Como usar o Google Agenda para encontrar o melhor horário para reuniões

Sabe o que o Google Agenda tem em comum com as redes sociais? Não? Pois a semelhança fica por conta do fluxo, já que, quanto mais gente usando, melhor e mais útil é para todo mundo. Se o uso do Agenda for bem amplo em seu local de trabalho — e de preferência que também seja usado por seus clientes e fornecedores —, entra em ação uma das funções mais úteis por ele oferecidas: encontrar automaticamente o melhor horário para uma reunião. Mas como? Confira nosso post e descubra já:

Um aviso e uma prévia

Antes de tudo, um aviso: é fundamental que o uso do Google Agenda seja disseminado para que esse recurso ganhe utilidade. Funcionários, diretores e sócios devem desenvolver o hábito de marcar seus compromissos no aplicativo.

Vale lembrar que todos podem ter várias agendas dentro do Google Agenda, com os mais variados graus de privacidade. É possível ter uma agenda com compromissos pessoais — visível apenas ao dono do e-mail, por exemplo —, outra acessível ao pessoal da mesma equipe, uma terceira para toda a empresa e uma quarta agenda pública, se for o caso, tudo sem gerar nenhuma confusão entre os compromissos e com lembretes de marcações funcionando a todo vapor.

Uma secretária automática

Já aconteceu com você de tentar, por várias vezes, marcar uma reunião, mas parecia impossível conseguir achar uma brecha em comum nas agendas de todos os envolvidos? Alguém sempre tem uma consulta marcada, um outro já tem uma reunião externa, outro se vê preso em um atendimento a um cliente e uma quarta pessoa está viajando a trabalho. Nem mesmo uma competentíssima secretária consegue juntar toda essa gente! Mas com o Google Agenda fica bem mais fácil. Conseguindo comparar até 20 agendas por vez, esse recurso simplifica a marcação de reuniões bem grandes! Quer saber como? Então siga esse passo a passo.

1. Entre no Google Agenda;
2. Procure um evento já existente ou crie um evento novo;
3. Visualizando o calendário da semana, clique no compromisso e, em seguida, na opção de editar;
4. Na página do evento, clique na aba destinada a encontrar um horário;
5. Digite os endereços de e-mail dos convidados na caixinha à direita — um lembrete: é preciso que essas pessoas já tenham dado acesso a suas agendas para funcionar;
6. Vão aparecer as agendas dos convidados e você pode escolher um horário vago para todo mundo — é muito fácil visualizar: será aquela linha horizontal totalmente em branco, enquanto um retângulo colorido indica que já há um evento marcado.

Um recurso que funciona

O principal propósito do Google Agenda é economizar tempo para que se possa aproveitá-lo da melhor forma, deixando o ambiente de trabalho ainda mais produtivo. Como bem se sabe, uma das máximas da administração é que ela consiste em não deixar os problemas se acumularem. A mesma filosofia se aplica ao Google Agenda!

A boa administração do tempo exige cuidado e atenção constantes ao cronograma e o desenvolvimento do hábito de marcar compromissos de forma que as pessoas interessadas tenham o devido acesso. Com esse cuidado, economiza-se tempo e esforço nos mais diferentes setores da organização. Isso resultará em mais tempo útil gasto em reuniões produtivas e menos perda de tempo ao negociar horários compatíveis com todos.

E então, pronto para agendar sua próxima reunião importante? Já conhecia e fazia uso desse aplicativo? Comente aqui e divida suas experiências e impressões conosco!