Como um chatbot pode melhorar a produtividade das equipes?

Guest Post – por Renata Dias Ferreira da Take.

Organizar o dia, agendar reuniões, buscar informações. Nosso dia a dia no trabalho inclui algumas micro atividades que, apesar de essenciais, demandam muito tempo. Assim, quanto mais ágeis e práticas elas se tornarem, mais tempo a pessoa terá para trabalhar em suas responsabilidades-chave, o que pode melhorar a produtividade das equipes de maneira considerável.

Mas como fazer isso? Que tal utilizando uma interface muito simples — a conversa? Com um ou mais chatbots, é possível realizar a maioria dessas pequenas atividades de maneira ágil, sem tomar muito tempo da concentração do funcionário.

Confira agora o que essa nova tecnologia pode fazer pela produtividade das equipes na sua empresa:

Mas, primeiro: O que é um chatbot?

De maneira simplificada, chatbots são sistemas de comunicação automática que funcionam dentro de aplicativos de troca de mensagens, como o Slack e o Google Allo. Eles permitem que o usuário acesse informações ou serviços online por meio de uma conversa automatizada e multimídia.

Exemplo de chatbot – Fonte: Isil Uzum

E como melhorar a produtividade das equipes com um chatbot?

Existem diversas aplicações de um chatbot que podem aprimorar a produtividade das equipes. Dê uma olhada:

Gestão de atividades e entregas

Dentro de uma conversa com toda a equipe, um chatbot pode ajudar o líder a designar tarefas específicas e prazos para cada funcionário, que podem ser imediatamente inseridos ou atualizados no software de gestão de atividades da empresa.

Por exemplo, se sua empresa usa o G Suite, conjunto de soluções corporativas do Google, é possível integrar o chatbot ao Gmail para que ele envie um e-mail a cada nova atividade (ou atualização), ou que ele acrescente itens à lista de tarefas.

Base de informações úteis

Qual é a senha de wi-fi da sala de reuniões? Como utilizar o PABX? Qual o ramal do diretor de Operações? Essas informações são essenciais para facilitar a rotina dos funcionários, e nem sempre elas estão a fácil alcance. Nesse caso, um chatbot simples de FAQ pode ajudar a equipe a encontrar de maneira rápida e simples as respostas para suas dúvidas mais frequentes sobre a empresa.

Marcação de reuniões

Sim, é possível marcar uma reunião dentro de uma conversa via chat! Com um chatbot integrado a uma ferramenta de planejamento de atividades — como o Google Agenda — a equipe pode pesquisar por horários disponíveis, encontrar uma sala e reservar um horário na agenda de todos os participantes, ou de cada um individualmente. Não é necessário retornar ao calendário e marcar o horário manualmente.

Além disso, cada funcionário pode configurar alertas na conversa e receber lembretes de cada reunião dentro do próprio chatbot! Também é o canal perfeito para a equipe fazer os alinhamentos necessários antes da própria reunião.

Organização diária

Gerenciar o tempo entre atividades durante o dia, semana e mês é um grande desafio. Mas ele pode ficar mais simples com apoio de um assistente digital (ou seja, um chatbot pessoal!).

O chatbot pode registrar novas atividades, alertar sobre reuniões e prazos e trazer informações úteis — como o trânsito na região e o clima, por exemplo! Ele puxa essas informações de fontes como o Google Maps.

Outra funcionalidade bastante útil é a configuração de relatórios diários. O bot pode te enviar, no início do dia, um resumo de tudo o que você tem programado na agenda para aquele dia. Ao fim do dia, ele pode te enviar uma mensagem com o que você de fato realizou e o que ficou pendente. Fica bem mais fácil acompanhar o andamento das demandas dessa forma.

Cadastros em eventos internos ou votações

Em empresas com muitos funcionários, abrir inscrições para treinamentos internos e/ou fazer uma votação podem ser processos bem trabalhosos — a menos que você possua um chatbot.

O líder ou profissional responsável pelo evento interno pode mandar uma mensagem com o convite em uma conversa que inclua todos os funcionários da empresa. Assim, o chatbot registra a presença (ou não) de cada funcionário em uma planilha online (utilizando o Google Planilhas, por exemplo), atualizada em tempo real.

Em caso de votações, a mesma lógica se aplica: o chatbot registra os votos de cada funcionário dentro da conversa e os transfere para uma planilha. A opção vencedora pode ser anunciada dentro da própria conversa, informando-a a todos os votantes.

Essas são apenas algumas das possibilidades de utilizar um chatbot para aprimorar a gestão de equipes. Eles ainda podem contribuir com uma série de processos — tudo depende da imaginação dos líderes (ou da empresa terceirizada responsável pelo chatbot) e do software que a organização utiliza em seu dia a dia.

Confira mais informações no blog Chatbots Brasil! Se tiver mais alguma dúvida, eu e a Take também está à disposição!

Sobre a Autora

Renata Dias Ferreira

Analista de marketing na Take e gerencia o blog Chatbots Brasil. Apoiou e acompanhou o desenvolvimento de chatbots de engajamento e vendas na Take, com destaque para o Take.Bot.