3 regras do e-mail corporativo que todo gestor precisa saber

O e-mail, uma das principais formas de comunicação das empresas, ganha destaque por se tratar de um canal bastante procurado pelos clientes para obter informações e negociar produtos e serviços, bem como por representar parte da imagem que a organização passa a seu público consumidor.

Por isso, investir em um modelo de e-mail corporativo eficaz com o objetivo de enviar mensagens com um ar mais profissional é o primeiro passo para que se obtenha o máximo de sucesso com essa ferramenta. E isso requer a observação de algumas regrinhas básicas.

Quer saber o que é importante seguir na hora de enviar seus e-mails e quais são os fatores que devem ser levados em conta para que suas mensagens passem confiança e seriedade na medida certa para a imagem da empresa? Então confira nosso post:

Tenha um domínio próprio

Talvez essa não tenha sido a intenção desde o começo, mas, conforme a empresa vai crescendo, dá para notar a necessidade e vantagem de se investir nesse detalhe. Criar seu próprio e-mail — como voce@suaempresa.com — é algo que, de início, já é capaz de conferir maior credibilidade às atividades da organização, passando a noção de que ela é mais bem estruturada e capacitada para atendê-lo, comprometendo-se a investir nos negócios.

Em seguida, utilize a mesma premissa para subdividir endereços eletrônicos que levem o nome da empresa de acordo com setores — como rh@suaempresa.com ou vendas@suaempresa.com e diretoria@suaempresa.com —, a fim de passar ao cliente uma ideia de organização e preparação para atender às mais diferentes demandas dos clientes. Com isso você facilita a resolução de problemas e o encaminhamento de assuntos específicos a cada área de atuação, o que garante maior satisfação dos clientes e confiança de que terão suas solicitações devidamente tratadas.

Mesmo que sua companhia ainda seja pequena, essa medida desperta no cliente a segurança e a sensação de ter seu pedido direcionado ao departamento correto, dando a impressão de atendimento diferenciado.

Trabalhe sua marca nos e-mails

Tão importante quanto ter seu domínio próprio é reforçar sua identidade visual e seus conceitos nos e-mails, o que pode ser feito por meio da inclusão de assinaturas personalizadas, que levem o nome da empresa, seu logo e seu slogan, por exemplo. Em resumo, tudo precisa refletir a cultura organizacional da empresa.

Da mesma forma, incluir outros dados para contato e novas formas de realizar essa aproximação em meio digital — como Hangouts e redes sociais — ajuda a disseminar os canais de comunicação da empresa e a mostrar ao cliente novas formas de interagir com a marca. E isso é essencial, já que, às vezes, há meios mais adequados para esclarecimentos de dúvidas, compartilhamento de informações e apresentação de soluções do que o e-mail em si. Assim, mostrar esses novos caminhos para seu público pode ajudar a reduzir os problemas que surgem devido aos limites de cada ferramenta e também a mostrar que sua empresa está sempre disponível para atendê-lo, nos mais diferentes meios.

Por ser um contato realizado virtualmente, o e-mail precisa trabalhar conceitos que reflitam sua marca e sua imagem sempre de forma positiva, para conquistar a confiança de seus clientes ainda que não se trate de negociações presenciais.

Aposte em soluções integradas

Você sabia que incorporar seu e-mail corporativo a um pacote de serviços integrados pode fazer toda a diferença? Ao migrar seu Gmail para uma versão corporativa, é possível turbinar a comunicação da empresa, agregar maior valor ao marketing e usufruir de mais espaço de armazenamento e de um maior controle dos dados enviados e recebidos via e-mail.

Assim se pode rapidamente dar continuidade a cada demanda de mensagem, encontrar mais facilmente os arquivos necessários para encaminhar a seus destinatários, dar sequência a negociações on-line que estejam sendo feitas com a ajuda dessa ferramenta sem se perder em meio às informações nem passar um ar de dispersão ao cliente, além de se ter a possibilidade de acessar seus e-mails de forma prática e com mobilidade, já que é possível integrá-los também a dispositivos móveis, o que aumenta a disponibilidade e a colaboração de equipes para dar conta de responder a cada cliente corretamente e em tempo hábil.

E tudo isso com confiança e segurança, inclusive configurando permissões de acesso e customizando demais ferramentas que auxiliem no envio de mensagens automáticas, por exemplo — para quando um dos integrantes da conta não estiver disponível, o que pode ajudar a nortear o envio de mensagens a outros responsáveis —, a sincronização com a Agenda — para resolver pendências dentro do prazo e garantir tempo de resposta aceitável e satisfatório a seus clientes —, além da utilização de marcadores e outros critérios que o ajudarão a gerenciar seu e-mail corporativo da melhor forma possível, sempre buscando responder os clientes com bastante prestatividade e agilidade.

Viu como medidas simples podem resultar em melhor reputação para sua empresa? Se seu cliente percebe toda essa organização, saberá que você tem uma gestão diferenciada e um sistema competente para organizar dados e trabalhá-los da melhor forma possível. E isso, claro, além de agilizar a resolução de demandas e facilitar o atendimento aos clientes via e-mail, passa uma ótima imagem de empresa comprometida e estruturada.

E você, já possui um domínio próprio ou utiliza ferramentas integradas para aproveitar melhor esse sistema de comunicação? Comente aqui e compartilhe suas experiências e impressões conosco!