Como ser notificado quando seu Google Documentos for editado por outro usuário?

Os aplicativos do G Suite da Google permitem criar, editar e compartilhar documentos, planilhas e apresentações de slides com facilidade em seu ambiente corporativo.

Dispensando a necessidade de instalar e atualizar programas, trata-se do pacote de escritório ideal para o dia a dia.

Em algumas situações, é bastante valioso poder contar com notificações quando um arquivo do Google Documentos é alterado depois de compartilhado. Por exemplo, ao enviar um relatório para um colega, pode ser que ele faça modificações e não avise. Você precisa ter uma forma de saber se isso aconteceu no momento certo.

Felizmente, existe uma maneira de ativar essa notificação. Apesar de não ser um recurso nativamente suportado pelo Google Docs, você pode usar uma extensão do próprio serviço para contar com esse recurso. Continue a leitura e saiba como funciona.

Saiba como ativar as notificações no Google Documentos

Você precisa baixar e instalar a extensão ezNotifications for Docs, disponível para o Google Documentos. Para fazer isso, basta seguir até o Google Drive e abrir um documento ou criar um novo. Já com o editor aberto, acesse o menu “Complementos” e escolha “Instalar complemento”. A partir da galeria, busque pelo “ezNotifications for Docs”.

Basta instalar a extensão e autorizar o acesso aos seus arquivos para que ela comece a funcionar. Para acessá-la, volte ao menu “Complementos”, clique em “ezNotifications for Docs” e depois em “Setup notifications”. Na área lateral que surgirá, você pode configurar de que maneira vai receber notificações do documento que está aberto.

Não se trata de uma extensão para Google Chrome, mas para o Google Documentos. Os aplicativos do G Suite suportam a inclusão de recursos extras para oferecer novas funcionalidades aos usuários. Aproveite para conhecer outras opções na loja de extensões que possam ajudar no seu cotidiano.

Ative também no Google Planilhas

Diferentemente do que acontece com o Google Documentos, você não precisa de uma extensão para obter notificações no Google Planilhas. Se você quer ter alertas sempre que alguém editar o seu conteúdo, basta ativar uma configuração bastante simples dentro da interface do aplicativo.

Para fazer isso, abra a planilha que você deseja monitorar. Abra o menu “Ferramentas” e selecione “Regras de notificação”. Uma nova janela vai abrir, permitindo que você especifique em quais contextos e com qual frequência gostaria de receber notificações. Se precisar de alertas instantâneos para toda e qualquer alteração, clique na primeira e na última opção e escolha “Salvar”.

Se quiser desativar essa função, basta acessar a mesma janela e clicar em “Excluir” na regra de notificação criada. Você também tem a possibilidade de editá-la caso deseje alterar as condições de alertas que foram configuradas.

Aproveite essas funcionalidades no seu dia a dia

O papel da tecnologia é ajudar as pessoas a trabalharem de forma mais inteligente, portanto, não abra mão dessas facilidades. Contar com notificações no Google Documentos vai permitir que você fique por dentro de tudo o que está acontecendo com os seus arquivos, proporcionando oportunidades para atuar nos momentos certos.

Ao mesmo tempo, também é necessário aproveitar essa vantagem nativamente ao usar o Google Planilhas. Na próxima vez em que utilizar o aplicativo, lembre-se dessa possibilidade para obter mais produtividade durante o seu trabalho. É possível trabalhar muito melhor em grupo com essa funcionalidade ativa.

Já ficou bastante claro como os recursos do Google são decisivos para a eficiência de uma equipe, não é? Aproveite e baixe o e-book gratuito G Suite Business e Enterprise para saber mais sobre como trazer essas vantagens para sua empresa.