Inovação e produtividade com a nuvem do Google – Case Minas Tênis Clube

A inovação por meio de tecnologias é cada vez mais importante para as empresas se manterem no mercado. Grandes volumes de dados precisam ser coletados, armazenados, analisados e compartilhados com rapidez, as pessoas demandam meios de se comunicar umas com as outras de forma fácil e usando ferramentas para trabalhar colaborativamente, mesmo à distância.

Foi com o objetivo de acelerar seus processos de inovação, evitar a perda de dados e otimizar a comunicação interna e externa que o Minas Tênis Clube — uma das instituições sociodesportivas e culturais mais importantes do país — decidiu inovar com uso da computação em nuvem, uma tecnologia que tem contribuído com organizações visionárias e inovadoras de todos os setores.

Para garantir o sucesso na migração para a nuvem, o Minas fez uma parceria com a Qi Network — especialista em facilitar a inovação na nuvem —, o que permitiu à entidade adotar tecnologias Google. Com apoio da Qi, o Clube passou a utilizar soluções do Google Workspace e Google Cloud Platform (GCP), o que não apenas atendeu às suas necessidades do momento, como impulsionou a continuidade da inovação.

Neste material, confira os resultados da migração do Minas Tênis Clube, seus principais desafios antes da implementação do Google Workspace e do GCP, as soluções adotadas e como a Qi Network contribuiu para que esse projeto de inovação em nuvem se tornasse realidade.

Minas Tênis Clube: contexto e desafios antes da implantação das soluções Google

Minas Tênis Clube é uma das maiores organizações de prestação de serviços nas áreas de esporte, cultura, educação e lazer do Brasil. Fundado em 1935, o Clube é um complexo sociodesportivo e cultural formado por três unidades — Minas I e Minas II, em Belo Horizonte, e Minas Country, ao pé da Serra do Curral —, além do Minas Náutico, que detém o controle de cotas e a gestão do grupo.

Com aproximadamente 80 mil associados e 1.250 colaboradores, o Minas é uma potência no esporte, colecionando títulos a nível nacional, regional e internacional — nas modalidades vôlei, natação, basquete, tênis, judô, futsal e ginásticas artística e de trampolim —, e referência nacional na formação esportiva. O Clube conta, hoje, com cerca de mil atletas federados.

Na educação, o Minas também se destaca, atendendo 24 mil alunos em cursos de formação esportiva, artística e na academia, programa de acompanhamento escolar e outras formações. Mais de 350 mil pessoas frequentam, anualmente, os eventos sociais e recreativos promovidos pela organização, que possui ainda teatro, centro de memória, galeria de arte, cinema e biblioteca.

Para atender tantos sócios, colaboradores e atletas, o Minas Tênis Clube precisa de uma infraestrutura de TI robusta, capaz de responder rapidamente e com eficiência às suas principais demandas. A organização sempre se esforçou para unir a tradição à modernidade, mas, mesmo com o uso de soluções reconhecidas no mercado, alguns desafios permaneceram.

Desafios antes da implantação

1. Comunicação e gestão da ferramenta de e-mail

Há muitos anos, os colaboradores do Minas utilizavam uma mesma plataforma de e-mail, com banco de dados local. No entanto, ela era alvo de muitas reclamações. Eram comuns as queixas sobre perdas de dados e desempenho da ferramenta, considerada muito instável. Isso prejudicava a comunicação entre os colaboradores e com pessoas externas, como associados e atletas.

2. Custos e suporte de plataforma em nuvem

O Clube começou a migrar alguns dos seus serviços para a nuvem — como banco de imagens, sistema de orçamento, site, aplicativo, entre outros —, com o objetivo de reduzir custos. Porém, ao contrário do esperado, a plataforma contratada estava gerando altos custos. Além disso, havia dificuldade no suporte direto da fornecedora, e as ferramentas do painel eram difíceis de compreender.

Diante desses empecilhos, que dificultavam a comunicação e produtividade dos seus colaboradores, o Minas procurou a Qi Network para contribuir na migração para a nuvem do Google, justamente por ser uma empresa com expertise nas soluções Google e em gestão de mudanças.

Soluções Implementadas

Ao decidir que era necessário buscar outras soluções para resolver seus desafios, o Minas Tênis Clube fechou uma parceria com a Qi Network após a apresentação de uma POC (Proof of Content), para que assim ficasse claro que o projeto proposto — elaborado com base em mapeamentos da equipe da Qi Network em colaboração com o time do Minas — fosse viável.

Com a aprovação da POC, que serviu também para identificar lacunas e ajustar o projeto, foi concluído que implantar soluções do Google Workspace e do GCP seria a melhor opção para o Minas.

Google Workspace: mais colaboração e produtividade

O Google Workspace — sucessor do G Suite — oferece um e-mail personalizado e outras soluções colaborativas e integradas que facilitam o trabalho remoto com segurança e mobilidade. São aplicações como o Gmail, Agenda, Meet, Chat, Drive, Documentos, Planilhas, Formulários e muitas outras.

Essa plataforma, que possui opções de planos com armazenamento de grande capacidade, recursos de segurança avançados e auditoria de dados, controle e recuperação de arquivos e acesso a relatórios, foi implantada para resolver os problemas de comunicação e gestão de e-mail.

Assim, essas tecnologias de melhor usabilidade, fácil aprendizado e de valor agregado com outros produtos Google começaram a ser utilizadas pelos colaboradores do Minas.

O Google Meet, por exemplo, foi essencial para que as reuniões dos colaboradores do Clube pudessem ocorrer à distância, uma necessidade decorrente do distanciamento social adotado para prevenir a Covid-19. E mesmo com o retorno das atividades presenciais, a aplicação continua sendo usada em muitos compromissos.

O Google Drive e o Planilhas também começaram a ser utilizados durante a pandemia e hoje fazem parte da rotina das equipes do Minas. As pessoas aprenderam a usar o Docs e compartilhar documentos/planilhas e a trabalhar de forma mais colaborativa.

Principais resultados obtidos

• Otimização da comunicação por e-mail e da gestão da caixa de entrada.
• Mais segurança no armazenamento dos documentos.
• Facilidade de compartilhamento de arquivos e execução de pesquisas.
• Aumento do trabalho colaborativo.

Comunicação: o fator chave para a ampla aceitação do Google Workspace no Minas

Promover mudanças em organizações tradicionais é sempre desafiador. Por isso, a equipe da Qi Network e o time de comunicação do Minas Tênis Clube desenvolveram um projeto para educar e despertar a curiosidade dos colaboradores pelas soluções do Google Workspace.

Tal projeto de comunicação previu um cronograma de envio de vídeos — com bastante antecedência — com curiosidades e explicações sobre as novas ferramentas que estavam para ser implantadas. Quando a plataforma foi entregue, todos já estavam bem informados sobre o funcionamento das aplicações, o que diminuiu a necessidade de treinamentos e o fluxo de suporte. Assim, o projeto reduziu custos de implantação e minimizou as resistências. Hoje, grande parte dos funcionários utilizam o Google Workspace.

Google Cloud Platform: agilidade e segurança na nuvem

O GCP permite que os clientes acessem uma infraestrutura moderna — utilizada pelo próprio Google —, segura, global, econômica e de alto desempenho, que também possui recursos para análise de dados extremamente eficazes.

A plataforma facilita ainda a escalabilidade, permitindo o aumento da capacidade — assim como a redução —, com agilidade e segurança, sendo que você paga apenas pelo que for utilizado.

A Qi Network atuou em parceria com o Minas para mapear quais soluções do GCP deveriam ser implantadas para atender as necessidades da organização, e então chegou-se ao seguinte portfólio:

• Google Compute Engine.
• Load Balance.
• Cloud DNS.
• Banco de Dados SQL e MySQL.
• Cloud Storage.

Com isso, foi possível migrar a infraestrutura para o GPC, inclusive aquela que já estava na nuvem de outro fornecedor.

Principais resultados obtidos:

• Migração do site da AWS para o GCP, em queda ou downtime.
• Migração dos serviços do Aplicativo Minas Tenis Android, sem queda ou downtime.
• Migração de Aplicação Acervo para o GCP, sem queda ou downtime.
• Migração de DNS sem queda ou downtime.
• Redução de custos.
• Melhora no suporte direto.
• Facilidade na compreensão das ferramentas.
• Maior gerenciamento dos recursos.

Envolvimento da TI: fundamental para o engajamento dos colaboradores

A migração para um GCP é um processo mais perceptível apenas para a equipe de TI, que está por trás dessa infraestrutura e de todos os processos relacionados a ela. Por isso, a Qi Network e o Minas decidiram que a melhor estratégia para facilitar o engajamento seria atribuir os projetos aos colaboradores de TI. A ideia, com isso, foi mostrar a importância dessa equipe para toda a organização. A decisão teve sucesso.

Minas Tênis Clube e Qi Network: uma parceria de negócio

Tanto o Google Workspace quanto o GCP são plataformas com soluções incríveis, capazes de atender organizações de todos os setores. No entanto, sua empresa não precisa entender como funcionam todas as ferramentas do Google Cloud, e é por isso que o papel da Qi Network em um projeto de inovação em nuvem é tão importante.

Tendo como referência a tríade pessoas, processos e tecnologias, nós analisamos os objetivos dos nossos clientes, o portfólio de soluções em uso na organização e a maneira de executar os processos. Assim, podemos definir quais ferramentas do Google Workspace ou GCP são mais indicadas para atender as necessidades da sua organização.

Renovamos com a Qi Network justamente por sua expertise, bom relacionamento e proposta sempre de agregação de valor sem necessariamente aumento de custos, além da perfeita organização da condução dos projetos. Estamos muito satisfeitos com essa parceria e esperamos ampliá-la cada vez mais.

Marcelo Augusto Campolina Gerente de TI do Minas Tênis Clube.

Atuamos ao lado do Minas Tênis Clube em todas as etapas do projeto — validando-as à medida em que eram finalizadas —, na gestão de mudança, e continuamos acompanhando após a implementação das soluções.

Segundo Marcelo Campolina, a parceria também deu certo porque a Qi Network mantém uma relação muito próxima e está sempre preocupada em entregar o que o cliente precisa. Uma prova disso é a POC, que foi apresentada antes mesmo do fechamento do negócio.

O Minas continua inovando mais e mais

O Minas apenas iniciou seu processo de inovação com a tecnologia Google. Os resultados obtidos com os dois projetos de migração apresentados aqui representam apenas o fim de uma parte do processo. Inovar continua fazendo parte dos planos do Clube, que já começou a migrar outros serviços para o Google Cloud, como sistemas de sócios e de apoio.

A ideia é migrar aos poucos, mas constantemente, os nossos sistemas para a nuvem. Esperamos um dia alcançar um patamar onde tudo estará na cloud. Isso faz parte do nosso projeto de melhoria contínua, e esperamos realizá-lo.

Marcelo Campolina

Programa de Inovação na Nuvem: conte com a Qi Network

Você também vê a inovação como algo fundamental para a sua empresa? Então, conte com a Qi Network para acelerar esse processo! Nós somos especialistas em Inovação em Nuvem e contamos com um portfólio de soluções Cloud em três jornadas específicas:

Produtividade e Segurança

Jornada que tem como objetivo facilitar a implementação de soluções cloud de produtividade e segurança e preparar as empresas para otimizar seus processos continuamente, aumentando o nível de segurança e sustentabilidade do negócio.

Modernização de Infraestrutura

Tem como propósito facilitar a migração, modernização e sustentação da infraestrutura das empresas com o GCP, atualizando o legado para suportar continuamente o crescimento do negócio.

Inteligência de Dados

Essa jornada facilita a implementação de dashboards de informações para a tomada de decisões baseada em dados, garantindo a integridade e a segurança das informações. Todas essas jornadas contam com 4 etapas cíclicas:

• Qi Cloud Discovery: etapa para encontrar os desafios, analisar seus impactos, esforços e benefícios.
• Qi Cloud Design: design e planejamento da execução dos projetos de inovação na nuvem.
• Qi Cloud Solution: etapa de execução, implementação, desenvolvimento e adoção das soluções.
• Qi Cloud Care: serviços de suporte e sustentação das soluções implementadas.

Pronto para acelerar a inovação na sua empresa? Entre em contato conosco e tenha o apoio dos especialistas da Qi Network, que já acumula mais de 1.000 projetos de sucesso! Fale conosco!