Como as novas tecnologias podem aumentar a produtividade no trabalho?

Cada vez mais é fundamental ter processos bem estruturados no ambiente de trabalho. Mais do que atividades burocráticas, os processos organizam as atividades e permitem alcançar um padrão de qualidade e segurança nas empresas. Com as novas ferramentas digitais, tais atividades se tornam ainda mais dinâmicas e eficientes, ampliando a produtividade e colaboração entre as equipes. Na prática, a tecnologia aumenta a produtividade e gera uma série de benefícios.

Para tornar os processos na sua empresa mais eficazes e produtivos, preparamos este artigo. Nele, indicamos alguns sistemas digitais que facilitam a organização, gestão e automação de processos. Confira!

Como a tecnologia aumenta produtividade?

1. Aperfeiçoando a comunicação e conectividade entre a equipe

A tecnologia, quando utilizada adequadamente, favorece a melhoria na qualidade da comunicação da equipe, simplificando-a e tornando o contato muito mais rápido e eficiente.

Desse modo, ferramentas como o e-mail corporativo e aplicativos de comunicação podem tornar o cotidiano na empresa mais interativo e eficaz. Isso porque diversos assuntos podem ser resolvidos de maneira simples, rápida e documentada. As mensagens ficam registradas no banco de dados da empresa e podem ser consultadas, caso seja necessário.

Esses sistemas permitem até saber quando um profissional está ausente do escritório.

2. Facilitando a gestão de tempo e a produtividade no trabalho

Gerir melhor seu tempo, organizar uma agenda de compromissos e cumpri-la, são desafios enfrentados dentro das empresas. Mas tais dificuldades podem ser solucionadas com o uso das ferramentas corretas.

O Google Agenda ajuda a manter a sua rotina organizada, e programar eventos com facilidade. A ferramenta permite compartilhar compromissos com outros profissionais e sugere o melhor dia e horário para os convidados, o que agiliza o agendamento de reuniões e treinamentos, bem como a verificação das salas de reunião disponíveis na empresa.

Utilizar essa ferramenta é uma maneira eficiente de organizar a sua vida e a vida de todos os colaboradores, fazendo com que o tempo seja melhor aproveitado e aumentando a sua produtividade.

3. Aumentando a segurança das informações corporativas

O crescimento das empresas acarreta, naturalmente, no crescimento dos dados e documentos gerados diariamente. Nesse ponto, é essencial ter à disposição programas que possam armazenar tais informações de maneira segura, organizada e de fácil acesso. 

A segurança das informações é um ponto crucial em qualquer negócio, pois o extravio de documentos importantes pode gerar problemas como a perda de tempo em ter que fazer novamente o trabalho e a quebra de sigilo de certas informações, além de afetar o desempenho da equipe.

4. Diminuindo a distância entre as equipes

As relações de trabalho estão mais flexíveis e dinâmicas, principalmente entre as equipes de TI e desenvolvimento. Isso tem sido possível, em grande parte, por causa da tecnologia que permite aproximar profissionais que estão em diferentes locais. 

As ferramentas de videoconferência garantem que uma reunião seja realizada por todos os profissionais da equipe. Basta um dispositivo móvel, que pode ser um tablet, smartphone ou notebook, uma conexão com a internet e a ferramenta correta, e os profissionais podem fazer uma chamada de vídeo e áudio, compartilhar documentos, mostrar uma tela de trabalho, entre outras ações. 

Além de aumentar a produtividade, há uma redução de custos e otimização do tempo com reuniões mais breves e objetivas. 

5. Proporcionando mobilidade para o acesso às informações

O Google Drive é uma ferramenta que permite aos colaboradores terem acesso aos documentos da empresa de forma remota e com total segurança. Ao invés de ter os arquivos armazenados em um computador local, os documentos ficam disponíveis na nuvem – dando maior mobilidade aos funcionários que podem acessar os documentos de qualquer dispositivo com acesso à internet.

Outra vantagem da plataforma é a possibilidade de cocriação. Um colaborador desenvolve um documento, insere na ferramenta e outros profissionais podem colaborar com o documento, inserindo informações, editando etc. O Drive salva o registro de alterações do documento, com isso é possível saber quem inseriu ou alterou cada dado.

Os documentos da empresa são disponibilizados na nuvem e para acessar, só precisa usar um login e senha. Essa facilidade tornam diversos processos mais rápidos, fáceis e eficientes. 

6. Melhorando a qualidade de vida dos colaboradores

Pesquisas revelam que profissionais felizes são 31% mais produtivos. A felicidade de um colaborador pode estar relacionada com diversos fatores, a qualidade de vida é uma delas. 

Sair cedo de casa, pegar transporte lotado ou passar horas no trânsito, em um dia chuvoso é um conjunto de adversidades que pode impactar o humor do colaborador. 

Mas todas essas situações podem ser evitadas pelos profissionais que trabalham de forma remota. Um benefício que tem sido proporcionado e potencializado por meio da tecnologia. Diversas atividades podem ser executadas remotamente, sem que seja necessária a presença do colaborador dentro da empresa, desde reuniões até as atividades-fim de diversos setores.

As tarefas, os arquivos, a comunicação e outras necessidades diárias são compartilhadas e realizadas à distância com o apoio das ferramentas digitais. Soluções como o Google Drive e o Meet, permitem que o colaborador tenha acesso aos documentos, planilhas, apresentações, bem como participar das reuniões e treinamentos remotamente. Enquanto isso, por meio do Hangouts, é possível manter a comunicação e a interação entre as equipes, em uma única plataforma. 

Empresas no mundo inteiro já trabalham com esse modelo, utilizando recursos tecnológicos para manter e otimizar processos, ampliando também a satisfação dos colaboradores. 

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7. Aumentando a agilidade na execução de tarefas

O uso de sistemas e soluções baseadas em nuvem proporciona maior agilidade para o desenvolvimento de tarefas. Como o sistema não fica instalado em uma máquina específica, o processamento dos programas depende apenas da conexão com a internet, utilizando poucos recursos do computador do usuário – o que evita travamentos e a lentidão das ferramentas. 

Além disso, com sistemas na nuvem a troca de informações é facilitada entre as equipes. O compartilhamento de um arquivo, por exemplo, não depende de um pen drive ou HD externo. O profissional pode inserir o arquivo em uma plataforma como o Google Workspace, o que torna o arquivo acessível para todos os envolvidos de forma prática e imediata. Tudo isso, é mais uma evidência de como a tecnologia aumenta produtividade nas empresas.

8. Estimulando a capacitação profissional

Diversas ferramentas de treinamento e capacitação profissional estão disponíveis nos canais digitais. Esses recursos permitem que um colaborador desenvolva novas habilidades, aperfeiçoe técnicas e compartilhe seu conhecimento com os colegas de formas simples, em qualquer momento e lugar. 

Dessa forma, a produtividade é impactada positivamente, pois o profissional vai aplicar os novos aprendizados em sua rotina, auxiliando outros times e estimulando o conhecimento de seus colegas. 

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9. Reduzindo custos empresariais

É notório que investir em tecnologia aumenta produtividade e gera economia. Isso porque as ferramentas tecnológicas conseguem fazer o trabalho que antes era realizado manualmente, de maneira muito mais eficiente e rápida.

Desse modo, é possível perceber redução de custos com retrabalho, otimização de processos, redução nos deslocamentos, integração de ferramentas e outros diversos pontos. Ou seja, é possível economizar em certas áreas e investir em outras de maneira estratégica. Mesmo em tempos de recessão, as vantagens experimentadas compensam o investimento, possibilitando que a empresa cresça e permaneça no mercado.

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