O que é o Team Drive e como ele pode ajudar equipes em projetos?

Focado em garantir a produtividade e o dinamismo na troca de informações entre equipes de uma empresa, o Google aperfeiçoou sua ferramenta de nuvem, adicionando o Team Drive ao seu já consolidado Google Drive.

No post de hoje, vamos apresentar para você as funcionalidades dessa nova aplicação e como ela pode ajudar na coordenação dos membros de um departamento ou projeto. Confira a seguir!

Centralização de arquivos de projetos

Ao criar um novo diretório de Team Drive, cria-se uma nuvem em comum entre usuários. Pode-se adicionar um time já existente no G Suite ou usuários individuais, conforme a melhor designação que sua empresa colocar em prática.

O Team Drive, diferentemente da funcionalidade até então oferecida pelo Google Drive de permitir edição conjunta de arquivos, vai além. Ele permite o acesso a todos os arquivos da pasta por todos os membros da equipe, e, dependendo dos privilégios de acesso, também possibilita edição, exclusão e comentários.

Esse tipo de pasta é extremamente útil para o armazenamento de arquivos de departamentos distintos dentro da empresa, bem como para projetos em andamento que demandem a análise e edição de vários arquivos por toda a equipe.

Além disso, a utilização adequada do Team Drive pode diminuir a curva de aprendizagem de novos membros ao disponibilizar a eles documentos de instruções, briefings, históricos e uma visualização geral do andamento do projeto em um só lugar.

Segurança de dados

Um dos grandes diferenciais que a serem considerados em relação aos produtos Google é a segurança que seus aplicativos oferecem aos dados dos usuários.

O Google Drive, e seu componente Team Drive, consequentemente, estão resguardados pelas conhecidas camadas de segurança oferecidas pelo Google.

Armazenamento de informações em data centers bem desenvolvidos e criptografia de dados são alguns dos recursos empregados para garantir essa segurança a mais.

Além disso, os arquivos do Google Drive são visíveis apenas pelos próprios usuários, e, por se tratar de um sistema de nuvem, são disponíveis para acesso em outros dispositivos. No Team Drive, além disso, quando um usuário sai ou é retirado da equipe, os arquivos que carregou na pasta continuam lá.

Portanto, há risco mínimo de perda de dados e acessos não autorizados aos arquivos da equipe.

Arquivos certos para as pessoas certas

Ao configurar, no Team Drive, os privilégios de acesso para os membros da equipe, pode-se determinar hierarquias entre os membros do projeto. Garante-se, assim, o máximo de organização durante sua execução, gerenciando permissões para editar arquivos e apenas visualizá-los, por exemplo.

É possível compartimentalizar praticamente todos os arquivos de departamentos de uma empresa com o Team Drive, também. Ao criar uma pasta para um departamento e designar a equipe desse departamento, outros usuários não terão acesso aos arquivos.

O Team Drive também inclui uma ferramenta bastante desenvolvida de machine learning que ajuda na navegação e busca de arquivos, o Quick Access.

Ele coordena informações de aplicativos Google, como calendário e o histórico de interações do Drive, por exemplo, para sugerir arquivos importantes para uma determinada tarefa, priorizar arquivos compartilhados com determinada pessoa ou tipos de arquivos acessados em determinadas horas do dia.

O machine learning que, no Gmail é bem desenvolvido para detectar spam, é uma ferramenta útil para aumentar a produtividade da equipe durante um projeto gerenciado pelo Team Drive.

O Google Team Drive, portanto, é um ótimo recurso para armazenar arquivos de projetos sendo executados em sua empresa, de modo seguro e permitindo a melhores organização e produtividade possíveis para as equipes envolvidas!

Esperamos que tenha gostado de nossas dicas! Não deixe de compartilhá-las com seus amigos nas redes sociais!