Redija o e-mail empresarial perfeito (e fidelize os clientes!)

Hoje em dia, trabalhar em uma empresa significa ter de lidar com um grande volume de informações. Saber utilizar o e-mail empresarial em favor de bons resultados, pensando sempre na transmissão da mensagem da melhor forma possível, na consolidação de uma imagem positiva da empresa e, consequentemente, na fidelização dos clientes é imprescindível nos tempos atuais.

Redigir um bom e-mail profissional é fundamental para os gestores que procuram construir melhores relacionamentos com clientes, parceiros e colaboradores e, nesse contexto, algumas dicas fundamentais devem ser observadas. Acompanhe quais são os elementos que merecem atenção especial ao se escrever um e-mail empresarial.

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A saudação

Um e-mail empresarial é muito diferente de uma conversa com amigos e pede certo nível de formalidade. Isso já começa na saudação, ou seja, no cumprimento inicial. A menos que seja alguém com quem você tenha bastante intimidade, procure utilizar saudações respeitosas como “prezado” ou “caro” – esse cuidado faz toda a diferença na forma como o seu e-mail vai ser percebido.

O português

Respeitar a gramática e a ortografia é fundamental. Um e-mail que contenha muitos erros pode passar uma imagem indesejada de desleixo e falta de consideração com o destinatário. Por isso, é sempre recomendável uma boa revisão antes do envio.

O tom

Cada empresa, a depender da área de atuação, do clima organizacional e dos próprios objetivos, tem um tom e uma linguagem. É importante que o e-mail empresarial esteja em harmonia com a postura da empresa, mas sempre lembrando que os destinatários, muitas vezes, são o público externo – por isso, o profissionalismo, a gentileza e a objetividade são sempre os melhores caminhos.

A assinatura

A assinatura de e-mail é fundamental no ambiente organizacional. Ela deve trazer todos os seus dados de contato, bem como a marca e o site da empresa, informações essenciais para que clientes e parceiros possam estreitar as relações com a sua empresa. Além de facilitar a rotina de quem deseja contatar você, essas informações conferem mais credibilidade e profissionalismo ao e-mail.

O domínio

Lembre-se sempre: o e-mail empresarial é assunto da organização. É fundamental não misturar os assuntos tratados ali com a sua conta pessoal e sempre (sem exceções) utilizar a conta da empresa para o envio de mensagens corporativas.

Isso é importante, inclusive, porque e-mails empresariais são documentos da empresa e, assim, devem estar todos organizados e arquivados sob o mesmo endereço – um e-mail personalizado.

O assunto

Em um contexto em que recebemos cada vez mais e-mails, ser objetivo e preciso na descrição do assunto é fundamental, uma vez que permite que o destinatário verifique a urgência do comunicado e o classifique em sua lista de prioridades. Uma boa definição de assunto é fundamental, também, para otimizar os mecanismos de busca dentro do próprio e-mail.

A quantidade

Gastamos aproximadamente 25% do nosso dia de trabalho respondendo e-mails. Nesse cenário, ninguém quer ser lembrado como aquele que envia uma quantidade imensa e desnecessária de e-mails, não é mesmo? Por isso, antes de enviar um comunicado, avalie a sua real necessidade e procure ser bem direto em seus objetivos, otimizando a rotina e os processos de todos os envolvidos.

Agora que você já sabe o que é fundamental para redigir um e-mail empresarial perfeito, é só ter em mente essas dicas no dia a dia da sua empresa – e observar resultados cada vez melhores na sua comunicação.

Para saber mais sobre o assunto, consulte o nosso artigo sobre como usar o e-mail empresarial de forma mais eficiente!