Como a automatização de processos promove a inovação na Auto Avaliar

A Auto Avaliar, empresa brasileira do ramo automotivo, decidiu migrar para o Google Workspace para otimizar suas atividades, reduzir o retrabalho e incentivar a colaboração entre seus funcionários. Com o apoio da Qi Network, a companhia desenvolveu uma nova solução de automatização de processos que lhe permitiu não só superar seus desafios, como criar uma cultura de inovação.

Neste post, entenda como se deu a implantação da nova aplicação, entenda como era a situação antes, os desafios enfrentados, soluções adotadas e os principais resultados.

Como era a situação antes da automatização de processos

Antes de implantar a solução para automatização de processos, a Auto Avaliar não tinha um fluxo padrão de utilização e compartilhamento de documentos e informações. Cada departamento — e, muitas vezes, cada colaborador —, usava as ferramentas que tinha mais familiaridade. Dessa forma, se mais pessoas estivessem trabalhando num mesmo projeto, só era possível acessá-lo e editá-lo depois que outro funcionário trabalhasse nele, o que tornava o processo moroso.

O preenchimento de documentos para novos clientes também era feito de modo manual. O arquivo de um cliente já cadastrado era copiado para servir como modelo, e então editado com os dados do novo cliente. Depois disso é que o documento era encaminhado para os responsáveis pela continuidade do processo.

Outro problema da ausência de um conjunto de soluções de colaboração padronizado, estava no uso do e-mail. O time de suporte, por exemplo, usava um único endereço, o que causava muitos problemas, como não saber quem tinha respondido o cliente e se o problema tinha sido resolvido.

Diante desses desafios, a empresa percebeu a necessidade de definir novos processos.

“Nós entendemos que era preciso mudar processos, aumentar a colaboração e definir ferramentas para serem usados por todos da empresa”, afirma Cláudio Virginelli, Coordenador de Projetos da Auto Avaliar.

A saída encontrada para essas questões, foi procurar a Qi Network para auxiliá-los na adoção de ferramentas na nuvem e no desenvolvimento de uma solução para automatizar processos.

Desafios para implementação da automatização de processos

Mudanças dificilmente são bem recebidas por colaboradores que não veem com bons olhos “mudar o que já está dando certo”. Como a Auto Avaliar estava apresentando crescimento no mercado, muitos entenderam que seus processos não poderiam ser melhorados.

“Todos ficaram apreensivos quando foi apresentada essa oportunidade de migração para uma nova plataforma de colaboração. As pessoas não conseguiam conceber como editar um único documento de forma compartilhada e simultânea. Elas gostavam de editar o documento, enviar para outras pessoas e recebê-lo de volta”, revela Rogério Alves, CDO da Auto Avaliar.

Por isso, foi preciso realizar onboardings, treinamentos e reuniões de imersão com o apoio da Qi Network. Todos puderam participar, ter contato com as ferramentas colaborativas do Google Workspace e entender os benefícios proporcionados. O fato dos produtos serem integrados também contribuiu muito para a aceitação da mudança e o engajamento dos colaboradores.

“A integração dos produtos do Google Workspace, percebida nos treinamentos com a Qi Network, ajudou a consolidar essa mudança. Nos deu liberdade para repensar alguns processos e otimizar isso de forma bem acelerada.”, afirma Rogério Alves.

Depois disso, o caminho ficou aberto para o desenvolvimento de uma nova solução para automatização de processos. A Qi Network precisou primeiro entender a cultura da Auto Avaliar, compreender como seus processos eram realizados e, finalmente, apresentar uma ferramenta para otimizá-los.

Principais soluções adotadas

Diversas ferramentas do Google Workspace passaram a fazer parte do dia a dia dos colaboradores da Auto Avaliar. O Gmail integrado à Agenda, por exemplo, tornou-se fundamental para conferir a disponibilidade das pessoas e marcar reuniões com agilidade, inclusive com envio do link para a videoconferência (Meet) junto com a notificação do agendamento por e-mail.

Meet, Documentos, Keep, Planilhas, Chat, Drive, Formulários e Apresentações, são outras ferramentas utilizadas por toda a empresa, que impulsionaram o estabelecimento de uma nova cultura interna, mais colaborativa e produtiva.

Além disso, as ferramentas em nuvem geram muito mais segurança para a empresa, uma vez que os dados deixaram de ser armazenados em servidores físicos — equipamentos muito vulneráveis — e passaram a ser alocados na nuvem, um ambiente seguro, escalonável e de alta disponibilidade.

Leia também: Como a infraestrutura do Google garante a segurança na nuvem

Uma solução desenvolvida com base no Google Workspace

Para eliminar tarefas manuais que ocupam muito tempo de profissionais — impactando na produtividade e na limitação da capacidade de inovação da empresa —, Qi Network e Auto Avaliar desenvolveram uma solução para automatização de processos com base em três produtos do Google Workspace: Formulários, Drive e Gmail.

A aplicação simplifica o processo de criação de documentos e reduz o tempo dos colaboradores na realização dessa atividade. Baseada nas respostas inseridas no formulário Google criado pelo time comercial para capturar dados do cliente, a solução tem como principal objetivo reduzir o fluxo de trabalho do setor de vendas, que até então era de 30 dias.sua cultura e implantar novos processos.

Ao preencher e enviar as respostas do formulário, a aplicação cria os documentos necessários dentro da estrutura de pastas do Google Drive — de acordo com templates pré definidos—, em uma pasta com nome do cliente, e compartilha os documentos criados com os responsáveis pela continuidade do processo. Quando isso é feito, uma notificação é enviada por e-mail para os envolvidos.

Com essa solução, a equipe de vendas da Auto Avaliar conseguiu reduzir pela metade o seu fluxo de trabalho. Agora, é possível fechar um faturamento em 15 dias.

Principais resultados nos processos

A migração para o Google Workspace e a criação de uma nova solução para automatização de processos, produziram ótimos resultados para a Auto Avaliar.

Confira os principais resultados:

• Eliminação do retrabalho e das atividades manuais;
• Geração automática de documentos dentro de uma estrutura organizacional pré-definida;
• Otimização dos processos;
• Facilidade na comunicação interna;
• Aumento da colaboração e da produtividade dos colaboradores;
• Redução de custos.

Mas os ganhos se refletem também no ganho de tempo para os profissionais. Estes agora podem se dedicar a atividades estratégicas para empresa e dar continuidade ao processo de inovação.

Aliás, após a experiência positiva com o Google Workspace, a Auto Avaliar passou também a rodar softwares no Google Cloud Platform e aproveitar ferramentas como o BigQuery, que permite a integração, consolidação e análise de dados em tempo real, facilitando a visualização dos dados em dashboards para agilizar a tomada de decisão.

Leia também: Tomada de decisão: como utilizar a inteligência de dados para impulsionar o seu negócio

Conclusão

A automatização de processos promove a inovação em empresas de qualquer tamanho e setor, e é cada vez mais importante para se manter no mercado. Mas para adotar e desenvolver as soluções ideais para o seu negócio, procure especialistas no assunto, como a Qi Network.

A Qi Network é parceira Premier do Google no Brasil, especialista em Produtividade e Segurança, Inteligência de Dados e Modernização da Infraestrutura.

Podemos auxiliar sua empresa na migração para o Google Workspace e também no desenvolvimento de novas soluções que permitam:

• Automatizar processos e integrar recursos;
• Desenvolver extensões para o Google Workspace;
• Otimizar fluxos de trabalho;
• Integrar sistemas externos ao Google Workspace;
• Implementar Políticas de Segurança e Compliance;
• Garantir Auditoria e Controle de acessos aos documentos da empresa;
• Implementar soluções para evitar o vazamento de dados.

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