Intranet corporativa na nuvem com o G Suite

A intranet corporativa é uma ferramenta básica para gestão de equipes e fortalecimento da cultura organizacional. Por meio dela são disponibilizadas todas as informações sobre a empresa, treinamentos, documentos padronizados, notícias e informações de interesse geral. Embora ofereça uma série de benefícios, o modelo tradicional de intranet corporativa hospedada em servidores locais se torna cada vez menos atraente, isso porque os custos totais para manter servidores locais são elevados. Para aumentar a produtividade dos colaboradores e potencializar todas os recursos da intranet, é possível investir em um sistema em nuvem, construído a intranet com ferramentas integradas, como as do G Suite.

Na prática, as principais diferenças entre uma intranet baseada na nuvem para uma intranet desenvolvida em um servidor local são:

– disponibilidade e mobilidade para acesso;
– segurança das informações armazenadas;
– integração nativa com outras ferramentas;
– facilidade para personalização e edição das páginas;
– redução de custos com infraestrutura, entre outras.

Com o G Suite, plataforma de colaboração, criação e armazenamento de arquivos na nuvem, é possível manter uma intranet utilizando a ferramenta Google Sites, que permite criar um portal fechado para a organização, de maneira simples e segura. Diferente dos servidores locais, que exigem conhecimentos técnicos e avançados de TI, com o Google Sites, os gestores de RH e também das demais áreas da empresa podem criar uma intranet com total facilidade, tanto para equipes específicas quanto para toda a organização, definindo níveis de acesso e tipos de informações que serão compartilhadas.

Além de ser um método simples e intuitivo, a construção da intranet corporativa na nuvem é um processo totalmente personalizável e integrado com as ferramentas do G Suite, como o Google Docs, Google Forms e Google Apresentações. Assim, em vez de armazenar os documentos no servidor local, os arquivos compartilhados na intranet ficam armazenados na nuvem, que pode ser acessada pelos usuários autorizados em qualquer dispositivo com internet.

Vantagens de utilizar uma intranet corporativa com o G Suite

A principal vantagem de desenvolver uma intranet corporativa usando o Google Sites é a facilidade para edição e configuração das páginas, que permite que profissionais sem especialização publiquem conteúdos, de forma rápida e segura. Esse aspecto permite que os técnicos de TI foquem em atividades mais estratégicas para a organização, e que os gestores tenham cada vez mais autonomia.

Outro benefício de utilizar a intranet da Google é a integração com as ferramentas do G Suite. Esse recurso permite concentrar os documentos mais utilizados pela empresa, bem como disponibilizar modelos de formulários, contratos e outros arquivos. Na intranet também é possível disponibilizar a agenda dos espaços de reuniões, otimizando o tempo e a organização de salas e auditórios, por exemplo.

Com a disponibilização dos arquivos mais utilizados pela instituição na intranet, há maior produtividade e agilidade dos colaboradores para realização de tarefas e localização de arquivos importantes. Ademais, com a mobilidade proporcionada pelo uso do sistema em nuvem, os colaboradores podem aproveitar melhor os recursos disponibilizados na intranet, tendo maior envolvimento com as informações e notícias publicadas pela empresa.

Se você ficou com alguma dúvida ou deseja saber melhor como implementar uma intranet na sua empresa, entre em contato conosco. A Qi Network é uma das maiores Parceiras Premier da Google no Brasil e atua na migração de empresas dos modelos tradicionais de comunicação para os sistemas mais inovadores. Além de oferecer todo o suporte para a construção de uma intranet corporativa eficaz, trabalhamos com o treinamento dos colaboradores e o engajamento das equipes para aproveitar o máximo dos recursos do G Suite.

Acompanhe o nosso Blog e fique por dentro de todas as novidades para aperfeiçoar a gestão das equipes.

Texto publicado originalmente em 28 de março de 2014.