Como otimizar a avaliação de desempenho com o G Suite

Um dos processos mais comuns na gestão de pessoas de qualquer empresa é a avaliação de desempenho, que oferece vários benefícios como o desenvolvimento e crescimento profissional dos colaboradores, potencialização de resultados e fortalecimento da cultura organizacional. Com a entrada da geração millennial no mercado de trabalho, a avaliação de desempenho e o feedback aos funcionários devem ser cada vez mais frequentes. Para organizar e otimizar esses processos, os gestores e diretores de RH podem usar as ferramentas do G Suite.

Nesse artigo, vamos apresentar algumas vantagens de utilizar os recursos do Google Drive, Formulários e Google Docs para ganhar tempo e manter uma gestão de desempenho constante.

Evolução da avaliação de desempenho nas empresas digitais

A análise da performance dos funcionários na Indústria 4.0 deve ser uma ação contínua, marcada por observações diárias, feedbacks instantâneos e processos mais elaborados como a aplicação de questionários e adoção de métodos específicos, como a avaliação de feedback 360. Em organizações tradicionais, a avaliação de desempenho costumava acontecer apenas uma vez por ano, sem processos definidos ou registros sobre os pontos fortes e fracos dos colaboradores. O resultado: tratava-se apenas de mais um processo burocrático que fazia pouco sentido para os funcionários e gestores, e gerava poucos resultados.

Apesar dos avanços na gestão de equipes, em muitas empresas essa ainda é a maneira como a avaliação de desempenho é realizada. Formulários manuais são arquivados em pastas físicas, ou então são salvos documentos em pastas de um servidor local, que após um longo período acabam se perdendo. Como a contratação de sistemas e softwares específicos para avaliação de desempenho muitas vezes estão acima do orçamento, muitas empresas têm deixado o processo de lado ou executado o mesmo com muita dificuldade.

Para ganhar tempo e otimizar a realização dos diferentes processos de avaliação de desempenho, os gestores podem utilizar as ferramentas digitais do G Suite. Confira abaixo as principais vantagens e como aplicar os recursos na gestão de equipes da sua organização:

Feedbacks instantâneos: uma das principais mudanças na gestão de equipes foi a inclusão de feedbacks logo após uma ação do funcionário, indicando aspectos positivos e negativos em uma apresentação, por exemplo. Diferente de empresas tradicionais, em que havia pouca comunicação entre gestores, líderes e liderados, nos novos modelos organizacionais, a interação e o retorno das atividades desempenhadas são cada vez mais constantes.

Com o uso de ferramentas como o Hangouts, a comunicação fica ainda mais facilitada. Os gestores podem passar suas observações de modo rápido e sem burocracia para os funcionários, ganhando tempo e mantendo um canal de interação com a equipe. O Hangouts também permite criar grupos ou falar individualmente com o colaborador.

Os feedbacks instantâneos podem resolver problemas pontuais e potencializar o desenvolvimento técnico e pessoal dos trabalhadores. Nesse processo, podem ser avaliadas algumas questões como: interesse, interação com equipes e clientes,  assiduidade, comportamento, dificuldades e facilidades apresentadas.

Questionários digitais de avaliação de desempenho: diferente dos modelos tradicionais, impressos e armazenados em pastas físicas, os questionários digitais permitem que os gestores tenham maior controle sobre os dados e informações dos funcionários. Usando o Google Forms o gestor pode encaminhar por e-mail um questionário online, onde o colaborador poderá responder de forma simples e ágil, questões sobre:

• desempenho;
• entregas e produções realizadas;
• atendimento ao cliente;
• relacionamento interno;
• retorno sobre as ações da liderança;
• alcance de metas, etc.  

Com o Google Forms, as respostas dos funcionários podem ser gerenciadas com maior eficiência, além de dar um panorama do desempenho geral da equipe. A partir das respostas apresentadas, os gestores podem criar planos de ação individuais, e encaminhar por e-mail. É importante destacar que os questionários podem ser respondidos tanto individualmente pelo colaborador, ou juntamente com os gestores em uma reunião específica.

Uma das maiores vantagens de utilizar as ferramentas do G Suite na avaliação de desempenho é a integração de recursos e unificação de dados em um mesmo sistema, que também pode ser utilizado para outras atividades e apresenta outros inúmeros benefícios para a empresa. A plataforma do G Suite permite organizar os documentos de cada colaborador na nuvem (evitando os riscos de perda de arquivos), viabilizando o acesso dos gestores e mais líderes da instituição. Outra possibilidade é integrar outras ferramentas de gestão de tarefas ao Gmail, como o Trello e o Asana, por exemplo.

Para aprimorar ainda mais a avaliação de desempenho com o G Suite, é possível desenvolver recursos específicos com o serviço do Google Scripts realizado pela Qi Network. De acordo com as necessidades dos gestores de RH, são criadas algumas automações nas ferramentas que otimizam o tempo das ações e facilitam a realização de tarefas. Com isso muitas atividades corriqueiras, podem ser substituídas por recursos exclusivos que possibilitam realizar os processo de forma automática. Um exemplo é a introdução de funções personalizadas nas planilhas ou formulários.

Entre em contato agora mesmo com os especialistas da Qi Network, uma das maiores parceiras Premier do Google no Brasil, e conheça todas as possibilidades e vantagens do G Suite para a gestão de recursos humanos.