O que é TCO e como calculá-lo?

O TCO, ou Total Cost of Ownership (Custo Total de Propriedade), é uma métrica de análise com o objetivo de calcular os custos de aquisição e da vida útil de um produto. Também denominado análise de custo do ciclo de vida, o TCO tem como objetivo a obtenção de um resultado que valide ou não a aquisição de uma solução de TI.

Portanto, para calcular o TCO, é preciso incluir o maior número de variáveis possíveis. Tais como os custos de hardware, de licenças dos softwares, amortização, atualizações, upgrades, suporte técnico, downtime, segurança, backups, treinamento, tempo de operação e muitos outros. 

No decorrer deste artigo, vamos entender melhor o que é o TCO, qual é a sua relevância dentro das empresas e como calculá-lo. Confira!

Como surgiu o conceito de TCO?

A utilização do cálculo de Custo Total de Propriedade se tornou muito popular na área de TI nos anos 1990, quando Bill Kirwin, analista da Gartner, líder em consultoria de tecnologia, apresentou o conceito ao mercado.

Segundo Kirwin, o TCO é um modo holístico de se realizar uma avaliação de custos de TI a longo prazo, opondo-se ao conceito de TCA (Custo Total de Aquisição), muito utilizado no processo de escolha de plataformas por gestores de TI. 

Vale aqui explicar que o TCO é diferente do ROI (Retorno de Investimento). Enquanto o TCO reflete não somente o custo da aquisição, mas todos os custos referentes a essa compra, como pessoal, manutenção, treinamento, usuários, falhas, etc., o ROI calcula o tempo necessário para o retorno desse investimento ou para o início da sua lucratividade.

Mas apesar de o TCO ser um conceito bastante simples e que pode ser aplicado até mesmo nas finanças pessoais, é preciso calculá-lo de forma correta, para que ele reflita efetivamente a realidade de uma aquisição dentro das empresas de grande porte.

A importância do TCO nas grandes empresas

O autor do cálculo de TCO, Bill Kirwin, notou o crescente uso de computadores nas empresas a partir dos anos 80. O interesse fez com que Bill buscasse determinar não somente o custo das máquinas, mas todos os custos atrelados a elas e ao seu uso.

Com o passar dos anos, a importância do TCO foi crescendo, à medida que as tecnologias da informação passaram a fazer parte do dia a dia das empresas. Hoje, o TCO é decisivo para a aquisição e o planejamento de aquisições de ativos que possuam custos inerentes de manutenção e operação.  

Dessa forma, para superar a concorrência e equilibrar o índice de competição globalizada, é preciso que as empresas estejam alinhadas aos conceitos de produtividade e eficiência, além de inovação. E o TCO é mais um desses conceitos, que deve ser levado em conta em todas as áreas, principalmente na área de TI.

Como calcular o TCO?

Ao realizar os cálculos de TCO, é preciso, primeiro, categorizar os custos em três partes distintas: aquisição, implementação e manutenção ou suporte. A seguir, mostraremos como funciona esse processo e quais fatores podem contrapor cada modalidade de custo.

Custos de Aquisição

Esta etapa é pertinente à compra de softwares e hardwares, levando em consideração:

• compra de equipamentos que vão compor ou atualizar a estrutura do sistema;
• depreciação de máquinas;
• tempo gasto em horas de trabalho para realizar pesquisas mercadológicas (relacionadas à escolha de plataformas e fornecedores).

Custos de Implementação

Em geral, essa etapa avalia:

• contratação de uma consultoria externa, envolvendo configurações de sistema;
• eventuais mudanças nos servidores;
• instalação de hardware e software.

Custos de manutenção e suporte

Nesta etapa, calcula-se toda a implementação de novos sistemas, funcionalidades, garantias, atualizações, licenças, recursos humanos e fornecedores externos.

Vale ressaltar, ainda, que existe a possibilidade de dividir os custos envolvidos em relação à natureza das operações. Ou seja, caso os custos sejam de ordem direta ou indireta.

Dado esse contexto, divide-se da seguinte forma:

Custos Diretos

O aspecto mais marcante desse tipo de custo é que é possível quantificá-lo. Portanto, essa categoria envolve:

• suporte (treinamento, manuais, deslocamento, etc);
• aquisição de softwares (licenças, atualizações, etc);
• gerenciamento (sistemas e redes);
• comunicação (infraestrutura e taxas);
• desenvolvimento de conteúdos e aplicações.

Custos Indiretos

Em geral os custos indiretos são ocultos e não fazem parte do orçamento, dificultando a mensuração do investimento realizado. Esses custos são aqueles envolvidos no suporte casual, tempo de inatividade da ferramenta ou equipamento, bem como a perda de produtividade, e outros processos reparadores e contratempos que ocorrem a longo prazo.

A relação do TCO com o G Suite

Com o G Suite, o pacote de aplicativos do Google para empresas, muitos dos custos acima citados são mínimos ou até nulos. Isso porque a ferramenta não exige a aquisição de hardwares, por exemplo. Como a plataforma é desenvolvida por meio da computação na nuvem, as empresas não precisam adquirir servidores para implementá-la. Também não é necessária a compra de serviços de help-desk (serviços de apoio e suporte a problemas técnicos). 

Já os chamados “softwares de prateleira”, que ficam armazenados no servidor das empresas, requerem gastos muito maiores, principalmente com infraestrutura, manutenção e renovação de licenças. Para instalar um data center na empresa, por exemplo, é preciso realizar grandes reformas e instalações prediais. Nada disso é necessário com uma plataforma na nuvem, como é o caso do G Suite. 

Por conta do seu uso na nuvem, o G Suite é também escalável e flexível, podendo ser alterado conforme a demanda dos clientes, sem que para isso seja requerida uma maior ou menor infraestrutura. É possível, por exemplo, adicionar ou reduzir o número de usuários a qualquer momento, além de acrescentar aplicativos do Marketplace que podem ser integrados às ferramentas do G Suite.

Outro aspecto que faz com que o G Suite tenha um TCO menor é não haver necessidade de um funcionário para controlar o data center. Uma vez que isso é realizado também na nuvem, pelo próprio Google. 

Calculadora de TCO para o G Suite

O Google elaborou uma calculadora para contabilizar os ganhos que o G Suite pode proporcionar a sua empresa, alinhada ao conceito de TCO. Ela faz um comparativo entre o TCO do G Suite e da plataforma Office, da Microsoft. Basta preencher os dados da sua empresa que a solução irá mostrar a produtividade e a colaboração do G Suite, a infraestrutura necessária, os custos de hardware e software e ainda fará uma análise do ROI. 

Para entender melhor como o G Suite pode melhorar a produtividade da sua equipe e reduzir custos da sua empresa, entre em contato com a Qi Network, parceira Premium do Google. Auxiliamos os líderes e gestores a realizar um levantamento de quais aplicativos são necessários para seus negócios e como integrar os aplicativos já utilizados na sua organização ao G Suite.

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Publicado originalmente em 6 de fevereiro de 2018.