O Google Vault é uma ferramenta do G Suite que permite organizar e recuperar documentos e arquivos digitais, sem exigir o armazenamento local de dados ou infraestrutura física. Na prática, o Vault amplia a segurança das empresas, otimiza processos e evita problemas como a perda de informações por acidentes ou saída de funcionários, por exemplo.
Neste artigo, vamos apresentar as funções da ferramenta e mostrar como pode facilitar a segurança de dados do seu negócio. Continue a leitura para conhecer melhor esse recurso utilizado por grandes empresas e saiba quais são as suas vantagens.
Como a perda de dados tem afetado as empresas
Para entender a necessidade de utilizar essa ferramenta, antes é preciso contextualizar a segurança de dados no Brasil e no mundo. Uma pesquisa revelou que, segundo profissionais de TI, em média três incidentes com perda de informações confidenciais foram registradas em 2017, em cada empresa. Alguns profissionais chegaram a relatar 11 casos de perda por ano.
A pesquisa feita pela Information Services Group (ISG), reuniu informações de 404 profissionais de TI de empresas na América do Norte, Europa e Ásia-Pacífico.
Os pesquisadores solicitaram que os profissionais classificassem 12 desafios de segurança mais comuns entre as empresas e os mais citados foram:
- 43% dos entrevistados citaram as ameaças externas como principal desafio;
- 36% dos entrevistados citaram as operações 24×7;
- 34% dos entrevistados citaram as tecnologias legadas.
Entre os principais problemas causados pela perda de dados estão o impacto na confiança do cliente e os custos gerados para a empresa.
O impacto do vazamento de dados
O estudo Dell EMC Global Data Protection Index 2019 feito com profissionais do mundo todo, mostra o impacto negativo que a perda de dados e a falta de segurança da informação têm causado nas finanças das organizações.
Proteger os dados sensíveis é um desafio para 94% dos entrevistados na pesquisa e 43% enfrentam dificuldades para encontrar soluções adequadas de proteção de dados em tecnologias mais recentes, como inteligência artificial e machine learning.
Em relação ao impacto financeiro, a perda média de dados de 2,04 terabytes, custa mais de US$ 900 mil. No Brasil, os prejuízos são de US$ 1,35 milhão (R$ 5 milhões) para as empresas e uma média de US$ 69 (R$ 260) por registro.
Os valores foram apresentados por uma pesquisa que a IBM realiza anualmente, a “Cost of a Data Breach“. Divulgado em 2019, o levantamento mostra que o Brasil teve 26.523 registros de informação vazados, ficando em quarto lugar no ranking mundial, atrás do Oriente Médio (38.800), Índia (35.636) e EUA (32.434). Na edição anterior, o Brasil tinha ficado em quinto lugar.
Para o diretor de cibersegurança da IBM Brasil, João Rocha, um dos fatores que influencia nesses números é o estado da transformação digital no país. O especialista explica que o Brasil está atrás de outros países. Como a concorrência é menor, os clientes permanecem na empresa, mesmo quando há uma falha de segurança. Em países com uma concorrência maior, é mais fácil para o cliente contratar outro serviço.
A comodidade de não precisar trocar de fornecedor também deixa as organizações em uma zona de conforto. “Mesmo que uma empresa tenha vazado dados, as pessoas preferem a conveniência do serviço a deixar de usar por não garantir segurança adequada”, comenta Renato Leite Monteiro, professor do Data Privacy Brasil.
Além disso, no exterior a responsabilização das empresas que sofrem com o vazamento de dados é maior. No Brasil, por exemplo, os clientes sequer chegam a ser informados que a empresa sofreu um vazamento. Isso também acontece porque as próprias empresas demoram a perceber que foram vítimas de um ataque ou sofreram um vazamento. O estudo mostra que as empresas podem demorar até 111 dias para conter um vazamento.
“O que acontece é que você sempre tem uma ação e reação. Quando você tem incidentes, investe mais [e o impacto diminui]. Depois dá uma relaxada e volta a acontecer”, explica o diretor da IBM.
Contudo, com a Lei Geral de Proteção de Dados, que entrará em vigor em 2020 no Brasil, esse cenário deve mudar. As empresas estarão sujeitas a normas rígidas de segurança, contra o vazamento de dados e proteção avançada das informações dos clientes e funcionários.
Nesse sentido, é essencial investir em soluções eficientes que proporcionam a proteção máxima para o armazenamento e recuperação de dados, tal como o Google Vault.
Mas, o que é o Google Vault e quais são as suas funções?
O Google Vault é uma ferramenta de retenção de dados e auditoria, que realiza buscas de dados e recupera informações. O recurso é um complemento do G Suite nas versões Business e Enterprise e permite reter, guardar documentos, pesquisar e exportar dados de acordo com as necessidades de retenção e e-discovery da empresa.
De forma clara e objetiva, com o Google Vault você poderá:
- Consultar arquivos no Google Drive: consulte as contas do Google Drive do seu domínio de acordo com cada usuário, data, palavra-chave ou unidade organizacional, por exemplo. Os resultados incluirão diversos tipos de arquivos, como DOCX, PDF, JPG, etc.
- Pesquisar e arquivar e-mails e bate-papos: similar à função anterior, está a pesquisa de e-mails e bate-papos. O Google Vault permitirá que você pesquise e-mails, o histórico de conversas do Google Hangouts em todas as contas do seu domínio. Com a ferramenta é possível recuperar arquivos e emails, por tempo indefinido, mesmo após anos da criação ou exclusão.Além disso, o aplicativo possibilitará o arquivamento das informações conforme suas próprias regras, ou seja, é possível organizar os dados da maneira que preferir. Essas funcionalidades só estarão disponíveis para o administrador da conta.
- Definir guardas de documentos: o Google Vault conta com uma funcionalidade de guarda de documentos. O recurso ajuda a preservar os e-mails e bate-papos de forma permanente. Dessa forma, atende às exigências de retenção, assim como obrigações regulatórias e de mercado.
- Exportar arquivos: outra função interessante é a exportação dos arquivos. Nesse sentido, todos os registros do Google Drive poderão ser exportados da nuvem para outros formatos.
- Solicitar relatórios de auditoria: tão relevante quanto a tudo o que já falamos até aqui são os relatórios de auditoria. Com uma simples solicitação, a ferramenta permite acessar todas as atividades realizadas nas ferramentas do G Suite por qualquer usuário. Tais informações podem ser requeridas independente do período de tempo.
Quais são as vantagens de utilizar o Google Vault?
Antes de finalizarmos este artigo, não poderíamos deixar de falar das vantagens de utilizar o Google Vault. Diante das funções acima descritas, podemos destacar os seguintes benefícios:
- segurança de dados reforçada;
- maior facilidade para encontrar as informações;
- melhor controle de e-mails e bate-papos;
- otimização do espaço de armazenamento;
- maior agilidade e eficiência no que diz respeito à exportação dos arquivos.
O serviço é totalmente baseado na nuvem. Isso quer dizer que não precisa instalar, atualizar licenças ou manter o sistema em um computador específico ou data center.
Por fim, vale relembrar que o Google Vault está disponível apenas no G Suite Business e Enterprise. Se você tem o G Suite Basic, pode realizar um upgrade para as versões superiores com o apoio do nosso time de especialistas.
Trabalhamos com planejamento estratégico na gestão da mudança, para preparar equipes e adaptar processos durante a migração para as versões premium da plataforma. Os profissionais da Qi Network podem auxiliar na organização de dados e documentos legados, bem como na realização de backup e adoção de outras medidas e ferramentas de segurança como o Vault.
Para saber mais sobre cada um dos nosso serviços, entre em contato conosco!
Texto publicado originalmente em 24 de outubro de 2017.