Saiba como armazenar documentos confidenciais com segurança

É extremamente importante cuidar da segurança dos documentos confidenciais da sua empresa. Em mãos erradas, eles podem prejudicar a instituição e seus projetos em grandes proporções. Para garantir o crescimento de seu negócio com qualidade e credibilidade, é preciso investir em ações que possam proporcionar maior segurança a esses documentos, prevenindo ataques.

Deseja aprender como guardar os documentos confidenciais com segurança? Confira algumas dicas em nosso artigo!

Cuide de dispositivos eletrônicos

Durante o fluxo de trabalho, a empresa conta com diversos dispositivos eletrônicos, como notebooks e tablets, por exemplo. Eles auxiliam muito no processo, mas também podem oferecer riscos. Portanto, exigem cuidado.

Atualize constantemente os softwares para evitar brechas de segurança, que, dependendo do caso, podem causar problemas graves. Outro dispositivo que merece atenção redobrada é o pendrive, que pode facilmente passar programas e arquivos suspeitos para os computadores da empresa.

Utilize as configurações de segurança do G Suite

O Google oferece diversas funcionalidades de segurança de acesso aos seus documentos. No painel de controle do G Suite, o gestor da conta da empresa pode ativar notificações toda vez em que um documento confidencial é compartilhado com alguém que não faz parte da empresa, por exemplo.

Permite também a modificação de algumas configurações do Google Drive, limitando o acesso de determinados setores a arquivos específicos. Dessa forma, o documento só fica disponível para aquele que pode acessá-lo, de acordo com o administrador da conta.

Efetue a verificação de acesso em duas etapas

Ainda no Google, é possível ativar o mecanismo de verificação de acesso em duas etapas. Para isso, é preciso cadastrar o número do seu celular. Assim, o acesso à sua conta exigirá a utilização de duas senhas.

A primeira é a normalmente utilizada e, a outra, um código enviado por SMS para seu celular. Portanto, sua conta e os documentos confidenciais nela contidos só poderão ser acessados por alguém que saiba essas duas senhas, dificultando o acesso de terceiros.

Armazene seus documentos na nuvem

Vários imprevistos podem comprometer seus documentos confidenciais, como roubos ou falta de espaço no HD. Sendo assim, armazene seus documentos na nuvem. Dessa forma, você não precisa se preocupar em fazer backups dos arquivos e pode acessar os documentos de qualquer dispositivo, seja um computador, celular ou tablet.

Desabilite downloads, impressão e cópia de arquivos

O G Suite permite desabilitar downloads, impressões e cópias de qualquer arquivo. Isso reforça ainda mais a segurança de informações sigilosas, pois permite o compartilhamento dos arquivos e documentos apenas com as pessoas de seu interesse. Essa opção só pode ser ativada pelo dono do arquivo e, para ativá-la, basta acessar o menu avançado.

Mesmo no ambiente virtual, existe uma série de ameaças à segurança da informação das empresas, e isso se torna uma grande preocupação a seus gestores. Mas, na era da tecnologia, há uma grande variedade de recursos que podem garantir a segurança dos documentos confidenciais e apoiar na constante ampliação da credibilidade e da integridade de seu negócio.

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