Entenda a importância de usar ferramentas colaborativas na empresa

Em um mundo conectado, as empresas que conseguem superar as limitações geográficas e temporais certamente se mostrarão mais competitivas do que as suas concorrentes. É cada vez mais importante desenvolvermos maneiras eficientes para compartilharmos as informações e o conhecimento. Para realizar essas tarefas, tem sido muito comum a adoção das ferramentas colaborativas na empresa. 

Mas, afinal, o que são essas ferramentas e quais são os seus benefícios para uma organização? Responderemos essas e outras perguntas neste post. Confira!

Colaboração: o novo modelo de trabalho adotado pelas grandes empresas

O termo colaborativo tem se mostrado cada vez mais presente nas discussões, tendências e no mindset global, seja por meio da economia, da educação ou do trabalho. Ter uma vida em que um colabora com o outro é o novo modelo de sociedade que as pessoas procuram para conquistar mais harmonia em suas rotinas.

Em relação ao mercado de trabalho, a colaboração não influencia apenas nos ganhos econômicos do negócio, mas também é vista como uma característica positiva no perfil dos colaboradores. 

Um relatório desenvolvido pelo LinkedIn sobre as tendências no mercado de trabalho para os próximos anos coloca as soft skills como principais diferenciais que as empresas tem procurado nos profissionais. Soft skills são habilidades comportamentais, como empatia, criatividade e principalmente, capacidade de colaboração

De acordo com o levantamento, 91% dos especialistas entrevistados destacaram essa característica como fundamental para o profissional do futuro.  “À medida que a automação e a inteligência artificial continuam a remodelar setores, empresas e profissões, as fortes habilidades sociais — a única coisa que as máquinas não podem substituir — estão se tornando absolutamente vitais”, diz o relatório.

Para 92% dos entrevistados na pesquisa do Linkedin, as soft skills têm tanta importância quanto as habilidades técnicas de um profissional e 80% afirma que essas características são importante para o sucesso das empresas. 

O uso da tecnologia será fundamental para proporcionar maior interação entre colaboradores e até robôs. A pesquisa Tech is Human: O Futuro do Trabalho mostra que, para um futuro híbrido e mais eficiente, será necessário a colaboração entre robôs e humanos. “As máquinas aprendem colaborando com as pessoas ao seu redor e, se não conseguirem resolver um problema, simplesmente pedem ajuda ao humano mais próximo”, explica o estudo.

 

Entenda como a Inteligência Artificial pode ajudar empresas a serem mais eficientes 

As ferramentas colaborativas

Uma ferramenta, software ou aplicativo colaborativo tem com principal finalidade o compartilhamento de arquivos de trabalho entre duas – ou mais – pessoas que desenvolvem uma tarefa em comum. Por esse motivo, precisam da colaboração para melhorar o rendimento ou aumentar a produtividade.

Plataformas como o G Suite, oferecem uma série de soluções, como:

  • Acompanhamento do fluxograma e do orçamento de uma organização: é possível usar o recurso Agendas para definir as tarefas que devem ser realizadas, determinar os responsáveis por cada uma, principalmente quando há mais de um envolvido. Vendedores, por exemplo, podem usar essa solução para organizar o atendimento e as visitas aos clientes. Em relação às planilhas, é possível utilizar as Planilhas para criar arquivos compartilhados ou anexar planilhas já existentes na nuvem. 
  • Criação de formulários e comunicados internos: os formulários podem ser criados pelo Google Forms e enviados para grupos de equipes ou de forma individual pelo Hangouts. O envio de outros formatos de comunicados também pode ser compartilhado por essa ferramenta. 
  • Compartilhamento do aprendizado e edição simultânea de textos: com o Google Docs os profissionais podem criar documentos com informações relevantes, conteúdos de treinamentos, apresentações etc., e compartilhar com outros colaboradores.

É por conta disso que existem empresas como a Qi Network, que desenvolvem soluções personalizadas em G Suite para o ambiente corporativo. Assim, é possível  oferecer serviços que fazem um acompanhamento completo. São recursos que realizam desde a migração de dados para um Gmail corporativo, até o oferecimento de um suporte técnico, proporcionando maior segurança para as empresas que  adotam seus sistemas de colaboração.

Os benefícios das ferramentas colaborativas na empresa

Ao utilizar um sistema colaborativo de qualidade, o gestor perceberá uma série de benefícios que afetam não só a produtividade e os custos da empresa, como a própria cultura e o comportamento dos colaboradores. 

Isso porque, ao simplificar os mecanismos de colaboração e comunicação, o gestor proporciona um ambiente mais estimulante para o trabalho em equipe e a interação entre os colaboradores. A seguir, destacamos as 7 vantagens que podem ser percebidas com essas aplicações!

1. Redução de custos

A primeira grande vantagem de adotar um sistema colaborativo é a redução de custos. O uso de aplicativos apropriados ajuda a diminuir as despesas geradas com a manutenção de equipamentos ligados à comunicação, com o licenciamento de softwares ou a aquisição de hardwares para este fim.

Outra vantagem é fortalecer a segurança da informação (algo que tem saído caro para as grandes empresas) e até mesmo contribuir para uma redução nos gastos com a retenção dos colaboradores.

2. Facilidade de uso

Outro grande benefício obtido ao se adotar as ferramentas colaborativas na empresa é o fato de que elas podem ser facilmente manipuladas por qualquer um e, por isso, são bastante democráticas e estimulantes. Quando falamos das ferramentas colaborativas elaboradas pelo Google, essa facilidade é ainda maior, afinal, a empresa é reconhecida por desenvolver serviços intuitivos.

Além disso, caso enfrente qualquer problema de adaptação, é possível contar com treinamentos especiais, destinados exclusivamente para pessoas com pouca experiência nesse tipo de programa.

3. Reforço da cultura do trabalho em equipe

A empresa que usa um sistema colaborativo está criando uma estrutura que certamente vai gerar impactos positivos na cultura organizacional, principalmente nos aspectos ligados ao trabalho em equipe e à integração entre colaboradores.

Um dos motivos para isso é o fato de que as ferramentas atualmente disponíveis, como vimos, são bastante fáceis de usar. Assim, os colaboradores não se sentem desestimulados a utilizá-las e desenvolvem melhor o trabalho em equipe. 

Além disso, como podem ser utilizadas em qualquer momento e lugar, é possível promover a integração de diversas equipes, estejam elas em campo ou na própria empresa.

4. Acompanhamento em tempo real

Como vimos, são muitas as finalidades das ferramentas colaborativas na empresa: podemos utilizá-las para a comunicação em vídeo ou, simplesmente, para compartilharmos uma agenda coletiva, com as tarefas de cada um dos colaboradores. 

A grande vantagem, no entanto, é que todas essas atividades podem ser realizadas, editadas e monitoradas em tempo real, por qualquer um dos envolvidos. Isso melhora a qualidade da tomada de decisões, uma vez que elas serão realizadas de maneira tempestiva, além de dinamizar todo o processo produtivo.

5. Versatilidade e mobilidade

Essas são duas características importantes das ferramentas colaborativas, principalmente aquelas desenvolvidas com base no G Suite. Não importa o dispositivo que o colaborador está usando (tablet, smartphone, notebook ou PC), ele terá acesso às informações necessárias para desenvolver suas atividades e poderá participar de cada decisão do grupo. 

Caso precise acessar algum arquivo e editá-lo em tempo real, enquanto conversa com o cliente, por exemplo, ele terá total liberdade para fazer isso até mesmo no celular.


6. Segurança em sentido amplo

A segurança das informações e dos dados é algo cada vez mais importante para as empresas e, por conta disso, muitas delas investem pesado nisso. No entanto, sistemas colaborativos do Google, por exemplo, oferecem segurança por 24 horas, permitindo também o controle do acesso aos arquivos de acordo com as necessidades do gestor.

Além disso, por conta do Google garantir funcionamento contínuo dos seus serviços, é quase impossível perder dados ou informações relevantes, que podem gerar impactos para o seu negócio. A empresa terá segurança garantida em todos os aspectos possíveis e o gestor ainda economiza bastante com esse tipo de proteção.

7. Aumento da produtividade

Melhoria do trabalho em equipe, versatilidade e mobilidade, acompanhamento em tempo real, compartilhamento de documentos e arquivos. Na prática, são uma série de benefícios oferecidos pelas ferramentas colaborativas e não é preciso explicar que todos eles convergem para uma melhoria substancial na produtividade de uma empresa, certo?

Com o acesso às informações e os documentos democratizados e facilitados, a organização tem tudo o que precisa para impulsionar a sua produtividade e garantir que seus processos internos sejam otimizados, principalmente àqueles ligados à comunicação e à integração de equipes.

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Publicado originalmente em 11 novembro 2015.

 



Rômulo Martins

Rômulo Martins

Rômulo é Diretor de Marketing da Qi Network, empreendedor por natureza, estrategista por vocação e entusiasta do Inbound Marketing.