Como fazer a migração de e-mails para o Gmail com segurança?

Parte integrante do G Suite, o Gmail proporciona uma série de facilidades para utilização em ambiente corporativo. Trata-se de uma ferramenta de e-mail rápida, confiável e com recursos inteligentes que garantem a segurança dos seus dados. Além disso, pode ser acessado tanto pelo computador quanto por dispositivos móveis.

Uma das preocupações de quem avalia a troca de ambiente de e-mails costuma ser o destino das mensagens recebidas em outra plataforma. O Gmail permite a migração de todas elas, com total segurança, simplicidade e velocidade.

E não é só: além das mensagens, também é possível migrar os dados como compromissos inseridos na agenda, contatos, entre outros. Se você e sua equipe utilizam o Microsoft Outlook, por exemplo, é possível transferir as informações para o G Suite com facilidade. Veja a seguir tudo que precisa saber para fazer a migração de e-mails para o Gmail de forma segura e produtiva!

Qual solução utilizar?

 

Para migrar dados de outro serviço para o G Suite existem algumas alternativas. Caso sua empresa faça uso do Exchange Server ou de servidores IMAP (como Novell, GroupWise, Zimbra ou mesmo contas gratuitas do Gmail), o próprio Google oferece uma ferramenta que auxilia no processo de migração de e-mails para o Gmail.

Estamos falando do G Suite Migration for Microsoft Exchange (GSMME), que integra os sistemas e faz todo o trabalho para você.

Essa ferramenta migra e-mails, agenda e contatos do seu servidor para a conta no G Suite. Ele é ideal até mesmo para migração em larga escala, sendo capaz de transferir dados individuais ou de um grupo de pessoas.

Como usar o GSMME?

O GSMME funciona com etapas bem definidas, que permitem configurar o que será feito de acordo com suas necessidades. Na tela de configurações, você deve especificar o tipo de servidor de onde virão os dados, preencher as informações de IP e as suas credenciais para permitir o acesso. É necessário utilizar uma conta de administrador do G Suite para realizar a migração.

Durante essa etapa, poderão ser selecionados os dados que você deseja migrar. A partir dessa tela, também é possível ter acesso a uma estimativa sobre a quantidade de informações que serão transferidas. Isso ajuda na previsão do tempo necessário para execução do processo. Quando tudo estiver pronto, basta iniciar a migração de e-mails para o Gmail.

O que é possível transferir com o GSMME?

O GSMME é capaz de migrar dados de e-mails, agenda, contatos pessoais e globais, tarefas, feeds RSS e observações. Via de regra, o tempo necessário para migração depende de variáveis como o poder de processamento do computador e a quantidade de dados a serem transferidos. 

Na migração de e-mails para o Gmail são transferidas mensagens, estado (lido ou não lido), itens excluídos, pastas e anexos. Na agenda, você pode acessar os compromissos, status de participação e lembretes. Já em relação a contatos, são migrados dados como nomes, e-mails e endereços, entre outras informações.

E se minha plataforma não for compatível com o GSMME?

Ainda assim, é possível realizar a migração de e-mails para o Gmail de forma transparente e sem maiores complicações. Outra opção é o Data Migration, ferramenta de migração baseada na nuvem, eliminando a necessidade de instalação de sistemas e aplicativos. Tudo é controlado via Console do Administrador do G Suite. Com o Data Migration, as informações de e-mail, calendários e contatos devem ser migradas separadamente. 

Mesmo que nenhuma das opções apresentadas atenda às necessidades atuais da sua empresa, existem outras soluções. Entre em contato com nossos especialistas para uma análise do seu ambiente e conheça as alternativas de migração.

Preparação das equipes para migração de e-mails para o Gmail

Embora seja um processo facilitado pelo uso de ferramentas como o GSMME e outros aplicativos de apoio, a migração de e-mails para o Gmail exige alguns cuidados para que o procedimento seja efetuado de forma ágil e produtiva.

Quando estamos tratando dos dados de grandes empresas, uma das ações recomendadas é a preparação das equipes envolvidas. É essencial que os profissionais entendam o processo e estejam aptos para sua atuar integralmente na sua execução.

Nesse sentido, é importante a capacitação dos colaboradores, de modo a aproveitar todos os recursos do G Suite. Mais que isso, essa formação permite que as equipes obtenham conhecimento sobre os recursos de segurança dos dados, o que se traduz em confiança e uso pleno da ferramenta.

Gestão da mudança de e-mails com a Qi Network

Em função das etapas necessárias para a migração de e-mails para o Gmail, especialmente em grandes empresas, é recomendável contar com o acompanhamento e apoio de especialistas em gestão da mudança.

Além da resistência provocada pela saída da “zona de conforto”, é natural que os colaboradores sintam-se inseguros com relação ao novo ambiente. Nesse cenário, nossa expertise no desenvolvimento de equipes digitais pode auxiliar na transição.

Atuamos de modo a reduzir os impactos da mudança, aplicando um procedimento estruturado e amparado por uma série de estratégias e técnicas. Essas ferramentas possibilitam conduzir a empresa pelo processo de maneira suave e absolutamente assertiva.

Como resultado, a empresa migra seus dados com plena segurança e diminui o tempo de adaptação ao novo ambiente, promovendo aumento da produtividade e engajamento dos times. Uma vez que a partir do Gmail os colaboradores têm acesso às demais ferramentas do G Suite, que funcionam de modo integrado, e oferecem uma série de recursos e vantagens.

Em resumo…

Como você pode perceber, a migração de e-mails para o Gmail é uma solução ideal para modernizar as empresas e impulsionar a inovação dos processos. Além de uma excelente ferramenta de e-mail para as atividades do dia a dia, você pode trazer todas as suas informações e documentos para a plataforma em nuvem do Google com total facilidade.

É importante destacar ainda, que todas essas mudanças podem ser realizadas sem gerar um grande impacto na rotina dos funcionários ou paralisar as atividades da empresa.

Com as metodologias ágeis para automação de processos e treinamentos das equipes com atividades de gamification da Qi Academy, é possível realizar tanto a migração dos dados quanto a capacitação dos colaboradores, de modo ágil e com total eficiência.


Tendo como princípio o atendimento aos requisitos de segurança e inovação, a Qi Network atua com o objetivo de proporcionar uma migração rápida e completa. Como resultado, sua empresa alcança redução de custos, aumento da colaboração e diferencial competitivo frente à concorrência.

Quer saber mais informações e conhecer todos os benefícios do G Suite para seu ambiente corporativo? Então, entre em contato conosco, nossos profissionais especializados terão prazer em ajudá-lo.