4 dicas para coordenar um time usando G Suite

O trabalho de um gestor de equipes é sempre complicado. Não importa o segmento no qual você atua, gerenciar pessoas e projetos requer tanto habilidades pessoais, quanto conhecimento de ferramentas que possam facilitar essa tarefa. A boa notícia é que a Google vem aprimorando os aplicativos que fazem parte do G Suite. Acessível ele está disponível gratuitamente para uso pessoal ou por uma pequena taxa mensal para empresas. Com ele, o usuário tem acesso não só ao Gmail e ao Google Drive, como dispõe de facilidades como agenda online colaborativa, mensagens instantâneas, plataforma para organizar grupos e muito mais.

Saber aproveitar a melhor característica do G Suite, que é o trabalho colaborativo, pode te ajudar bastante na tarefa de coordenar um time de sucesso em sua empresa. Aprenda a usar os recursos mais úteis com essas dicas:

Compartilhar agendas para marcar reuniões e compromissos

Se não há como escapar das inúmeras reuniões de alinhamento de equipes, o melhor é otimizar os agendamentos. Isso pode ser facilmente executado com a agenda compartilhada. É muito simples:

1. Crie uma agenda a partir do próprio Gmail: ela pode ser exclusiva para cada setor ou única para toda a empresa. Você pode criar quantas agendas quiser.
2. Convide os participantes: envie convites por email para todos que precisam ver os eventos agendados. Cada participante pode ter autorização para visualizar o evento, ou também modificá-lo, a seu critério.
3. Comece a programar: faça uma descrição clara do evento, preencha a hora, o local e convide os envolvidos. Para empresas, governos e escolas também é possível marcar, no convite do evento, recursos de uso comum que serão necessários, como projetores e salas de conferência.

Como tudo fica armazenado em nuvem e é compartilhado em tempo real, qualquer alteração feita será imediatamente comunicada aos envolvidos e atualizada em seus calendários. Simples e prático!

Pastas e documentos com acesso limitado

Como você sabe, é possível criar, editar e compartilhar os mais variados tipos de documentos direto no Google Drive. O que você talvez desconheça é o refinamento do controle que o criador mantém sobre os seus arquivos.

Ao criar uma apresentação, por exemplo, pode-se compartilhar o arquivo com toda a empresa para receber a opinião dos funcionários. Entretanto, os participantes de um determinado setor ou pessoas específicas dentro da corporação podem ser atribuídas com o direito de modificar diretamente o conteúdo. Outras, apenas com a liberdade de inserir comentários e, as últimas, podem apenas visualizar sem interação alguma.

Hangouts para chamadas em grupo

O Google Hangouts é excelente para reuniões rápidas, sessões de brainstorming ou para quando é impossível reunir em um só local toda a equipe. Ele é mais que um serviço de comunicação por voz! Com esta ferramenta pode-se reunir grupos inteiros e falar com todos ao mesmo tempo.

Além da chamada com voz e vídeo em alta qualidade, é fácil enviar e receber arquivos, fotos, ou exibi-los a partir do seu computador e compartilhar, tudo em tempo real. É possível ainda compartilhar a tela e fazer anotações em arquivos de forma simultânea. O histórico das conversas pode ser armazenado para consultas futuras.

Grupos de contatos para ninguém ficar de fora

Outro grande diferencial do G Suite é a possibilidade de criar grupos de discussões via e-mail. Para começar a usar, basta acessar, a partir do próprio Gmail, o “Grupos do Google” e clicar em criar grupo. Vai ser preciso definir algumas configurações iniciais como nome do grupo, idioma, e as permissões básicas, ou seja, aquilo que os usuários podem ou não fazer. Dessa forma todos podem opinar, compartilhar conteúdo relevante, criar enquetes e fóruns e agilizar toda a comunicação interpessoal.

Para casos onde isso é exagero, podem-se criar grupos de contatos no Gmail. Assim, ao enviar um email para financeiro@suaempresa, certamente ninguém do setor ficará sem receber a mensagem.

Evite ter que se preocupar com o andamento dos projetos e o aproveitamento de tempo! Usar o G Suite é uma facilidade enorme para se manter por dentro de tudo o que seus colaboradores estão produzindo, comentando ou criando. Isso, sem precisar sair da sua sala ou pegar o telefone. Ganhe em produtividade e engajamento facilitando esses processos. Experimente!