Saiba como o G Suite facilita o trabalho de assistência administrativa

O trabalho do assistente administrativo normalmente exige bastante atenção, organização e confiança por parte dos gestores. Para facilitar o dia a dia desse profissional que tem grandes demandas e precisa dar conta de tudo, uma solução bastante eficaz é o G Suite. Os tópicos a seguir descrevem quais são os benefícios dessa ferramenta. Acompanhe!

O G Suite faz a gestão dos seus e-mails e da agenda do seu gerente

Por meio do G Suite, é possível fazer toda a programação da agenda do gerente, e até substituir os compromissos, reuniões ou atividades para um período de maior disponibilidade. A ferramenta traz recursos integrados ao Gmail e ao Agenda, nos quais é possível criar eventos e até responder mensagens de e-mail em nome de outra pessoa, com a devida autorização.

Economiza tempo na rotina de trabalho

É comum que assistentes administrativos tenham que trabalhar com a mesma mensagem, recebam as mesmas demandas, como uma solicitação para realização de um procedimento para fazer uma videoconferência, ou solicitações a respeito de dados cadastrais da empresa.

O G Suite, por meio do Gmail, permite que respostas pré-definidas sejam encaminhadas em nome do gerente, poupando o tempo de redigir um novo documento ou buscar respostas padrão.

Faz a gestão de diferentes assinaturas

Caso o assistente administrativo trabalhe auxiliando diferentes pessoas, é possível também por meio da ferramenta trabalhar com diversas respostas pré-definidas e com assinaturas diferentes, bastando o colaborador escolher qual é o corpo do texto e a subscrição mais adequada para determinado assunto.

Organiza a rotina de trabalho

O G Suite possui um recurso bastante útil para os assistentes administrativos, que é a conversão automática de e-mails do Gmail em tarefas no Agenda. Para facilitar ainda mais o trabalho, é possível definir prioridades sobre cada tarefa que foi criada, fazendo com que os compromissos e as entregas fiquem bem mais organizados.

Permite contato por meio de mensagens instantâneas

Citamos acima algumas situações nas quais o assistente administrativo pode responder uma solicitação com mensagens predefinidas utilizando a gestão de assinaturas. Mas acontece que existem algumas situações em que a autorização ou a ciência desse líder é imprescindível.

O Hangouts permite o contato através de textos ou até vídeos, independentemente do lugar onde o gestor esteja, evitando que serviços se atrasem pela ausência dele.

Permite acesso a arquivos em tempo integral

Outro recurso interessante do G Suite é a possibilidade de acesso a documentos e arquivos inteiros em qualquer lugar onde tenha internet. Em alguma ocasião na qual o gerente precisa de um documento e o assistente está fora do escritório, o problema pode ser resolvido de imediato por meio da ferramenta, bastando fazer login no sistema e acessar o texto, a planilha ou a apresentação desejada. O melhor de tudo é que apenas as pessoas autorizadas podem ter acesso a esses arquivos.

Identifica as alterações em documentos

Caso algum documento tenha algum feedback, aprovações ou reprovações de um membro da equipe, o G Suite por meio do Google Drive permite ao assistente visualizar quais arquivos foram alterados. Nos documentos ainda existem os históricos de revisões, que podem ser revertidas de acordo com as preferências da gerência.

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