Business Process Management: o que é e como inovar

Você sabe o que é Business Process Management, ou BPM? O termo significa Gerenciamento de Processos de Negócio e está relacionado a um estilo de administração com o objetivo de alcançar o máximo possível de perfeição. Em outras palavras, o BPM visa padronizar a gestão de projetos e operações corporativas, principalmente as que possuem fluxos de trabalhos mais complexos.

O termo está muito ligado à inovação e tem como base a reestruturação da cadeia produtiva, desde o processo de vendas, compras, até os recursos humanos, arquivamentos de dados, etc., tudo em função da demanda dos clientes. A proposta do BPM é de uma gestão flexível, acompanhando o comportamento do mercado e dos consumidores, em constante transformação.

A origem do BPM, Gerenciamento de Processos de Negócio

Ao longo do tempo, as prioridades das empresas mudam. Na década de 80, a Gestão da Qualidade Total era considerada a maior prioridade das organizações. Já nos anos 90, os autores Michael Hammer e James Champy escreveram o artigo “Don’t automate, obliterate”, pela Harvard Business Review. O artigo foi considerado o marco de uma nova onda, chamada de BPR (Business Process Reengineering), ou Reengenharia de Processos.

Em 2003, os autores Howard Smith e Peter Fingar lançaram o livro “Business Process Management, The Third Wave”, que abordava os conceitos do Gerenciamento de Processos de Negócios, colocando o BPM como o topo das prioridades das empresas. O BPM, portanto, é uma evolução de conceitos anteriores. Segundo os autores, o foco do BPM não são as ferramentas de software utilizadas para o gerenciamento de processos, mas sim a melhoria e a transformação desses processos para que as empresas possam atingir seus objetivos, como aumento de produtividade, redução de burocracia, melhor rentabilidade, etc.

De que forma o Business Process Management promove a inovação?

Foco em resultados

Uma das grandes premissas do BPM é o foco nos resultados, e não nas tarefas. Ou seja, as atividades são realizadas não apenas para cumprir um cronograma, mas para atingir os objetivos estratégicos da instituição. Assim, todos os envolvidos no processo caminham para um mesmo ponto. Nesse sentido é fundamental a colaboração e a cooperação de todos os membros da equipe, para impulsionar o surgimento de novas ideias.

Padronização dos processos

Outra questão bastante presente no Business Process Management é a padronização, já que, de acordo com a metodologia, inovação é um processo que precisa ser definido, implementado, executado e também controlado. Uma ferramenta de BPM só pode ser assim conceituada se possibilitar a realização de todas essas etapas. A padronização facilita a compreensão e o gerenciamento dos processos, reduz erros e riscos, e ainda otimiza o trabalho de todos os envolvidos. 

Melhoria contínua

A melhoria contínua é um indicador de qualidade de produtos, serviços e processos. E esse também é um dos objetivos do BPM, uma vez que esse é um quesito que sofre alterações a qualquer momento e precisa ser implantado por meio de uma gestão flexível, como o BPM. 

G Suite: ferramentas de Business Process Management

Para implantar o BPM em grandes empresas e aproveitar todos os benefícios da metodologia, é essencial contar com ferramentas apropriadas, que ampliem o controle de dados e a colaboração entre os funcionários e gestores.

Com o apoio do G Suite, plataforma em nuvem do Google para integração de dados e automatização de processos, os gestores de TI podem aplicar com maior facilidade os conceitos do BPM.

Uma das grandes vantagens do G Suite é a própria execução em nuvem, o que possibilita o controle de dados com total mobilidade, para acesso aos documentos e gestão de dados. Outros benefícios são a segurança avançada e a colaboração proporcionada pelo compartilhamento dos arquivos.

Confira, abaixo, alguns exemplos de ferramentas de gestão do G Suite que atuam em conformidade com a metodologia BPM:

Google Planilhas

O Google Planilhas é um aplicativo de planilha que possui fórmulas integradas, tabelas dinâmicas e opções de formatação condicional. Ele pode ser acessado de qualquer lugar, a qualquer hora, por meio do smartphone, tablet ou computador, sem precisar de conexão com a internet. Também pode ser compartilhado com qualquer pessoa, com as opções de visualização, inserção de comentários e edição em tempo real. 

É possível realizar um chat dentro da planilha e enviar notificações para os participantes. O Google Planilhas é compatível com o Excel e salva as alterações automaticamente, sem que o usuário precise clicar em “salvar”. Pelo painel “Explorar”, pode-se ter uma visão geral dos dados, resumos informativos e uma seleção de gráficos pré-preenchidos à disposição. Também é possível adicionar complementos para trazer ainda mais melhorias ao aplicativo. É o caso do Google Styles, por exemplo, que permite escolher o layout e design do app com liberdade.

Google Grupos

O Google Grupos reúne todas as discussões do usuário, que pode organizá-la por meio de favoritos e pastas, seguindo-as por e-mail e encontrando rapidamente postagens não lidas. Utilizando a edição no formato rich-text, é possível personalizar as mensagens com fontes, cores e imagens. Pode-se utilizar fotos, apelidos e traduções automáticas para compartilhar ideias com qualquer membros da equipe em qualquer lugar do mundo. 

O aplicativo proporciona agilidade, por meio de atalhos no teclado e design simplificado, sendo compatível com dispositivos móveis e podendo, assim, ser acessado de qualquer lugar. 

Google Agenda

Por meio do Google Agenda, é possível programar as atividades diárias de forma simplificada. A visualização dá vida à programação, com imagens e mapas. O app é totalmente integrado a outras funcionalidades do Google. Por exemplo, ao receber um e-mail sobre um evento, como reservas em voos, hotéis, shows ou restaurantes, o evento é automaticamente adicionado à Agenda.

É possível visualizar toda a agenda da semana ou do mês, para obter um melhor planejamento. Além disso, os eventos são armazenados online e é possível acessá-los na nuvem.

Google Drive

O Google Drive é um app de armazenamento de arquivos, como fotos, projetos, desenhos, gravações, vídeos, etc. É possível acessar os arquivos de qualquer smartphone, tablet ou computador, de qualquer lugar e a qualquer momento. 

Também pode-se convidar outras pessoas para visualizar, fazer o download e editar qualquer arquivo, sem anexos de e-mail.

Gmail

Um e-mail prático, intuitivo e com alta capacidade de armazenamento. Com ele, é possível controlar a Caixa de Entrada com guias personalizáveis que permitem que o usuário veja o que há de novo e decida quais e-mails ler e quando. Como todos os apps do Google, é possível acessar a caixa de e-mail e outros complementos quando e onde quiser. 

Os arquivos podem ser visualizados sem sair do Gmail. É possível, inclusive, salvar os anexos diretamente no Drive para organizá-los e compartilhá-los em um só lugar, com segurança. 

O Gmail é personalizável, de acordo com o tema escolhido pelo usuário, próprio ou de dentro do Google.

Sem sair da Caixa de Entrada, é possível rastrear encomendas, avaliar produtos, confirmar presença em eventos e muito mais.

Google Apresentações

Com o Google Apresentações, é possível criar, editar e colaborar com uma apresentação. O app permite destacar ideias com uma variedade de temas, centenas de fontes, vídeo integrado, animações e vários outros recursos. Muitas pessoas podem trabalhar juntas e simultaneamente na mesma apresentação, inclusive via chat dentro do próprio slide. 

As alterações são salvas automaticamente à medida que se digita. É possível usar o histórico de revisões para ver versões mais antigas da mesma apresentação. Ele apresenta a data e o nome de quem fez a alteração.

O Google Apresentações é compatível com o Power Point. Além disso, a apresentação pode ser realizada via AirPlay e Hangouts, no Chromecast.

Google Hangouts

O Google Hangouts é um aplicativo de chat. Pode-se realizar conversas de voz e vídeo, além do envio de texto. É possível acessar o app de qualquer dispositivo. 

Com o aplicativo, evita-se gastos de deslocamento, por exemplo, e ainda aproveita os benefícios do contato visual.

Em resumo…

Estas são apenas algumas das ferramentas do G Suite, que facilitam a aplicação do Business Process Management em grandes empresas. Com o apoio de profissionais especializados e de uma revenda parceira do Google, como a Qi Network, é possível customizar os serviços para as necessidades de cada empresa, além de adicionar novos recursos para ampliar o controle de dados. Para saber mais sobre nossos serviços, entre em contato!