamento deve ser completo e personalizado para garantir que os colaboradores entendam e se adaptem rapidamente às mudanças. Usar metodologias e ferramentas específicas como a gamefication, que estimula o aprendizado dos colaboradores a partir recompensas e o reconhecimento do esforço para mudança e desenvolvimento de novas habilidades. 

Outra solução são os treinamentos online, que facilitam a mudança de ferramentas em grandes empresas e companhias – principalmente nos casos em que há várias filiais, como na Rede Carrefour.  Por meio dos treinamentos, a empresa consegue evitar que os colaboradores apresentem dificuldades em se adaptar a nova solução. Além disso, diminui o tempo de adaptação das equipes ao novo sistema. 

Gostou do artigo? Quer saber mais sobre metodologias e recursos para promover a mudança de plataforma nas empresas? Então, acompanhe as nossas publicações e conheça alguns processos e cases de sucesso da Qi Network.