3 erros na gestão de processos que podem ser eliminados pelo G Suite

O aperfeiçoamento da gestão de processos é essencial nas empresas que desejam se destacar no mercado. O conceito une a gestão de negócios e a tecnologia da informação para otimizar os negócios de uma organização. Ou seja: utilizar tecnologias que permitam, principalmente, integrar e automatizar os processos operacionais (aqueles rotineiros e repetitivos) de uma empresa. 

No contexto da transformação digital, adotar boas práticas de gestão de processos permite otimizar o tempo, a produção, os custos e inclusive os talentos das empresas. No entanto, muitas organizações ainda sofrem com ferramentas lentas e processos engessados, que limitam o potencial das equipes e o desenvolvimento de soluções inovadoras.

Nesse artigo, vamos abordar os principais erros cometidos na gestão de processos e algumas soluções possíveis para minimizá-los ou mesmo eliminá-los. Confira! 

3 erros na gestão de processos que podem ser eliminados pelo G Suite:

1. Falta de integração e sistemas descentralizados

Sistemas descentralizados podem fazer com que dados importantes para determinado processo não sejam visualizados, pois se encontram em outra plataforma. Com isso, o tempo para realização dos processos é muito maior, uma vez que é preciso buscar documentos manualmente para continuar uma atividade, afetando assim a produtividade das equipes.

O Google Drive elimina essas situações, ao armazenar todos os documentos da empresa em um só local na nuvem. Dessa forma os arquivos podem ser acessados a qualquer hora e de qualquer lugar, por dispositivos móveis ou pelo computador. O G Suite permite, ainda, a integração de dados de outros sistemas e a incorporação de extensões para ampliar a produtividade.

2. Falhas na comunicação e baixa colaboração entre os times

A falta de comunicação é um problema comum enfrentado nas grandes empresas, que por vezes têm equipes focadas apenas nas suas tarefas, sem se dar conta do que acontece de uma forma geral na organização. Para evitar ruídos e problemas internos, é fundamental ter uma boa comunicação que colabore também na gestão de processos e no fortalecimento da cultura organizacional.

A comunicação no G Suite é otimizada não só a partir dos aplicativos de chat e reuniões, como o Hangouts ou o Hangouts Meet, mas também a partir do Google Planilhas e Google Docs. Essas ferramentas permitem que os envolvidos nos projetos se comuniquem em tempo real, acrescentando ou eliminando informações em conjunto.

Já o Hangouts e o Hangouts Meet facilitam a comunicação, realizando reuniões por meio de conversas de vídeo entre duas ou mais pessoas, com opções de compartilhamento de tela, reprodução de apresentações do Google Apresentações, etc. 

Outro recurso que otimiza a comunicação é o Google Grupos, que agrupa todas as discussões do usuário, que pode organizá-las em pastas e favoritos, além de segui-las por e-mails. Já o Google Agenda permite que sejam compartilhados compromissos em conjunto e que sejam emitidos alertas para que ninguém esqueça de reuniões e deadlines, por exemplo. 

Saiba mais sobre a importância de um bom mecanismo de comunicação empresarial.

3. Retrabalho com processos manuais

Encontrar um e-mail antigo, com informações importantes, é um trabalho que pode levar tempo ou até mesmo não ser concretizado. E informações perdidas representam não somente um retrabalho, mas também um desperdício de tempo – sem falar das consequências de perder permanentemente, documentos armazenados em servidores locais ou em outros sistemas de troca de arquivos. 

G Suite: um aliado tecnológico à gestão de processos

O G Suite é uma ferramenta apropriada para realizar uma gestão de processos efetiva. A plataforma em nuvem do Google realiza a integração de dados e a automação de processos dentro das empresas de forma natural, já que todos os seus aplicativos são pensados para esse objetivo. Com isso os gestores têm total controle dos dados, de modo seguro, ágil e eficiente. As principais vantagens de utilizar o G Suite para gestão de processos, são:

• Maior foco dos colaboradores em atividades estratégicas para empresa;
• Maior eficiência e facilidade para gestão;
• Menos burocracia na comunicação e estratégia organizacional;
• Mais facilidade para aplicar abordagens e ações inovadoras;
• Melhoria na gestão do conhecimento organizacional e competências;
• Aumento da competitividade no mercado.

 

Com o uso do Gmail, torna-se possível ainda:

– criar pastas com e-mails importantes, divididas por assuntos;
– compartilhar informações de maneira simples via grupos de e-mails;
– criar alertas para receber notificações sobre determinados assuntos;
– marcar os e-mails mais importantes ou os que podem ser lidos em outro momento, etc.

Tais recursos ampliam a organização dos colaboradores e facilitam o acompanhamento e a gestão de processos das empresas.

Para se aprofundar um pouco mais no conceito de gestão de processos, conheça sobre a metodologia BPM no artigo Business Process Management: o que é e como inovar.

Se tiver alguma dúvida ou quiser saber mais sobre as ferramentas do G Suite na gestão de processos, entre em contato conosco. 

A Qi Network é parceira Premier do Google no Brasil e auxilia empresas na migração para nuvem, organização e otimização de processos. Saiba mais sobre nossos serviços aqui.