5 motivos para sua empresa fazer a digitalização de documentos

A digitalização de documentos para armazenamento em ambientes virtuais é cada vez mais comum em diversas empresas. Por meio de ferramentas específicas, cria-se a possibilidade de concentrar toda a papelada e registros em um único local: a nuvem.

Além da questão da sustentabilidade, a transformação de documentos físicos em arquivos digitais é atrativa porque pode ser aproveitada por qualquer modelo de negócio.

Mas se você ainda tem dúvidas, separamos alguns motivos pelos quais diversas companhias adotaram esse recurso, bem como seus benefícios, que podem te ajudar a tomar uma decisão.

Confira, a seguir, 5 motivos para sua empresa fazer a digitalização de documentos:

1. Economia de recursos

Em qualquer empresa, manter documentos em papéis gera custos consideráveis, que não se limitam ao valor de impressão. Para mantê-los seguros e organizados, é necessário, também, investir em equipes de funcionários, para que eles se responsabilizem pela manutenção dos arquivos.

Com a digitalização, todas as informações e dados importantes são mantidos em um único ambiente, sem gerar custos mensais com papel e pessoal específico. Assim, a empresa pode usar essa economia em novos investimentos.

2. Economia de espaço

Independentemente do porte, boa parte das empresas possuem um grande acervo de documentos. Mantidos em papel ao longo dos anos, a tendência é que esses materiais se acumulem em inúmeras pilhas, muitas vezes mantidas dentro de salas e armários.

Ao optar pela solução da digitalização, todos os espaços físicos utilizados para o armazenamento de documentos ficam livres e, consequentemente, mais organizados. Nesse sentido, as salas extras podem ser aproveitadas para qualquer outra atividade importante da empresa, ou mesmo para novas atividades.

3. Segurança potencializada

Como tudo o que é físico, os documentos em papel estão sujeitos a danos e avarias, que podem ser causados por inúmeros motivos. Se em algum momento a empresa é atingida por um incêndio, enchente ou permite o acesso de indivíduos não-autorizados, é possível que venha a sofrer perda de dados importantes.

Em um sistema digital, o risco só existe se alguma pessoa conseguir ter acesso às pastas e planilhas armazenadas na rede. Ainda assim, todos os documentos mantidos na nuvem são protegidos por senhas e contam com serviço de backup, podendo ser recuperados facilmente em caso de problemas.

4. Agilidade de busca

Em uma sala cheia de pastas físicas, a missão de encontrar um documento tende a ser demorada e faz com que o funcionário perca tempo precioso em uma única tarefa. Se essa situação ocorre na presença de um cliente, o prejuízo também se estende para a credibilidade da empresa, que acaba perdendo em eficiência e resultados.

Ao transferir dados e arquivos para a rede digital, você consegue organizar todos os materiais em pastas e categorias. Com estas ferramentas, a busca por um documento específico — nome, data, código — é facilitada, agilizando a identificação para consulta dentro da empresa.

5. Acesso remoto

Quem conta com o armazenamento tradicional não tem muita escolha: é preciso manter todos os arquivos protegidos dentro de uma sala específica. Sendo assim, uma simples consulta demanda que o interessado se dirija até o ambiente da empresa.

Por meio da nuvem, é possível acessar documentos importantes a partir de qualquer lugar, a qualquer momento. Para isso, basta dispor de um computador, tablet ou celular e usar a senha de acesso ao sistema. A vantagem se estende para todos os colaboradores, que contam com flexibilidade para manipular documentos mesmo longe do ambiente de trabalho.

Considerando que cada vez mais empresas buscam economizar recursos sem perder a produtividade, fica claro que a digitalização de documentos é uma mudança essencial para o sucesso de futuros negócios.

E aí? Pronto para fazer sua empresa evoluir e otimizar a gestão de dados? Então confira também as melhores ferramentas de armazenamento na nuvem e aprimore ainda mais os seus conhecimentos!